Checklist para organizar la Conmemoración de los Muertos

Organizar una Conmemoración de los Muertos exige coordinar una ceremonia, un programa público y la logística del lugar. Esta checklist reúne 70 tareas y 53 materiales para trabajar en el orden adecuado, desde fijar la fecha hasta comprobar la técnica y el pronóstico. Reserva con tiempo a los ponentes, ministros y músicos, y no dejes para la última semana los permisos, las flores ni la accesibilidad. También encontrarás los preparativos que suelen olvidarse: tráfico, acreditaciones, folletos y contactos de emergencia.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Comprobar el lugar y la ruta
2 personas
Hacer reservas
Confirmar a los ponentes y ministros
2 personas
Confirmar músicos
Coordinar las campanas de la iglesia
Enviar invitaciones
2 personas
Enviar nota de prensa
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Definir el programa final
2 personas
Recopilar los discursos
2 personas
Comprobar las piezas musicales
2 personas
Comprobar permisos
Coordinar el plan de tráfico
2 personas
Instruir a los reguladores de tráfico
2 personas
Imprimir los folletos del programa
2 personas
Preparar acreditaciones
Pedir coronas conmemorativas
Encargar flores
Probar la técnica
2 personas
Comprobar la accesibilidad
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir la lista de contactos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Tener listo un plan alternativo por lluvia
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger flores
2 personas
Comprobar coronas
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Colocar señales de tráfico
3 personas
Colocar las barreras
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar mesas
3 personas
Montar el espacio del escenario
3 personas
Conectar el sonido
3 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Colocar coronas y flores
3 personas
Montar stand de información
2 personas
Montar el punto de café
3 personas
Preparar folletos del programa
2 personas

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Repartir folletos del programa
3 personas
Acompañar los asientos accesibles
2 personas
Servir café y té
3 personas
Gestionar el sonido durante el programa
2 personas
Coordinar a los ponentes
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Custodiar el silencio y la ceremonia
3 personas
Guiar los ramos
4 personas
Coordinar la ofrenda floral
4 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Guiar el flujo de tráfico
4 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Silenciar el sonido
2 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Retirar las barreras
3 personas
Retirar señales de tráfico
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Guardar materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Cuidar las flores sobrantes
Registrar objetos perdidos
Archivar el material fotográfico y de vídeo
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 8
Mantelescant. 8
Piezas de escenariocant. 4
Mesa de oradores
Taburetescant. 4

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Portátil
Señales de tráficocant. 12
Vallas de separacióncant. 10
Conos de tráficocant. 20
Chalecoscant. 12
Walkie-talkiescant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Linternascant. 8

Decoración

Banderas de Países Bajoscant. 4
Mástilescant. 2
Coronas conmemorativascant. 3
Arreglos floralescant. 6
Velas conmemorativascant. 20
Portavelascant. 20
Banners informativoscant. 3
Decoración de mesacant. 8
Folletos del programacant. 220
Credencialescant. 30
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Cucharillas de cafécant. 120
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Bandejascant. 6
Sacacorchoscant. 2
Papelelerascant. 6

Limpieza

Escobascant. 3
Recogedores de polvocant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Toallascant. 12

Catering

Compras

Consejos

Fija la fecha, el programa y el lugar antes de enviar invitaciones. Comprueba también la ruta de acceso y deja al menos 2 semanas para cerrar reservas y permisos.
Confirma a ponentes, ministros y músicos por escrito con un plazo concreto. Recopila los discursos y revisa las piezas musicales al menos 7 días antes para evitar cambios durante el acto.
Haz una prueba técnica completa entre 1 y 3 días antes: micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, cables, iluminación y posibles tomas de corriente deben comprobarse en el lugar real.
No esperes a la víspera para encargar coronas y flores. Verifica las cantidades, el punto de entrega y quién las coloca; prepara además velas, portavelas, banderas y banners informativos.
Asigna voluntarios por función y entrega una lista de contactos impresa el mismo día. Incluye responsables para inscripciones, accesibilidad, tráfico, recepción de ponentes y cambios por lluvia.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Conmemoración de los Muertos?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la fecha, reservar el lugar, confirmar a ponentes y músicos y tramitar permisos. Durante la última semana cierra el programa, imprime folletos y verifica inscripciones y preferencias dietéticas.
¿Cuándo hay que confirmar a los músicos y a los ministros?: Confírmalos por escrito como mínimo 4 semanas antes del acto. Pide los discursos y el repertorio definitivo 7 días antes, y reserva un ensayo o prueba técnica entre 1 y 3 días antes.
¿Qué permisos hacen falta para una ceremonia con tráfico y campanas?: Comprueba los permisos del lugar y los relacionados con tráfico, sonido y uso del espacio público al menos 4 semanas antes. Coordina las campanas de la iglesia y da instrucciones a los reguladores de tráfico como mínimo 7 días antes.
¿Cuándo se preparan las flores, coronas y materiales impresos?: Encarga coronas y flores entre 7 y 14 días antes, según el proveedor y la cantidad. Imprime folletos del programa, acreditaciones y la lista de contactos durante la última semana, después de aprobar el programa final.

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