Dodentocht organiseren: checklist en planning

Een Dodentocht organiseren vraagt meer dan deelnemers inschrijven en een startbewijs controleren. Je regelt vooraf vervoer, parkeerplaatsen, overnachting, noodcontacten en een duidelijke deelnemersbrief. Tijdens de tocht draait alles om bevoorrading, warme drank, rustplekken en bereikbaarheid in het donker. Met deze checklist werk je van de eerste aanmeldingen naar een gecontroleerde start en goed ingerichte verzorgingspunten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemers uitnodigen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemersgegevens controleren
Noodcontacten verzamelen
Dieetwensen verzamelen
Startbewijzen controleren
2 personen
Vervoer naar start reserveren
Parkeerplaatsen reserveren
Overnachting reserveren
Route en bevoorrading bekijken
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersbrief versturen
Noodnummers delen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Drinkflessen reinigen
2 personen
Eten portioneren
3 personen
Bevoorradingskratten vullen
3 personen
Kleding en reservekleding klaarleggen
2 personen
Mobiele telefoons opladen
2 personen
Startlocatie controleren
2 personen
Parkeerplaats bewegwijzeren
2 personen
Verzorgingspunt opbouwen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
Afvalbakken plaatsen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Startbewijzen uitdelen
2 personen
Startinformatie verstrekken
2 personen
Startfoto's maken
Vertrek naar verzorgingspunt
4 personen
Warme dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks uitdelen
2 personen
Voorraden controleren
Wandelaars registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Warme soep serveren
2 personen
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
Voetverzorging beschikbaar stellen
2 personen
Rustplekken netjes houden
2 personen
Vermoeide wandelaars begeleiden
2 personen
Verlichting bewaken

Nazorg

Verzorgingspunt afbreken
4 personen
Materialen sorteren
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Servies en drinkflessen afwassen
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Deelnemers veilig thuis melden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inklaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Rustbankenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Soepkommenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Thermosbekersaantal 30

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Soepketelsaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koks- en opscheplepelsaantal 6
Messenaantal 4
Tangenaantal 4
Jerrycansaantal 6
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Apparatuur

USB-laadstationsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 4

Verlichting

LED-werklampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4
Hoofdlampenaantal 8

Sportmateriaal

Wandelstokkenaantal 8
Reflectiehesjesaantal 12
Startnummersaantal 25
Sporttapeaantal 8
Blarenpleistersaantal 80
Elastische verbandenaantal 8
Warmtedekensaantal 20
EHBO-koffersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 3
Papieren handdoekdispensersaantal 3
Toiletpapierhoudersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel noodcontacten en dieetwensen direct bij de aanmelding. Controleer de deelnemersgegevens uiterlijk één week voor de tocht, zodat ontbrekende telefoonnummers of wijzigingen niet op de wedstrijddag boven water komen.
Reserveer vervoer, parkeerplaatsen en eventuele overnachtingen zodra het deelnemersaantal bekend is. Maak daarnaast een deelnemersbrief met vertrektijd, opstapplaats, noodnummers en afspraken rond terugvervoer.
Bekijk de route en bevoorradingspunten vooraf en maak per punt een kratindeling. Portioneren van eten, reinigen van drinkflessen en vullen van jerrycans kan het best de dag vóór de start gebeuren.
Laad telefoons, portofoons en USB-laadstations volledig op en test verlengkabels en stekkerdozen vóór vertrek. Plan op donkere locaties LED-werklampen, hoofdlampen en reflectiehesjes; die worden vaak pas gemist wanneer het zicht afneemt.
Zet een verzorgingspunt eerst functioneel en daarna comfortabel op: partytenten, tafels, stoelen en rustbanken staan vóór de deelnemers arriveren. Plaats thermoskannen, koffiezetapparaten, soepketels en waterkokers zo dat uitdelen en bijvullen elkaar niet hinderen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de Dodentocht deelnemers uitnodigen?: Stuur de uitnodiging zodra de datum en praktische basisgegevens vaststaan, bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Vraag meteen om aanmelding, noodcontact, dieetwensen en vervoersbehoefte.
Hoeveel bevoorradingspunten heb ik nodig voor de Dodentocht?: Dat hangt af van de gekozen route en de officiële voorzieningen, maar plan voor elk eigen verzorgingspunt een aparte krat en bezetting. Maak de route- en bevoorradingsindeling uiterlijk 2 weken vooraf en controleer die opnieuw na de laatste route-informatie.
Wat moet ik de dag voor de Dodentocht klaarzetten?: Zet eten klaar in porties, reinig drinkflessen, vul bevoorradingskratten en leg kleding met reservekleding klaar. Laad telefoons en portofoons volledig op en controleer alle materialen uiterlijk de avond vóór de start.
Hoe laat moet een verzorgingspunt voor de Dodentocht klaarstaan?: Zorg dat tenten, tafels, stoelen, verlichting en keukenmateriaal minimaal 60 minuten vóór de verwachte eerste deelnemers klaarstaan. Test daarna nog één keer stroom, warme drank, water en communicatie voordat de eerste loper aankomt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.