Dodenherdenking organiseren: een praktische checklist

Een Dodenherdenking vraagt om een strak programma en stille aandacht voor details. Leg eerst datum, locatie, route en programma vast; bevestig daarna sprekers, voorgangers, muzikanten en kerkklokken. In de laatste weken regel je vergunningen, verkeer, drukwerk, kransen en bloemen. Controleer techniek, toegankelijkheid en de weersverwachting uiterlijk op de dag zelf. Met deze checklist houd je overzicht over 70 taken en 53 benodigdheden, van microfoons en verlichting tot stoelen en kaarsenhouders.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vaststellen
2 personen
Locatie en route controleren
2 personen
Reserveringen maken
Sprekers en voorgangers bevestigen
2 personen
Muzikanten bevestigen
Kerkklokken afstemmen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Persbericht versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Spreekteksten verzamelen
2 personen
Muziekstukken controleren
2 personen
Vergunningen controleren
Verkeersplan afstemmen
2 personen
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
Programmafolders drukken
2 personen
Naambadges voorbereiden
Herdenkingskransen bestellen
Bloemen bestellen
Techniek testen
2 personen
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Contactlijst afdrukken
Weersverwachting controleren
Alternatief weerplan klaarzetten
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Bloemen ophalen
2 personen
Kransen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Verkeersborden plaatsen
3 personen
Afzettingen plaatsen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels plaatsen
3 personen
Podiumplek inrichten
3 personen
Geluid aansluiten
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Kransen en bloemen plaatsen
3 personen
Informatiestand inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
3 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Programmafolders uitdelen
3 personen
Toegankelijke plaatsen begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Geluid tijdens programma bedienen
2 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Stilte en ceremonie bewaken
3 personen
Kransen begeleiden
4 personen
Bloemenhulde begeleiden
4 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Verkeersstroom begeleiden
4 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Geluid uitschakelen
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Afzettingen verwijderen
3 personen
Verkeersborden verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Materialen opslaan
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven bloemen verzorgen
Gevonden voorwerpen registreren
Foto- en videomateriaal archiveren
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Podiumdelenaantal 4
Spreektafel
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Verkeersbordenaantal 12
Afzethekkenaantal 10
Verkeerskegelsaantal 20
Hesjesaantal 12
Portofoonsaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Zaklampenaantal 8

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 4
Vlaggenmastenaantal 2
Herdenkingskransenaantal 3
Bloemstukkenaantal 6
Herdenkingskaarsenaantal 20
Kaarsenhoudersaantal 20
Informatiebannersaantal 3
Tafeldecoratieaantal 8
Programmafoldersaantal 220
Naambadgesaantal 30
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Dienbladenaantal 6
Kurkentrekkersaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsaantal 3
Stofblikkenaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een technische repetitie uiterlijk één dag vooraf. Test beide draadloze microfoons, het mengpaneel, de luidsprekers, alle audiokabels en de laptop op de plek waar ze tijdens de herdenking staan.
Maak het verkeersplan minimaal 2 weken vooraf definitief. Geef verkeersregelaars daarna een korte briefing met route, afzettingen, verzamelpunt en een telefoonnummer van de coördinator.
Bestel herdenkingskransen, bloemstukken en kaarsen uiterlijk 7 dagen vooraf. Controleer bij levering aantallen, plaatsing en eventuele naambordjes, zodat je op de dag zelf niets meer hoeft te improviseren.
Druk programmafolders en bereid naambadges minimaal 3 dagen vooraf voor. Leg daarnaast een afgedrukte contactlijst klaar voor vrijwilligers, techniek, sprekers en verkeersregelaars.
Controleer toegankelijkheid en zitplaatsen tijdens een rondgang van minimaal 30 minuten. Let op de route, doorgangen, verlichting, podiumopstelling en voldoende stoelen voor bezoekers die niet lang kunnen staan.

Veelgestelde vragen

Wanneer begin je met het organiseren van Dodenherdenking?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en route. Bevestig sprekers, muzikanten en vergunningen daarna zo vroeg mogelijk; de laatste 2 weken zijn voor verkeer, drukwerk en praktische controles.
Wat moet je regelen voor een Dodenherdenking?: Regel onder meer het programma, sprekers, muziek, kerkklokken, uitnodigingen, vergunningen en verkeersbegeleiding. Plan daarnaast techniek, verlichting, toegankelijkheid, vrijwilligers, kransen, bloemen, stoelen en programmamateriaal.
Wanneer moet de techniek voor Dodenherdenking getest worden?: Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop, kabels en stroomvoorziening uiterlijk één dag vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte controle voordat bezoekers arriveren, inclusief geluidsniveau en verlichting.
Hoeveel tijd kost het opbouwen van een Dodenherdenking?: Reserveer minimaal 2 uur voor stoelen, tafels, podiumdelen, spreektafel, vlaggen, kransen, bloemstukken en techniek. Plan daarna minstens 30 minuten voor een volledige doorloop van route, programma en geluidsinstellingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.