Organiser le Jour du Souvenir : la checklist complète

Une cérémonie du Jour du Souvenir demande une préparation précise, même lorsqu’elle ne dure que quelques heures. Commence par vérifier les autorisations et réserver les intervenants, puis finalise les inscriptions, le programme et le traiteur. La veille, contrôle le lieu, la sonorisation, les fleurs et les boissons. Le jour même, prévois une équipe pour l’accueil, l’installation, le parcours et le démontage afin que la cérémonie commence à l’heure.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la commémoration en ligne
Vérifier le permis et la déclaration
Réserver les intervenants et les musiciens
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Finaliser le programme
2 personnes
Commander des gerbes commémoratives
Collecter des textes et des poèmes
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Marquer le parcours et le sens de circulation
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Récupérer les compositions florales
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager l’espace d’accueil
3 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Tester les micros et la musique
2 personnes
Installer les drapeaux
2 personnes
Installer les couronnes et les fleurs
2 personnes
Installer les bougies et l’éclairage
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Accompagner les intervenants
2 personnes
Gérer la musique et les micros
2 personnes
Encadrer la marche silencieuse
4 personnes
Observer deux minutes de silence
2 personnes
Superviser le dépôt de la gerbe
3 personnes
Servir le café et le thé
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Informer les visiteurs du départ
2 personnes

Suivi

Démonter la sono
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Stocker le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 80
Nappesqté 8
Bureau d’information
Poubellesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Cuillères à caféqté 80
Saladiersqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Lanternesqté 8

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 2
Pieds de drapeauqté 2
Banderole commémorative
Pupitres de programmeqté 2
Flèches de directionqté 12
Table de prise de parole

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 2
Seauxqté 2
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Vérifie le permis et la déclaration au moins 4 à 6 semaines avant la cérémonie. Confirme aussi les règles du lieu pour les drapeaux, les bougies, les fleurs et la circulation du public.
Finalise le programme 7 à 10 jours avant l’événement. À ce moment-là, les textes, poèmes, musiciens et intervenants doivent être confirmés pour pouvoir imprimer les programmes sans modification de dernière minute.
Teste la sonorisation sur place au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Vérifie séparément les microphones sans fil, la musique, les rallonges, les multiprises et la visibilité des pupitres.
Prépare l’accueil avec une table d’information, les inscriptions et les indications du parcours. Installe les flèches et marque le sens de circulation avant l’ouverture, surtout si la cérémonie se déroule dans plusieurs espaces.
Refroidis les boissons la veille et prépare le café et le thé après l’installation des tables. Prévois assez de tasses, verres, thermos et bacs à vaisselle pour éviter une file d’attente juste après la cérémonie.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser le Jour du Souvenir ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les intervenants, les musiciens, le traiteur et les compositions florales peuvent demander plusieurs semaines de confirmation.
Quand envoyer les invitations pour le Jour du Souvenir ?: Envoie-les environ 4 semaines avant la cérémonie et fixe une date limite d’inscription à 7 ou 10 jours. Tu auras ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster le catering.
Combien de temps prévoir pour installer la cérémonie ?: Réserve au moins 2 à 3 heures pour installer les tables, les chaises, les drapeaux, les fleurs, l’éclairage et la sonorisation. Ajoute 60 minutes pour tester les micros et la musique avant l’arrivée des invités.
Que faut-il vérifier la veille du Jour du Souvenir ?: Contrôle le lieu, le parcours, le programme imprimé, les fleurs, les boissons et tout le matériel technique. Prépare aussi les éléments d’accueil et confirme les horaires avec les intervenants au plus tard la veille.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.