Documentairefestival organiseren: checklist en planning

Een documentairefestival vraagt meer voorbereiding dan alleen films selecteren. Je moet filmrechten en ondertiteling tijdig controleren, sprekers en moderatoren vastleggen en de techniek per vertoning testen. Daarnaast lopen registratie, catering, bewegwijzering en publieksinformatie door elkaar heen. Met deze checklist werk je van zaal en programma naar de festivaldag, inclusief de controles die vaak pas te laat worden gedaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Filmrechten bevestigen
Programma samenstellen
2 personen
Sprekers uitnodigen
Moderatoren vastleggen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Sprekersgegevens verzamelen
Technische wensen inventariseren
2 personen
Films downloaden
Filmkopieën controleren
2 personen
Ondertiteling controleren
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering maken
2 personen
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Techniek naar locatie brengen
2 personen
Filmback-ups maken
Locatiesleutels ophalen
Zaal en foyer inspecteren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Projectiescherm opbouwen
3 personen
Projector aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Films technisch testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Infotafels inrichten
2 personen
Naambadges klaarleggen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Technische briefing geven
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
Openingsfilm starten
Filmvertoning begeleiden
2 personen
Pauzedranken serveren
4 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Panelgesprek begeleiden
3 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede film starten
Filmvertoning controleren
Buffet opstellen
4 personen
Buffetgerechten serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Borden en bestek aanvullen
2 personen
Dranken bij het buffet aanvullen
2 personen
Derde film klaarzetten
Derde film vertonen
2 personen
Slotgesprek begeleiden
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Gevonden voorwerpen verzamelen
Afval sorteren
3 personen
Buffet afruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Projector veilig inpakken
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Afvalcontainers afsluiten
2 personen
Zaal afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Registratielijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 170
Tafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Spreektafel
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
USB-sticksaantal 4
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 6
Presentatieklikker

Verlichting

Staande lampenaantal 4
LED-spotsaantal 6
Noodverlichtingaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Buffetschalenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Thermosbekersaantal 20

Decoratie

Filmpostersaantal 12
Infobordenaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 180
Naambadgehoudersaantal 180
Posterhoudersaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Kleefstripsaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg filmrechten vast voordat je het programma publiceert. Controleer daarna per film de definitieve kopie, beeldkwaliteit en ondertiteling; maak bovendien minimaal twee back-ups op verschillende USB-sticks of laptops.
Plan een technische test per zaal uiterlijk één week vooraf. Test projector, scherm, laptop, HDMI-adapters, speakers, mengpaneel en draadloze microfoons samen, want een losse kabelcontrole is niet genoeg.
Verzamel dieetwensen en sprekersgegevens uiterlijk 7 dagen voor het festival. Geef die informatie door aan de catering en zet namen, functies en praktische wensen in het draaiboek.
Maak voor de festivaldag een ontvangstpunt met registratietafel, naambadges en bewegwijzering vanaf de ingang. Leg badges en draaiboeken de avond ervoor klaar, zodat registratie niet samenvalt met het opbouwen van stoelen en tafels.
Loop de zaal en foyer minimaal 2 uur voor de eerste vertoning na. Controleer stoelen, kabelgoten, verlengkabels, noodverlichting, kapstokken en de route naar toiletten voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een documentairefestival organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Reserveer de zaal en bevestig filmrechten eerst; plan programma, sprekers en promotie daarna, zodat je minstens 4 weken hebt voor publiekswerving.
Wanneer moet ik filmrechten voor een documentairefestival regelen?: Regel filmrechten voordat je een titel definitief aankondigt, idealiter 8 tot 12 weken voor de vertoning. Vraag ook naar vertoningsformaten, ondertiteling en eventuele technische voorwaarden.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de technische opbouw?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw en nog 60 minuten voor een volledige test met beeld, geluid en ondertiteling. Bij meerdere zalen of wisselende laptops is 3 tot 4 uur realistischer.
Wanneer moet ik de catering voor een documentairefestival bestellen?: Bestel de catering uiterlijk 10 tot 14 dagen vooraf, zodra het aantal aanmeldingen redelijk stabiel is. Sluit dieetwensen 7 dagen voor het festival af en geef de definitieve aantallen daarna door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.