La liste de courses pour une soirée d’information sur le baptême

Pour une soirée d’information sur le baptême, prévoyez à la fois l’accueil des participants, le matériel de présentation et une pause café simple. La quantité dépend surtout du nombre d’inscrits : comptez une tasse et un verre par personne, avec 10 % de marge pour les imprévus. Les brochures et formulaires doivent être imprimés avant l’ouverture de la salle. Pensez aussi aux rallonges, aux panneaux directionnels et au matériel de nettoyage, souvent oubliés au dernier moment.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 50
Tablesqté 6
Table d’accueil
Table des intervenants

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Carafesqté 3
Glacièresqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Pointeur laser

Décoration

Nappesqté 6
Badges nominatifsqté 50
Stylosqté 30
Panneaux directionnelsqté 4
Autocollants flèchesqté 12

Catering

Brochures d’informationqté 50
Formulaires de questionsqté 50
Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thés - 2 boîtes
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Spa Blauw - 6 bouteilles
- Spa Rood - 3 bouteilles
- Cola - 3 bouteilles
- Cola Zero - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Citrons - 6 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Petits sablés au beurre - 4 paquets
- Biscuits au thé - 3 paquets
- Mini muffins - 50 pièces
- Pommes - 20 pièces
- Bananes - 20 pièces
- Raisins - 3 kilos
- Chips au paprika - 3 sachets
- Chips nature - 3 sachets
- Crackers sans gluten - 2 paquets
- Houmous - 3 barquettes
- Concombres - 4 pièces
- Tomates cerises - 3 barquettes
- Serviettes - 150 pièces
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 2 paquets
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 3 flacons
- Serviettes en papier - 4 paquets

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelle
Serpillière et seau
Gants de nettoyageqté 4

Éclairage

Lampes de tableqté 4

Conseils

Prévoyez une tasse à café, un verre à eau, une assiette et des couverts par participant, puis ajoutez environ 10 % de pièces supplémentaires pour les intervenants et les remplacements.
Préparez au moins une brochure d’information par personne inscrite et imprimez 10 % d’exemplaires en plus. Gardez les formulaires de questions sur la table d’accueil, avec un stylo par personne pour éviter les recherches au début de la réunion.
Pour la pause, comptez 2 boissons chaudes par personne si la soirée dure environ deux heures. Utilisez des thermos pour garder le café et l’eau chaude disponibles pendant la présentation, plutôt que de relancer les machines en cours de séance.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur et l’écran au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Prenez deux rallonges et une multiprise si les prises sont éloignées de la table des intervenants, et vérifiez le pointeur laser avant l’ouverture.
Installez la table d’accueil 30 minutes avant le début avec les badges nominatifs, les brochures et les formulaires. Placez les panneaux directionnels et les autocollants fléchés à chaque changement de direction, puis gardez un balai, une pelle et une serpillière accessibles après la soirée.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une soirée d’information sur le baptême ?: Prévoyez les boissons chaudes et l’eau, la vaisselle, les brochures d’information, les formulaires de questions et les fournitures d’accueil. Il faut aussi vérifier le matériel de présentation : ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran, rallonges, multiprises et pointeur laser.
Combien de tasses et de verres prévoir par personne ?: Comptez une tasse à café et un verre à eau par participant. Ajoutez 10 % de marge : pour 30 personnes, prévoyez au moins 33 tasses et 33 verres, en plus du matériel réservé aux intervenants.
Combien de brochures imprimer pour la réunion de baptême ?: Imprimez une brochure par personne confirmée, puis ajoutez 10 % d’exemplaires supplémentaires. Pour 30 inscrits, préparez donc environ 33 brochures afin de couvrir les invités de dernière minute et les documents abîmés.
Quand préparer le café et le matériel de présentation ?: Installez le matériel de présentation et testez-le au moins 60 minutes avant le début. Préparez le café et le thé juste avant l’accueil, généralement 15 à 20 minutes avant l’arrivée des participants, pour les servir chauds.

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