Foire du village : la checklist pour ne rien oublier

Une foire du village demande une coordination précise entre les stands, les fournisseurs, les bénévoles et les riverains. Commence par fixer la date et l’itinéraire, puis avance vers les autorisations, le plan de circulation et les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les réservations, répartir les bénévoles et publier les informations utiles. La veille, concentre-toi sur les achats, les boissons à refroidir, les caisses et les encas.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander une autorisation
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Contacter les fournisseurs
2 personnes
Recruter des tenanciers de stand
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Établir la répartition des stands
2 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Informer les riverains
2 personnes
Publier le plan du site
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les réservations
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Consigner le contact de premiers secours
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Réserver les stands et le matériel
Commander de l’argent liquide
Accrocher les affiches
3 personnes
Informer les riverains
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les caisses à argent
2 personnes
Informer les bénévoles
2 personnes
Prévoir les mesures en cas de météo
2 personnes
Installer les barrières
4 personnes
Installer les panneaux de signalisation
3 personnes
Décharger les stands
6 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Marquer les emplacements des stands
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
Aménager les stands de vente
12 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Installer le stand de restauration
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

Tenir le point d'information
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Surveiller les passages de circulation
2 personnes
Assurer le service traiteur
5 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Dégager les tables
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Dire au revoir aux exposants
2 personnes

Suivi

Démonter les stands de vente
8 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Rassembler les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Débrancher l'alimentation en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Retirer les barrières
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Retourner le matériel loué
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Verrouiller les caisses
2 personnes
Ranger le point d’information
2 personnes
Retirer les affiches
2 personnes
Rendre le site
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 24
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 48
Tabourets de barqté 8
Tables pliantesqté 4
Parois de standqté 12
Portants à vêtementsqté 8
Caisses de rangementqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Saladiersqté 20
Cuillères de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Lampes rechargeablesqté 12
Terminaux de paiementqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de serviceqté 10
Boîtes de conservationqté 20
Pains de glaceqté 30

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 200
Nappesqté 20
Panneaux en ardoiseqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Bacs à plantesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 16
Pilesqté 32

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 24
Panneaux de signalisationqté 8
Passe-câblesqté 12
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Gants de travailqté 12

Point d'information

Bureau d’information
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 24
Blocs-notesqté 6
Plansqté 300
Braceletsqté 300
Caisses à monnaieqté 4
Bacs à monnaieqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demande l’autorisation suffisamment tôt : prévois au moins 6 à 8 semaines avant la foire pour obtenir les accords et ajuster le plan de circulation.
Ne réserve pas seulement les stands : compte aussi les tables, chaises, tentes, parois, rallonges et multiprises, puis vérifie les besoins électriques de chaque exposant 2 semaines avant.
Fixe une date limite d’inscription des tenanciers, idéalement 4 semaines avant l’événement. Tu auras ainsi le temps d’établir la répartition des stands et de publier le plan du site.
Prépare la répartition des bénévoles au moins 10 jours avant : accueil, circulation, installation, caisses, boissons et nettoyage doivent chacun avoir un responsable identifié.
Vérifie la météo 48 heures avant, puis adapte les tentes, les boissons et l’éclairage. Refroidis les boissons la veille et garde les pains de glace disponibles pour toute la journée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une foire du village ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les fournisseurs, les inscriptions des stands et l’information des riverains demandent souvent plusieurs échanges.
Combien de temps avant faut-il demander une autorisation pour une foire ?: Dépose la demande au moins 6 à 8 semaines avant l’événement. Ce délai laisse une marge pour modifier l’itinéraire, le plan de circulation ou les horaires en cas de remarque.
Quand confirmer les stands et le matériel ?: Confirme les réservations environ 2 semaines avant la foire, après avoir clôturé les inscriptions. Vérifie alors le nombre de tentes, tables, chaises, parois, prises et rallonges nécessaires.
Que préparer la veille d’une foire du village ?: Fais les courses, refroidis les boissons, prépare les encas et les caisses à argent la veille. Vérifie aussi la météo, la liste du matériel et les coordonnées du contact de premiers secours.

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