Checklist para organizar la Dodentocht sin olvidar nada
Organizar la Dodentocht requiere más que preparar una ruta larga. Hay que controlar las inscripciones, los dorsales, los contactos de emergencia y las preferencias alimentarias antes de que llegue el día. También conviene reservar con tiempo el transporte, el aparcamiento y el alojamiento, y preparar por separado el material de salida y los puntos de atención. Esta checklist reúne las tareas y los suministros necesarios en el orden en que suelen hacer falta.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Invitar a los participantes
Gestionar inscripciones
Comprobar los datos de los participantes
Recopilar contactos de emergencia
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los dorsales
2 personas
Reservar el transporte al inicio
Reservar plazas de aparcamiento
Reservar alojamiento
Revisar la ruta y el avituallamiento
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar la carta a los participantes
Compartir números de emergencia
Hacer la compra
2 personas
Recoger los materiales
2 personas
Limpiar las botellas de agua
2 personas
Porcionar la comida
3 personas
Llenar las cajas de suministros
3 personas
Preparar la ropa y la ropa de repuesto
2 personas
Cargar los teléfonos móviles
2 personas
Comprobar el lugar de salida
2 personas
Señalizar el aparcamiento
2 personas
Montar el punto de atención
4 personas
Montar carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Montar el punto de comida y bebida
3 personas
Colocar cubos de basura
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Repartir los dorsales
2 personas
Dar la información de inicio
2 personas
Tomar fotos de salida
Salida hacia el puesto de atención
4 personas
Servir bebidas calientes
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Repartir fruta y snacks
2 personas
Comprobar existencias
Registrar caminantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir sopa caliente
2 personas
Reponer bebidas y snacks
2 personas
Ofrecer servicio de cuidado de pies
2 personas
Mantener limpias las zonas de descanso
2 personas
Guiar a los senderistas cansados
2 personas
Vigilar la iluminación
Seguimiento
Desmontar el punto de avituallamiento
4 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Lavar la vajilla y las botellas de agua
2 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Confirmar que los participantes han llegado a casa sanos y salvos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 12
- Bancos de descansocant. 4
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Tazones para sopacant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Vasos térmicoscant. 30
Cocina
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Ollas para sopacant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cucharas de cocina y de servircant. 6
- Cuchilloscant. 4
- Pinzascant. 4
- Bidonescant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Acumuladores de fríocant. 24
Equipo
- Estaciones de carga USBcant. 3
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Walkie-talkiescant. 4
Iluminación
- Lámparas de trabajo LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Linternas frontalescant. 8
Material deportivo
- Bastones de senderismocant. 8
- Chalecos reflectantescant. 12
- Dorsalescant. 25
- Cinta deportivacant. 8
- Apósitos para ampollascant. 80
- Vendajes elásticoscant. 8
- Mantas térmicascant. 20
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
- Dispensadores de toallas de papelcant. 3
- Portarrollos de papel higiénicocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y revisa los datos de cada participante al menos 7 días antes. Guarda también un contacto de emergencia y cualquier restricción alimentaria en una lista accesible.
- Reserva el transporte al inicio, las plazas de aparcamiento y el alojamiento en cuanto conozcas el número de participantes. Para grupos grandes, confirma las reservas por escrito entre 2 y 4 semanas antes.
- Revisa la ruta, los puntos de avituallamiento y la previsión meteorológica 48 horas antes. Envía después la carta a los participantes con los números de emergencia y las instrucciones actualizadas.
- Prepara la comida y llena las cajas de suministros el día anterior. Lava las botellas, porciona los alimentos y coloca termos, bidones, neveras portátiles y acumuladores de frío juntos para evitar búsquedas durante la marcha.
- Deja lista la ropa de repuesto, carga los teléfonos y prueba las radios, las estaciones USB y la iluminación antes de salir. En el punto de atención, monta primero las carpas y las mesas; después coloca sillas, bancos, señalización y chalecos reflectantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para la Dodentocht?
- Procura cerrar la lista al menos 7 días antes de la marcha. Así tendrás tiempo para comprobar los datos, recopilar los contactos de emergencia, revisar las preferencias dietéticas y confirmar los dorsales.
- ¿Con cuánta antelación debo reservar el transporte y el alojamiento?
- Haz las reservas entre 2 y 4 semanas antes, especialmente si participa un grupo numeroso. Confirma de nuevo horarios, plazas y punto de salida durante la última semana.
- ¿Cuándo se prepara la comida y el material de avituallamiento?
- Porciona la comida, limpia las botellas y llena las cajas de suministros el día anterior. Conserva los productos que lo necesiten en neveras portátiles con acumuladores de frío y carga los termos antes de salir.
- ¿Qué hay que comprobar el día antes de la Dodentocht?
- Comprueba la ruta, el pronóstico, los dorsales, el lugar de salida y las reservas de transporte y aparcamiento. También debes cargar los teléfonos, probar los walkie-talkies y dejar preparada la ropa de repuesto y la iluminación.
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