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Totengedenken organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Totengedenken braucht einen klaren Ablauf und mehrere Absprachen, die leicht zu spät kommen. Lege zuerst Datum, Programm, Ort und Route fest, bevor du Sprecher, Prediger und Musiker verbindlich bestätigst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Redetexte, Musik, Genehmigungen und Verkehrsplanung. In der letzten Woche prüfst du Technik, Barrierefreiheit, Wetter und die Einteilung der Helfer. Die Checkliste bündelt alle 70 Aufgaben und 53 benötigten Dinge in einer sinnvollen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Route prüfen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Sprecher und Prediger bestätigen

    2 Personen

  • Musiker bestätigen

  • Kirchenglocken abstimmen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Pressemitteilung versenden

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Redetexte sammeln

    2 Personen

  • Musikstücke überprüfen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Verkehrsplan abstimmen

    2 Personen

  • Verkehrsregler einweisen

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Gedenkkränze bestellen

  • Blumen bestellen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Barrierefreiheit prüfen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Kontaktliste ausdrucken

  • Wettervorhersage prüfen

  • Alternativen Wetterplan bereithalten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Blumen abholen

    2 Personen

  • Kränze kontrollieren

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Verkehrsschilder aufstellen

    3 Personen

  • Absperrungen aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Bühnenbereich einrichten

    3 Personen

  • Ton anschließen

    3 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Kränze und Blumen platzieren

    3 Personen

  • Infostand einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    3 Personen

  • Programmhefte auslegen

    2 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    4 Personen

  • Programmhefte verteilen

    3 Personen

  • Barrierefreie Plätze begleiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Ton während des Programms bedienen

    2 Personen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Stille und Zeremonie überwachen

    3 Personen

  • Kranzträger begleiten

    4 Personen

  • Blumenhuldigung begleiten

    4 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Verkehrsfluss leiten

    4 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Ton ausschalten

    2 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    4 Personen

  • Absperrungen entfernen

    3 Personen

  • Verkehrsschilder entfernen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Materialien einlagern

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Blumen pflegen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Foto- und Videomaterial archivieren

  • Dankesnachrichten versenden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 180
  • KlappischeAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • BühnenelementeAnz. 4
  • Rednertisch
  • HockerAnz. 4

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • AudiokabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Laptop
  • VerkehrsschilderAnz. 12
  • AbsperrgitterAnz. 10
  • VerkehrskegelAnz. 20
  • WarnwestenAnz. 12
  • FunkgeräteAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 8

Dekoration

  • Niederländische FlaggenAnz. 4
  • FahnenmastenAnz. 2
  • GedenkkränzeAnz. 3
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • GedenkkerzenAnz. 20
  • KerzenhalterAnz. 20
  • InformationsbannerAnz. 3
  • TischdekorationAnz. 8
  • ProgrammhefteAnz. 220
  • NamensschilderAnz. 30
  • StifteAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 8

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • KaffeelöffelAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • TablettsAnz. 6
  • KorkenzieherAnz. 2
  • MülleimerAnz. 6

Reinigung

  • BesenAnz. 3
  • BlechdosenAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • HandtücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Programm möglichst 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei nicht nur den Veranstaltungsort, sondern auch die Route, Reservierungen und die Abstimmung mit den Kirchenglocken.
  • Bestätige Sprecher, Prediger und Musiker spätestens 4 Wochen vor dem Totengedenken schriftlich. Fordere Redetexte und Musikstücke bis 10 Tage vorher an, damit das Programmheft rechtzeitig finalisiert werden kann.
  • Verschicke Einladungen und Pressemitteilung früh genug, um Anmeldungen und Ernährungswünsche zu erfassen. Schließe die Anmeldeliste 3 bis 5 Tage vorher und drucke danach Kontaktliste, Namensschilder und Programmhefte.
  • Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop und Audiokabel spätestens am Vortag am tatsächlichen Einsatzort. Plane außerdem Verlängerungskabel, LED-Lampen und Taschenlampen ein, weil Wege und Technikbereiche oft nicht ausreichend beleuchtet sind.
  • Bestelle Gedenkkränze, Blumen und Kerzen mindestens 7 Tage vorher und bestätige die Lieferung am Vortag. Weise Verkehrsregler und freiwillige Helfer spätestens 48 Stunden vorher ein und prüfe dann nochmals Wetter, Barrierefreiheit und Fluchtwege.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Totengedenken organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Veranstaltungsort. Sprecher, Prediger, Musiker und Reservierungen sollten innerhalb der ersten 2 Wochen bestätigt werden.
Wann müssen Einladungen für ein Totengedenken verschickt werden?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor der Veranstaltung. Bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend und schließe die Liste 3 bis 5 Tage vorher.
Wann sollte die Technik für das Totengedenken getestet werden?
Teste Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Mischpult, Laptop und Kabel spätestens am Vortag. Bei einer Veranstaltung an einem neuen Ort ist ein zusätzlicher Test 3 bis 7 Tage vorher sinnvoll.
Wie viele Helfer braucht man für ein Totengedenken?
Das hängt von Wegführung und Besucherzahl ab, aber teile die Helfer mindestens 48 Stunden vorher festen Aufgaben zu. Plane eigene Personen für Einlass, Verkehrsregelung, Technik, Barrierefreiheit und den Ablauf ein.

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