Checklist pour organiser un festival du documentaire

Un festival du documentaire demande de coordonner les films, les droits de diffusion, les intervenants et l’accueil du public. Cette checklist regroupe 79 tâches et 58 éléments à prévoir, depuis la réservation de la salle jusqu’à l’installation des chaises. Commencez par verrouiller le programme et les autorisations, puis avancez vers les inscriptions, la technique et le catering. Les vérifications des copies, des sous-titres et des sauvegardes doivent être terminées avant le jour de l’événement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Confirmer les droits du film
Établir le programme
2 personnes
Inviter les intervenants
Confirmer les modérateurs
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations des intervenants
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Télécharger les films
Vérifier les copies du film
2 personnes
Vérifier les sous-titres
2 personnes
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer la signalisation
2 personnes
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel technique sur le lieu
2 personnes
Créer des copies de sauvegarde du film
Récupérer les clés du lieu
Inspecter la salle et le foyer
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Monter l’écran de projection
3 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester techniquement les films
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager les tables d’information
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Installer la signalétique
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Donner le briefing technique
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Accompagner les visiteurs dans la salle
2 personnes
Lancer le film d’ouverture
Animer la projection du film
2 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Animer le débat
3 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Lancer le deuxième film
Vérifier la projection du film
Installer le buffet
4 personnes
Servir les plats du buffet
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner les assiettes et les couverts
2 personnes
Réapprovisionner les boissons au buffet
2 personnes
Préparer le troisième film
Diffuser le troisième film
2 personnes
Animer l’entretien de clôture
3 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
Trier les déchets
3 personnes
Désinstaller le buffet
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Emballer le projecteur en toute sécurité
2 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Fermer les conteneurs à déchets
2 personnes
Fermer la salle
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Archiver la liste d'inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tablesqté 12
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Clés USBqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 6
Cliqueur de présentation

Éclairage

Lampadairesqté 4
Projecteurs LEDqté 6
Éclairage de secoursqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 180
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de buffetqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Mugs isothermesqté 20

Décoration

Affiches de filmqté 12
Panneaux d’informationqté 6
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 180
Supports de badges nominatifsqté 180
Porte-affichesqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Bandes adhésivesqté 4
Décoration de tableqté 12

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle et confirmez les droits de chaque film avant d’annoncer le programme. Prévoyez plusieurs jours pour résoudre un problème d’autorisation ou remplacer une copie.
Téléchargez les films au moins une semaine avant la projection. Testez chaque fichier avec le projecteur, l’ordinateur portable, les câbles HDMI et les adaptateurs réellement utilisés sur place.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et transmettez le nombre final au catering quelques jours avant l’événement. Gardez une marge pour les intervenants et les inscriptions de dernière minute.
Préparez deux copies de sauvegarde de chaque film sur des clés USB distinctes, puis vérifiez les sous-titres avant l’ouverture des portes. Une copie non testée n’est pas une sauvegarde fiable.
Faites l’inspection de la salle et du foyer dès la récupération des clés. Repérez les prises, installez les rallonges, multiprises et goulottes de câbles, puis testez les microphones et les haut-parleurs avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand réserver une salle pour un festival du documentaire ?: Réservez la salle dès que les dates sont envisagées, idéalement plusieurs mois avant le festival. Vous pourrez ensuite confirmer le programme, les horaires de projection et les besoins techniques sans travailler dans l’urgence.
Quand vérifier les droits de diffusion des films ?: Vérifiez les droits avant d’envoyer les invitations ou de distribuer les affiches. Chaque film doit avoir une autorisation confirmée avant sa mise au programme.
Combien de temps avant faut-il tester les films et les sous-titres ?: Effectuez un premier test au moins une semaine avant l’événement, puis une nouvelle vérification après l’installation technique. Contrôlez l’image, le son, les sous-titres et les copies de sauvegarde.
Quand commander le catering pour un festival du documentaire ?: Commandez-le après avoir recueilli les besoins alimentaires et confirmé le nombre d’inscrits. Fixez le nombre final quelques jours avant le festival, en gardant une petite marge pour les intervenants et les inscriptions tardives.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.