Checklist pour organiser une fête de baptême

Une fête de baptême demande de coordonner la cérémonie, les invités et la réception dans le bon ordre. Commence par confirmer la date et le lieu, puis réserve le traiteur, commande le gâteau et envoie les invitations suffisamment tôt. Les derniers jours servent surtout à gérer les réponses, les besoins alimentaires, les courses et le refroidissement des boissons. Le jour même, prévois un déroulé simple pour installer les tables, dresser le buffet et accueillir la famille sans courir partout.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Coordonner la cérémonie de baptême
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Réserver le catering
Commander le gâteau
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Organiser le transport pour la famille
2 personnes
Imprimer le programme
Établir le plan de table
2 personnes
Créer la playlist musicale
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Préparer la table des cadeaux
Créer le panneau d’accueil
Nettoyer le lieu
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer le livre d'or
Aménager la table des cadeaux
Préparer le café et le thé
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le gâteau
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Distribuer le programme
Animer la cérémonie de baptême
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Couper le gâteau
2 personnes
Faire signer le livre d’or
Rassembler les cadeaux
2 personnes
Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le buffet et la cuisine
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Chaise hauteqté 2
Table des cadeaux
Table de buffetqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à gâteauqté 70
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 60
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillèresqté 70
Petites cuillères à caféqté 60

Cuisine

Assiettes de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Louchesqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Couteau à gâteau
Tire-bouchonsqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 3
Enceinte Bluetooth

Décoration

Ballonsqté 100
Arche de ballons
Nappesqté 8
Porte-serviettesqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Marque-placesqté 8
Bougiesqté 20
Bougeoirsqté 10
Livre d’or
Stylosqté 4
Cadres photoqté 6

Catering

Courses

Conseils

Confirme la date, le lieu et le déroulement de la cérémonie avant d’envoyer les invitations. Garde au moins 6 à 8 semaines pour recueillir les réponses et organiser le repas.
Commande le gâteau et réserve le traiteur dès que le nombre estimé d’invités est connu. Demande les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant la fête, puis transmets le nombre final au traiteur.
Ne laisse pas le transport de la famille pour la dernière semaine. Vérifie les horaires et les places disponibles au moins 7 jours avant, surtout si plusieurs personnes viennent ensemble.
Achète les produits non périssables 3 à 5 jours à l’avance et refroidis les boissons la veille. Prévois aussi les équipements nécessaires au café, au buffet et au service, plutôt que de les chercher le matin même.
Installe les tables, les chaises, la table des cadeaux et la décoration avant l’arrivée des invités. Réserve les 60 dernières minutes à l’accueil, au programme imprimé et aux petites corrections, pas au nettoyage ou au montage des ballons.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un baptême ?: Envoie-les idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Demande une réponse au moins 10 jours avant la fête afin de confirmer le traiteur, le plan de table et les besoins alimentaires.
Combien de temps à l’avance réserver le traiteur pour un baptême ?: Réserve le traiteur dès que la date et le lieu sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines à l’avance. Valide le nombre final de portions 7 à 10 jours avant la réception.
Quand préparer la décoration et les tables pour une fête de baptême ?: Trie la décoration et vérifie le matériel 2 à 3 jours avant. Installe les tables, les chaises, les nappes et la décoration le jour même, idéalement 2 heures avant l’arrivée des invités.
Combien de boissons prévoir pour un baptême ?: Compte environ 2 à 3 boissons par adulte pendant la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoute de l’eau pour toute la durée de la réception et garde les boissons au frais dès la veille.

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