Doopfeest organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een doopfeest vraagt om meer dan een uitnodiging en een taart. Je stemt de ceremonie af, legt vervoer en catering vast en verwerkt daarna de aanmeldingen en dieetwensen. Op de dag zelf moeten tafels, stoelen, kinderstoel, buffet en cadeautafel op tijd klaarstaan. Met deze checklist werk je van datum en gastenlijst naar boodschappen, aankleding en de laatste controle, zonder belangrijke details pas op het laatste moment te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Doopceremonie afstemmen
2 personen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Catering reserveren
Taart bestellen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoer voor familie regelen
2 personen
Programma afdrukken
Tafelschikking maken
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare boodschappen opslaan
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Versiering sorteren
2 personen
Cadeautafel voorbereiden
Welkomstbord maken
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tafels dekken
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Gastenboek klaarleggen
Cadeautafel inrichten
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Taart klaarzetten
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
2 personen
Programma uitdelen
Doopceremonie begeleiden
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Taart aansnijden
2 personen
Gastenboek laten tekenen
Cadeaus verzamelen
2 personen
Restanten veilig koelen
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Kinderstoelaantal 2
Cadeautafel
Buffettafelaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 70
Gebaksbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 70
Koffielepeltjesaantal 60

Keuken

Serveerbordenaantal 12
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Taartmes
Kurkentrekkersaantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengkabelsaantal 3
Bluetoothspeaker

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenboog
Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Tafelkaartjesaantal 8
Kaarsenaantal 20
Kaarsenhoudersaantal 10
Gastenboek
Pennenaantal 4
Fotolijstjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het moment van de ceremonie vóór je de uitnodigingen verstuurt. Noteer daarnaast de begintijd van het feest, de verwachte eindtijd en wie uit de familie vervoer nodig heeft.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het doopfeest. Geef het definitieve aantal gasten daarna door aan de catering en controleer of er genoeg dinerborden, gebaksborden en glazen zijn.
Bestel de taart niet pas in de laatste week. Spreek af wanneer en waar die wordt geleverd en leg een taartmes, gebaksborden en een koele plek klaar zodra de boodschappen worden georganiseerd.
Zet houdbare boodschappen eerder apart en koel dranken pas op tijd voor het feest. Reken voor gekoelde dranken op voldoende koelruimte; gebruik koelboxen als de koelkast niet genoeg plaats biedt.
Maak de opbouwvolgorde concreet: eerst locatie schoonmaken, dan tafels en stoelen plaatsen, daarna tafels dekken en ten slotte versiering, welkomstbord, cadeautafel en gastenboek klaarleggen. Test de bluetoothspeaker en verlengkabels vóór de gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een doopfeest plannen?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren met datum, locatie en ceremonie. Verstuur de uitnodigingen daarna ongeveer 6 weken voor het feest, zodat je tijd hebt voor aanmeldingen en dieetwensen.
Wanneer moet ik het aantal gasten voor de catering doorgeven?: Verwerk de aanmeldingen tot uiterlijk 7 dagen voor het doopfeest. Geef dan het definitieve aantal gasten en alle dieetwensen door, zodat de catering de hoeveelheden kan aanpassen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een doopfeest op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor schoonmaken, tafels en stoelen plaatsen, tafels dekken en versiering ophangen. Plan extra tijd als je een ballonnenboog maakt of de locatie nog moet worden ingericht.
Wat moet ik op de dag voor een doopfeest regelen?: Controleer de boodschappenlijst, zet houdbare producten klaar en koel dranken voor. Leg ook het programma, welkomstbord, gastenboek en de spullen voor de cadeautafel op één vaste plek, zodat je op de feestdag niet hoeft te zoeken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.