Checklist Dodenherdenking organiseren
Een Dodenherdenking vraagt om een strak programma, duidelijke looproutes en techniek die ook buiten betrouwbaar werkt. Begin met vergunningen, sprekers en muziek en leg daarna de volgorde van de ceremonie vast. Regel kransen, teksten en gedichten ruim vooraf; controleer op de dag zelf vooral geluid, verlichting en de plaatsing van bloemen en kaarsen. Deze checklist helpt je van de eerste uitnodiging tot de koffie na afloop.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Herdenking online publiceren
Vergunning en melding controleren
Sprekers en muzikanten vastleggen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Programma definitief maken
2 personen
Herdenkingskransen bestellen
Teksten en gedichten verzamelen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Route en looprichting markeren
2 personen
Programma's afdrukken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Bloemstukken ophalen
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Ontvangstruimte inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
Microfoons en muziek testen
2 personen
Vlaggen ophangen
2 personen
Kransen en bloemen plaatsen
2 personen
Kaarsen en licht plaatsen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Muziek en microfoons bedienen
2 personen
Stille tocht begeleiden
4 personen
Twee minuten stilte begeleiden
2 personen
Kranslegging begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Bezoekers informeren over vertrek
2 personen
Nazorg
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen opslaan
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- Tafelkledenaantal 8
- Informatiebalie
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 80
- Theelepelsaantal 80
- Schalenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 3
Apparatuur
- Mobiele geluidsset
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Lantaarnsaantal 8
Decoratie
- Nederlandse vlaggenaantal 2
- Vlaggenstandaardsaantal 2
- Herdenkingsdoek
- Programmastandaardsaantal 2
- Routepijlenaantal 12
- Spreektafel
Schoonmaak
- Afwasteilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma uiterlijk twee weken vooraf definitief vast. Controleer daarin de volgorde van toespraken, gedichten, muziek, kranslegging en het moment van stilte, zodat programma’s op tijd kunnen worden afgedrukt.
- Test geluidsinstallatie, draadloze microfoons en muziek minimaal één uur voor aanvang op de plek waar de sprekers staan. Neem verlengkabels en stekkerdozen mee en wijs één persoon aan die tijdens de ceremonie de techniek bewaakt.
- Markeer route en looprichting vóórdat bezoekers aankomen. Controleer bij schemer of avondlicht of routepijlen, lantaarns en ledlampen vanaf de hele looproute zichtbaar zijn.
- Haal herdenkingskransen en bloemstukken op dezelfde dag op en controleer ze direct op beschadigingen. Zet kransen, bloemen, kaarsen en vlaggen pas na de locatiecontrole neer, zodat de opstelling niet opnieuw hoeft te worden verplaatst.
- Bereid koffie en thee voor de ontvangst pas kort voor het einde van de ceremonie. Reken per aanwezige op één kopje na afloop en zet thermoskannen, kopjes, glazen en afvalbakken klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een vergunning of melding voor Dodenherdenking regelen?
- Controleer de lokale regels minimaal 8 weken vooraf bij de gemeente. Een bijeenkomst op de openbare weg, met een route, versterkt geluid of tijdelijke afzetting kan een vergunning of melding nodig hebben.
- Hoe lang van tevoren moet het programma van Dodenherdenking klaar zijn?
- Maak het programma uiterlijk 2 weken vooraf definitief. Bestel of druk programmakaarten daarna direct, zodat teksten, namen en muziekvolgorde nog gecontroleerd kunnen worden.
- Wanneer test ik het geluid voor Dodenherdenking?
- Test de mobiele geluidsset en microfoons minimaal 1 uur voor aanvang op de definitieve opstelling. Laat spreker en muzikant ieder kort testen en controleer daarna ook de verstaanbaarheid achteraan langs de route.
- Hoeveel koffie en thee heb ik nodig na de herdenking?
- Reken op 1 kop koffie of thee per aanwezige, plus ongeveer 10% reserve. Zet waterkokers, koffiezetapparaten en thermoskannen uiterlijk 30 minuten voor het einde klaar in de ontvangstruimte.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!