Boodschappenlijst voor een doopinformatieavond

Een doopinformatieavond vraagt vooral om een duidelijke ontvangst, goede presentatie en genoeg koffie en thee voor het hele programma. Zet naast stoelen en tafels ook de ontvangsttafel, folders en vragenformulieren klaar. Controleer vooraf of laptop, beamer en projectiescherm bij elkaar passen en of er voldoende verlengkabels zijn. Met deze boodschappenlijst zie je snel wat je moet kopen of meenemen en welke kleine materialen vaak pas op de avond zelf worden gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 50
Tafelsaantal 6
Ontvangsttafel
Sprekerstafel

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerbladenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Schenkkannenaantal 3
Koelboxenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Laserpointer

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 50
Pennenaantal 30
Wegwijzerbordenaantal 4
Pijlenstickersaantal 12

Catering

Informatiefoldersaantal 50
Vragenformulierenaantal 50
Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Thee assortiment - 2 dozen
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doosje
- Halfvolle melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Spa Blauw - 6 flessen
- Spa Rood - 3 flessen
- Cola - 3 flessen
- Cola Zero - 3 flessen
- Appelsap - 3 pakken
- Sinaasappelsap - 3 pakken
- Citroenen - 6 stuks
- Roerstaafjes - 100 stuks
- Boterkoekjes - 4 pakken
- Theebiscuits - 3 pakken
- Mini muffins - 50 stuks
- Appels - 20 stuks
- Bananen - 20 stuks
- Druiven - 3 kilo
- Paprikachips - 3 zakken
- Naturelchips - 3 zakken
- Glutenvrije crackers - 2 pakken
- Hummus - 3 bakjes
- Komkommers - 4 stuks
- Cherrytomaten - 3 bakjes
- Servetten - 150 stuks
- Keukenpapier - 4 rollen
- Afvalzakken - 2 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Desinfectiedoekjes - 2 pakken
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 3 flacons
- Papieren handdoekjes - 4 pakken

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blik
Dweilmop en emmer
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Verlichting

Tafellampenaantal 4

Tips

Reken voor koffie en thee op 2 koppen per persoon bij een avond van ongeveer 2 uur. Zet naast koffiezetapparaten en waterkokers ook thermoskannen en schenkkannen klaar, zodat je tijdens de presentatie niet hoeft bij te vullen.
Neem per deelnemer minimaal 1 informatiefolder en 1 vragenformulier mee, plus ongeveer 10% extra. Zo kun je ook onverwachte bezoekers ontvangen zonder formulieren te kopiëren.
Controleer de presentatie uiterlijk 1 dag vooraf met de laptop, beamer en het projectiescherm. Leg minstens 2 verlengkabels en 1 stekkerdoos klaar; een passende aansluiting wordt vaak te laat gecontroleerd.
Zet bij de entree een ontvangsttafel met naamkaartjes en pennen klaar en plaats wegwijzerborden met pijlenstickers. Leg deze materialen uiterlijk 30 minuten voor de start op hun plek, niet pas wanneer bezoekers binnenkomen.
Voorzie de koffiehoek van koffiekopjes, waterglazen, borden, besteksets en serveerbladen. Zet ook afvalbakken klaar en houd bezem en blik plus dweilmop en emmer beschikbaar voor gemorste koffie of thee.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een doopinformatieavond?: Zorg voor zitplaatsen, tafels, een ontvangsttafel, koffiebenodigdheden, informatiefolders en vragenformulieren. Voor de presentatie heb je een laptop, beamer, projectiescherm, verlengkabels en een stekkerdoos nodig.
Hoeveel koffie en thee moet ik kopen voor een doopinformatieavond?: Reken bij een programma van ongeveer 2 uur op 2 koppen per persoon. Voor 30 bezoekers bereid je dus circa 60 koppen koffie en thee voor, met extra water en een kleine reserve.
Hoeveel informatiefolders en vragenformulieren moet ik printen?: Print 1 informatiefolder en 1 vragenformulier per aangemelde deelnemer, plus 10% reserve. Bij 40 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 44 folders en 44 formulieren.
Wanneer moet ik de apparatuur voor de doopinformatieavond controleren?: Test laptop, beamer en projectiescherm uiterlijk 1 dag voor de avond samen. Controleer op locatie nogmaals minstens 30 minuten voor aanvang of kabels, stekkerdozen en de presentatie werken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.