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Totengedenken organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Gedenkfeier braucht mehr Vorbereitung als nur einen Termin und einen Redner. Diese Checkliste führt dich von Genehmigungen und Einladungen bis zum Aufbau vor Ort durch die nötigen Schritte. Besonders leicht werden Anmeldungen, Ernährungswünsche, Technik und die Beschilderung zu spät geklärt. Plane außerdem ausreichend Zeit für Kränze, Texte, Musik, Kaffee und den Empfangsbereich ein, damit die Feier ruhig und würdevoll ablaufen kann.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Gedenkfeier online veröffentlichen

  • Genehmigung und Meldung prüfen

  • Redner und Musiker buchen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Gedenkkränze bestellen

  • Texte und Gedichte sammeln

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Route und Laufrichtung markieren

    2 Personen

  • Programme ausdrucken

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Blumengestecke abholen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Empfangsbereich einrichten

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    2 Personen

  • Mikrofone und Musik testen

    2 Personen

  • Flaggen aufhängen

    2 Personen

  • Kränze und Blumen platzieren

    2 Personen

  • Kerzen und Licht aufstellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    3 Personen

  • Empfangstisch bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Musik und Mikrofone bedienen

    2 Personen

  • Schweigegang begleiten

    4 Personen

  • Eine Schweigeminute begleiten

    2 Personen

  • Kranzniederlegung begleiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Besucher über die Abreise informieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage abbauen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien einlagern

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übriges Catering aufräumen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 8
  • StühleAnz. 80
  • TischdeckenAnz. 8
  • Informationsstand
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 80
  • TeelöffelAnz. 80
  • SchüsselnAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 3

Ausstattung

  • Mobiles Soundsystem
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • LaternenAnz. 8

Dekoration

  • Niederländische FlaggenAnz. 2
  • FahnenständerAnz. 2
  • Gedenkdecke
  • ProgrammständerAnz. 2
  • WegweiserAnz. 12
  • Rednertisch

Reinigung

  • SpülwannenAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • BesensetsAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe Genehmigung und Meldung mindestens 4 bis 6 Wochen vor der Feier. Kläre dabei auch, ob für den Veranstaltungsort, den Weg oder die Beschallung zusätzliche Vorgaben gelten.
  • Verschicke die Einladungen früh und setze eine Rückmeldefrist von etwa 10 bis 14 Tagen. So kannst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Cateringmenge rechtzeitig zusammenführen.
  • Finalisiere Programm, Texte, Gedichte und Musik spätestens 7 Tage vorher. Drucke die Programme nicht erst am Veranstaltungstag und lege eine zusätzliche Reserve von etwa 10 Prozent zurück.
  • Teste Soundsystem, Funkmikrofone und Mikrofonständer 1 bis 2 Tage vorher am tatsächlichen Ort. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Stromanschlüsse und die Verständlichkeit an den hinteren Sitzplätzen.
  • Plane den Aufbau mit mindestens 2 bis 3 Stunden Vorlauf. Stelle zuerst Tische, Stühle und den Empfangsbereich auf, markiere anschließend Route und Laufrichtung und platziere Kränze, Blumen, Kerzen und Licht zuletzt.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Gedenkfeier anmelden?
Prüfe die Genehmigungs- und Meldepflicht idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Bei einer Feier im öffentlichen Raum solltest du die zuständige Stelle nicht später als 3 Wochen vorher kontaktieren.
Wann sollte man Einladungen zum Totengedenken verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist 10 bis 14 Tage vor der Feier. Damit bleibt genug Zeit, Catering, Sitzplätze und Ernährungswünsche anzupassen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Gedenkfeier?
Rechne für Mobiliar, Empfang, Beschallung, Fahnen, Blumen und Beleuchtung mit 2 bis 3 Stunden. Eine abschließende Technikprobe sollte zusätzlich 30 bis 45 Minuten dauern.
Wann müssen Kränze und Blumengestecke bestellt werden?
Bestelle Gedenkkränze und Blumengestecke etwa 10 bis 14 Tage vor der Feier. Hole die Gestecke möglichst am Veranstaltungstag mit mindestens 60 Minuten Reserve vor dem Beginn ab.

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