Checklist para organizar una Conmemoración de los muertos
Organizar una Conmemoración de los muertos requiere coordinar un momento de recuerdo, un programa claro y una recepción bien preparada. Esta checklist reúne 44 tareas y 31 elementos para avanzar en el orden adecuado, desde las invitaciones y los permisos hasta las flores, el sonido y el café. También ayuda a detectar lo que suele quedar para el último momento: confirmar ponentes, recoger preferencias dietéticas, probar los micrófonos y señalizar la ruta. Úsala para repartir responsabilidades y revisar el lugar antes de recibir a los asistentes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el homenaje en línea
Comprobar permiso y notificación
Confirmar ponentes y músicos
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Definir el programa final
2 personas
Pedir coronas conmemorativas
Recopilar textos y poemas
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Señalizar la ruta y el sentido de circulación
2 personas
Imprimir programas
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Recoger los arreglos florales
Comprobar el lugar
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la zona de recepción
3 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Probar micrófonos y música
2 personas
Colgar las banderas
2 personas
Colocar coronas y flores
2 personas
Colocar velas y luces
2 personas
Preparar café y té
3 personas
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Evento
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir programas
2 personas
Coordinar a los ponentes
2 personas
Manejar la música y los micrófonos
2 personas
Coordinar la marcha silenciosa
4 personas
Coordinar dos minutos de silencio
2 personas
Coordinar la colocación de la corona
3 personas
Servir café y té
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Informar a los visitantes sobre la salida
2 personas
Seguimiento
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Guardar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 80
- Mantelescant. 8
- Punto de información
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 80
- Cucharillascant. 80
- Bandejascant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 3
Equipo
- Equipo de sonido móvil
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Farolescant. 8
Decoración
- Banderas de Países Bajoscant. 2
- Soportes para banderascant. 2
- Tela conmemorativa
- Atriles para programascant. 2
- Flechas de rutacant. 12
- Mesa de oradores
Limpieza
- Cubetas para lavarcant. 2
- Cuboscant. 2
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza entre cuatro y seis semanas antes: envía las invitaciones, publica el homenaje en línea y comprueba los permisos o avisos necesarios antes de cerrar el programa.
- Cierra el programa y las inscripciones al menos siete días antes. En ese momento confirma ponentes y músicos, recopila textos y poemas y entrega el número final al catering.
- Calcula las bebidas por hora: prevé dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y enfría una parte con antelación en neveras portátiles. Recoge también las preferencias dietéticas antes de reservar el catering.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior o como mínimo dos horas antes: conecta el equipo de sonido, los micrófonos inalámbricos, los alargadores y las regletas, y reproduce la música prevista.
- Reserva el montaje final para las últimas horas: coloca mesas, sillas y recepción, señaliza la ruta, recoge las coronas y flores, prepara velas y luces y deja listo el café y el té.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una Conmemoración de los muertos?
- Empieza entre cuatro y seis semanas antes para enviar invitaciones, revisar permisos y confirmar ponentes o músicos. Deja cerrados el programa, las inscripciones y el catering al menos siete días antes.
- ¿Cuántas bebidas necesito para una Conmemoración de los muertos?
- Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y añade agua y café o té según la duración del encuentro. Enfría las bebidas con antelación y guarda una parte en neveras portátiles para reponerlas.
- ¿Cuándo debo probar el sonido y los micrófonos?
- Haz una prueba completa el día anterior si es posible; como mínimo, dos horas antes de la llegada del público. Comprueba micrófonos, música, cables, regletas y la ubicación de los soportes.
- ¿Cuándo se colocan las flores, las coronas y las velas?
- Recoge los arreglos florales y las coronas el mismo día y colócalos durante el montaje final. Las velas y las luces deben quedar preparadas antes de abrir la recepción, idealmente entre una y dos horas antes.
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