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Organiser le Jour du Souvenir sans rien oublier

Le Jour du Souvenir demande une coordination précise entre la cérémonie, les intervenants, la musique et l’accueil du public. Cette checklist suit l’organisation dans le bon ordre, de la fixation de la date jusqu’aux dernières vérifications sur place. Elle couvre aussi les points souvent réglés trop tard : autorisations, circulation, accessibilité, sonorisation et météo. Prévoyez un responsable clairement identifié pour chaque partie du programme et gardez une liste de contacts imprimée le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Vérifier le lieu et l’itinéraire

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Confirmer les intervenants et les officiants

    2 personnes

  • Confirmer les musiciens

  • Régler les cloches de l’église

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Envoyer le communiqué de presse

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Finaliser le programme

    2 personnes

  • Rassembler les textes de présentation

    2 personnes

  • Vérifier les morceaux de musique

    2 personnes

  • Vérifier les autorisations

  • Coordonner le plan de circulation

    2 personnes

  • Briefer les régulateurs de trafic

    2 personnes

  • Imprimer les brochures du programme

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

  • Commander des gerbes commémoratives

  • Commander des fleurs

  • Tester la technique

    2 personnes

  • Vérifier l’accessibilité

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Imprimer la liste de contacts

  • Vérifier les prévisions météo

  • Préparer un plan météo de secours

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Récupérer les fleurs

    2 personnes

  • Vérifier les couronnes

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Installer les panneaux de signalisation

    3 personnes

  • Installer les barrières

    3 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Aménager l’espace podium

    3 personnes

  • Brancher le son

    3 personnes

  • Brancher l’éclairage

    2 personnes

  • Installer les couronnes et les fleurs

    3 personnes

  • Installer le stand d'information

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    3 personnes

  • Préparer les brochures du programme

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les intervenants

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    4 personnes

  • Distribuer les programmes

    3 personnes

  • Accompagner les places accessibles

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Gérer le son pendant le programme

    2 personnes

  • Accompagner les intervenants

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Veiller au calme et à la cérémonie

    3 personnes

  • Accompagner les couronnes

    4 personnes

  • Accompagner l’hommage floral

    4 personnes

  • Informer les visiteurs

    2 personnes

  • Accompagner le flux de circulation

    4 personnes

  • Reconduire les visiteurs

    3 personnes

Suivi

  • Couper le son

    2 personnes

  • Ranger les chaises et les tables

    4 personnes

  • Retirer les barrières

    3 personnes

  • Retirer les panneaux de signalisation

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Stocker le matériel

    3 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Prendre soin des fleurs restantes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Archiver les photos et les vidéos

  • Envoyer les messages de remerciement

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Chaisesqté 180
  • Tables pliantesqté 8
  • Nappesqté 8
  • Éléments de podiumqté 4
  • Table de prise de parole
  • Tabouretsqté 4

Équipement

  • Microphones sans filqté 3
  • Pieds de microqté 3
  • Haut-parleursqté 4
  • Table de mixage
  • Câbles audioqté 8
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 6
  • Ordinateur portable
  • Panneaux de signalisationqté 12
  • Barrières de sécuritéqté 10
  • Cônes de signalisationqté 20
  • Giletsqté 12
  • Talkies-walkiesqté 8

Éclairage

  • Lampes LEDqté 8
  • Pieds d’éclairageqté 4
  • Lampes de pocheqté 8

Décoration

  • Drapeaux néerlandaisqté 4
  • Mâts de drapeauxqté 2
  • Couronnes commémorativesqté 3
  • Compositions floralesqté 6
  • Bougies commémorativesqté 20
  • Bougeoirsqté 20
  • Bannières d’informationqté 3
  • Décoration de tableqté 8
  • Brochures du programmeqté 220
  • Badges nominatifsqté 30
  • Stylosqté 20
  • Presse-papiersqté 8

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 120
  • Verresqté 120
  • Assiettesqté 120
  • Cuillères à caféqté 120
  • Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 8
  • Glacièresqté 4
  • Plateauxqté 6
  • Tire-bouchonsqté 2
  • Poubellesqté 6

Nettoyage

  • Balaisqté 3
  • Pelles à poussièreqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Gants de nettoyageqté 8
  • Serviettesqté 12

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez la date et le programme au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Ce délai laisse le temps de confirmer les officiants, les musiciens, les réservations et les éventuelles autorisations.
  • Faites un essai technique sur le lieu 7 à 10 jours avant la cérémonie. Testez chaque microphone, les haut-parleurs, la table de mixage, les câbles, les rallonges et l’ordinateur portable.
  • Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant d’imprimer le programme. Une relance 10 à 14 jours avant l’événement évite de découvrir trop tard une contrainte d’accueil ou de restauration.
  • Préparez le plan de circulation et briefez les régulateurs au moins 3 jours avant. Vérifiez aussi l’itinéraire, l’accès des personnes à mobilité réduite et l’emplacement des drapeaux, gerbes et compositions florales.
  • Faites une vérification météo 48 heures avant, puis le matin même. Prévoyez les lampes LED, les lampes de poche et une solution claire pour protéger le matériel et guider le public si la visibilité ou les conditions changent.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation du Jour du Souvenir ?
Commencez 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à fixer le programme, réserver le lieu, confirmer les intervenants et lancer les invitations.
Quand confirmer les musiciens et les officiants ?
Confirmez-les idéalement 6 à 8 semaines avant la cérémonie. Demandez ensuite les textes, les morceaux et les besoins techniques au plus tard 3 semaines avant.
Combien de temps avant faut-il tester la sonorisation ?
Faites un test complet 7 à 10 jours avant, puis un contrôle rapide le jour même. Vérifiez notamment les microphones sans fil, les pieds de micro, les haut-parleurs et les alimentations électriques.
Quand préparer la circulation et les bénévoles ?
Finalisez le plan de circulation et répartissez les bénévoles 3 à 5 jours avant. Imprimez la liste de contacts et faites un briefing suffisamment tôt pour que chacun connaisse son emplacement et son horaire.

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