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Dorfjahrmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Dorfjahrmarkt braucht mehr als Stände und Besucher. Du musst Route und Verkehrsführung abstimmen, Genehmigungen beantragen, Standbetreiber koordinieren und Helfer einteilen. Plane außerdem früh genug Strom, Beleuchtung, Kühlung, Bargeld und Mehrweg-Geschirr ein. Diese Checkliste führt dich von der ersten Festlegung bis zu den letzten Vorbereitungen am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Genehmigung beantragen

  • Verkehrsplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Lieferanten kontaktieren

    2 Personen

  • Standbetreiber anwerben

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    3 Personen

  • Anwohner informieren

    2 Personen

  • Lageplan veröffentlichen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen bestätigen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Kontakt festhalten

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Stände und Material reservieren

  • Bargeld bestellen

  • Plakate aufhängen

    3 Personen

  • Bewohner der Straße informieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Geldkassetten vorbereiten

    2 Personen

  • Freiwillige informieren

    2 Personen

  • Wettermaßnahmen bereitstellen

    2 Personen

  • Absperrungen aufstellen

    4 Personen

  • Verkehrsschilder aufstellen

    3 Personen

  • Stände ausladen

    6 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Stromkabel sicher verlegen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Standorte markieren

    2 Personen

  • Standbetreiber empfangen

    3 Personen

  • Standbetreiber zum Platz weisen

    3 Personen

  • Verkaufsstände einrichten

    12 Personen

  • Infopunkt einrichten

    2 Personen

  • Cateringstand einrichten

    4 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Mülleimer aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    3 Personen

Event

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Verkehrswege überwachen

    2 Personen

  • Catering servieren

    5 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Tische abräumen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Standbetreiber verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Verkaufsstände abbauen

    8 Personen

  • Partyzelte abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle einsammeln

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Strom sicher trennen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    5 Personen

  • Gelände reinigen

    5 Personen

  • Verkehrsschilder entfernen

    3 Personen

  • Absperrungen entfernen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Material inventarisieren

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    3 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Geldkisten abschließen

    2 Personen

  • Infopunkt aufräumen

    2 Personen

  • Plakate entfernen

    2 Personen

  • Gelände übergeben

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 24
  • TischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 48
  • BarhockerAnz. 8
  • KlappischeAnz. 4
  • StandwändeAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 8
  • AufbewahrungsboxenAnz. 20

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • SchüsselnAnz. 20
  • ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Wiederaufladbare LampenAnz. 12
  • KartenterminalsAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8
  • WasserkannenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 10
  • FrischhaltedosenAnz. 20
  • KühlelementeAnz. 30

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • BallonsAnz. 200
  • TischdeckenAnz. 20
  • KreidetafelnAnz. 12
  • WegweiserAnz. 10
  • PflanzkübelAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 16
  • BatterienAnz. 32

Reinigung

  • BesensetsAnz. 4
  • BodenabzieherAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 20
  • HandfegerAnz. 4
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 6

Sicherheit

  • AbsperrgitterAnz. 20
  • VerkehrskegelAnz. 24
  • VerkehrsschilderAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 12
  • FeuerlöscherAnz. 4
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • ArbeitshandschuheAnz. 12

Infopunkt

  • Infostand
  • KlemmbretterAnz. 6
  • StifteAnz. 24
  • NotizblöckeAnz. 6
  • PläneAnz. 300
  • ArmbänderAnz. 300
  • GeldkistenAnz. 4
  • WechselgeldkassenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Route zuerst fest und beantrage die Genehmigung anschließend so früh wie möglich. Für Verkehrsplan, Lageplan und Anwohnerinformation brauchst du dieselben bestätigten Angaben.
  • Beginne mehrere Wochen vorher mit der Suche nach Standbetreibern und Helfern. Erfasse Anmeldungen, Ernährungswünsche und Reservierungen zentral, damit die Standaufteilung nicht kurz vor dem Markt neu gemacht werden muss.
  • Informiere Anwohner nicht erst mit den Plakaten: Verschicke die Hinweise zur gesperrten Straße und zur Verkehrsführung spätestens 7 bis 14 Tage vorher. Veröffentliche danach den Lageplan mit Zufahrten und Standpositionen.
  • Prüfe Material und Stromversorgung mindestens eine Woche vor dem Markt. Neben Marktständen, Tischen und Zelten werden oft Verlängerungskabel, wiederaufladbare Lampen, Kühlboxen und Kühlelemente zu spät eingeplant.
  • Bereite am Vortag Getränke, Snacks, Geldkassetten und Thermoskannen vor. Bestelle Bargeld rechtzeitig und lege Kartenterminals, Becher, Teller, Besteck sowie einen festen Erste-Hilfe-Kontakt für das Helferteam bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Dorfjahrmarkt anmelden?
Beantrage die erforderliche Genehmigung möglichst mehrere Wochen vor dem Termin. Verkehrsplan, Route und erwartete Stände sollten zu diesem Zeitpunkt bereits feststehen, weil Änderungen Nachfragen und Verzögerungen auslösen können.
Wie viele Helfer braucht man für einen Dorfjahrmarkt?
Plane mindestens eine eingeteilte Person pro betreutem Stand und zusätzlich 2 bis 4 Personen für Aufbau, Nachschub, Kasse und Abbau ein. Lege die Schichten spätestens 7 Tage vorher fest und bestätige sie am Vortag.
Wie viel Geschirr und Getränke braucht man für einen Dorfjahrmarkt?
Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen; bei längeren Märkten brauchst du Nachschub und ausreichend Kühlung. Plane Mehrwegbecher, Kaffeetassen, Teller und Besteck nicht nur für die erwarteten Gäste, sondern mit etwa 10 Prozent Reserve.
Wann muss man Anwohner über den Dorfjahrmarkt informieren?
Informiere betroffene Anwohner mindestens 7 bis 14 Tage vor dem Markt über Route, Sperrungen und Zufahrten. Bei Änderungen an der Verkehrsführung solltest du eine aktualisierte Mitteilung spätestens 48 Stunden vorher verteilen.

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