Was du für einen Tauf-Infoabend brauchst
Für einen Tauf-Infoabend brauchst du mehr als Kaffee und einen Raum: Die Gäste müssen ankommen, Informationen mitnehmen und der Präsentation problemlos folgen können. Plane Getränke und Geschirr nach der Zahl der Anmeldungen und halte Unterlagen für jede teilnehmende Person bereit. Technik, Wegweiser und Namensschilder werden häufig erst kurz vor Beginn geprüft. Mit dieser Einkaufsliste siehst du früh, was beschafft, geliehen oder vorbereitet werden muss.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 50
- TischeAnz. 6
- Empfangstisch
- Rednertisch
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 50
- WassergläserAnz. 50
- TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- ServiertablettsAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- AusgießkannenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 2
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Laserpointer
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- NamensschilderAnz. 50
- StifteAnz. 30
- Wegweiser-SchilderAnz. 4
- PfeilaufkleberAnz. 12
Catering
- InformationsbroschürenAnz. 50
- FragebögenAnz. 50
- Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Teesortiment - 2 Kartons
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Packung
- Halbvolle Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Spa Blauw - 6 Flaschen
- Spa Rood - 3 Flaschen
- Cola - 3 Flaschen
- Cola Zero - 3 Flaschen
- Apfelsaft - 3 Packungen
- Orangensaft - 3 Packungen
- Zitronen - 6 Stück
- Rührstäbchen - 100 Stück
- Butterkekse - 4 Packungen
- Teekekse - 3 Packungen
- Mini-Muffins - 50 Stück
- Äpfel - 20 Stück
- Bananen - 20 Stück
- Trauben - 3 Kilo
- Paprikachips - 3 Tüten
- Naturchips - 3 Tüten
- Glutenfreie Cracker - 2 Packungen
- Hummus - 3 Becher
- Gurken - 4 Stück
- Cherrytomaten - 3 Schalen
- Servietten - 150 Stück
- Küchenpapier - 4 Rollen
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 2 Packungen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 3 Flaschen
- Papierhandtücher - 4 Packungen
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Besen und Kehrblech
- Wischmopp und Eimer
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 4
Tipps
- Plane pro angemeldeter Person mindestens eine Informationsbroschüre und einen Fragebogen ein; für Nachmeldungen und beschädigte Exemplare legst du jeweils etwa 10 Prozent zusätzlich zurück.
- Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person. Stelle Wasser zusätzlich zu Kaffee und Tee bereit und kühle die Getränke spätestens 60 Minuten vor Beginn.
- Prüfe Laptop, Beamer und Projektionsleinwand mindestens am Vortag gemeinsam mit der Präsentation. Lege zwei Verlängerungskabel bereit und teste, ob sie bis zum Rednertisch reichen.
- Bereite Namensschilder und Stifte für alle Angemeldeten plus etwa 10 Prozent Reserve vor. Ein Empfangstisch am Eingang verkürzt die Anmeldung und verhindert, dass Unterlagen im Saal verteilt werden müssen.
- Stelle Wegweiser und Pfeilaufkleber spätestens 30 Minuten vor dem Einlass auf. Kontrolliere außerdem Abfallbehälter sowie Besen, Kehrblech, Wischmopp und Eimer, damit verschüttete Getränke sofort beseitigt werden können.
Häufige Fragen
- Wie viele Broschüren brauche ich für einen Tauf-Infoabend?
- Plane eine Broschüre pro angemeldeter Person und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei 30 Teilnehmenden sind das 33 Exemplare.
- Wie viel Kaffee und Wasser brauche ich für einen Tauf-Infoabend?
- Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person. Für 30 Gäste solltest du also etwa 60 bis 90 Getränkeportionen einplanen, davon einen Teil Wasser.
- Wann muss ich die Technik für den Tauf-Infoabend prüfen?
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand und Präsentation mindestens 24 Stunden vorher. Am Veranstaltungstag folgt spätestens 30 Minuten vor Beginn ein kurzer Funktionstest im aufgebauten Raum.
- Wie viele Namensschilder und Stifte brauche ich?
- Bereite für jede angemeldete Person ein Namensschild und einen Stift vor. Kaufe oder lege zusätzlich 10 Prozent Reserve bereit, bei 30 Gästen also 33 Namensschilder und Stifte.
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