Organiser la Dodentocht : la checklist complète
Organiser la Dodentocht demande plus que de prévoir une longue marche. Il faut suivre les inscriptions, vérifier les données et les contacts d’urgence, puis régler le transport, le parking et l’hébergement. Le ravitaillement se prépare en plusieurs étapes : achats, portions, caisses, eau et boissons chaudes. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation du départ, du poste de soins et des espaces de repos.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Inviter les participants
Traiter les inscriptions
Vérifier les données des participants
Recueillir les contacts d'urgence
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les dossards de départ
2 personnes
Réserver le transport jusqu’au point de départ
Réserver des places de parking
Réserver l’hébergement
Consulter l’itinéraire et le ravitaillement
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer la lettre aux participants
Partager les numéros d’urgence
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Nettoyer les bouteilles d'eau
2 personnes
Portionner les aliments
3 personnes
Remplir les caisses de ravitaillement
3 personnes
Préparer les vêtements et les vêtements de rechange
2 personnes
Recharger les téléphones portables
2 personnes
Vérifier le lieu de départ
2 personnes
Balisage du parking
2 personnes
Monter le point de soins
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Fournir les informations de départ
2 personnes
Prendre les photos de départ
Départ vers le point de ravitaillement
4 personnes
Servir des boissons chaudes
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
2 personnes
Contrôler les stocks
Enregistrer les randonneurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir de la soupe chaude
2 personnes
Réapprovisionner les boissons et les snacks
2 personnes
Mettre à disposition des soins des pieds
2 personnes
Maintenir les espaces de repos propres
2 personnes
Accompagner les randonneurs fatigués
2 personnes
Surveiller l’éclairage
Suivi
Démonter le point de ravitaillement
4 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Laver la vaisselle et les gourdes
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Confirmer le retour des participants en toute sécurité
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 12
- Bancs de reposqté 4
- Portants à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Bol à soupeqté 40
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Mugs isothermesqté 30
Cuisine
- Thermosqté 6
- Machines à caféqté 2
- Marmites à soupeqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 3
- Louches de cuisine et de serviceqté 6
- Couteauxqté 4
- Pincesqté 4
- Jerricansqté 6
- Glacièresqté 6
- Pains de glaceqté 24
Équipement
- Stations de charge USBqté 3
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Talkies-walkiesqté 4
Éclairage
- Lampes de travail LEDqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes frontalesqté 8
Matériel de sport
- Bâtons de marcheqté 8
- Gilets réfléchissantsqté 12
- Numéros de départqté 25
- Ruban de sportqté 8
- Pansements pour ampoulesqté 80
- Bandages élastiquesqté 8
- Couvertures chauffantesqté 20
- Trousses de premiers secoursqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 3
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
- Distributeurs de serviettes en papierqté 3
- Porte-papier toiletteqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par les inscriptions et les informations médicales : vérifiez les données de chaque participant et récupérez un contact d’urgence avant de réserver le transport ou l’hébergement.
- Consultez l’itinéraire et les points de ravitaillement plusieurs jours avant le départ. Vous saurez ainsi combien de caisses préparer et où placer l’eau, la soupe et les aliments portionnés.
- Préparez les caisses de ravitaillement au moins la veille : nettoyez les bouteilles, remplissez les jerricans et vérifiez les glacières, pains de glace, thermos et marmites à soupe.
- Envoyez la lettre aux participants avant le jour J avec l’heure et le lieu de départ, les numéros d’urgence, les consignes météo et les informations sur le parking et le transport.
- Gardez une marge pour l’installation : prévoyez les tentes, tables, bancs, éclairage LED, rallonges et talkies-walkies avant l’arrivée des marcheurs, puis installez le poste de soins en priorité.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les informations aux participants de la Dodentocht ?
- Envoyez la lettre aux participants au plus tard 3 à 5 jours avant le départ. Elle doit rappeler le lieu et l’heure, le transport, le parking, les numéros d’urgence et les consignes liées à la météo.
- Combien de temps à l’avance réserver l’hébergement pour la Dodentocht ?
- Réservez l’hébergement dès que les inscriptions sont connues, idéalement 4 à 8 semaines avant la marche. Les disponibilités peuvent diminuer rapidement, surtout si plusieurs participants doivent dormir sur place.
- Quand préparer le ravitaillement pour la Dodentocht ?
- Faites les courses et portionnez les aliments la veille. Nettoyez les bouteilles, remplissez les caisses et préparez les boissons chaudes le jour même ou quelques heures avant le départ pour conserver la qualité des produits.
- Que faut-il vérifier le matin du départ de la Dodentocht ?
- Vérifiez les dossards, le lieu de départ, le parking balisé, les vêtements de rechange et les téléphones chargés. Contrôlez aussi les lampes frontales, gilets réfléchissants, bâtons de marche et numéros d’urgence avant le rassemblement.
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