Checklist para organizar un festival de documentales

Organizar un festival de documentales exige coordinar derechos de proyección, películas, ponentes y público en un orden concreto. Empieza por reservar la sala y cerrar el programa; después confirma las copias, los subtítulos y las necesidades técnicas. Las inscripciones, la señalización y el catering deben quedar listos antes de la semana del festival. El día anterior, prueba cada película completa y deja preparada una copia de seguridad.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar la sala
Confirmar los derechos de proyección
Elaborar el programa
2 personas
Invitar a los ponentes
Asignar moderadores
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir carteles promocionales
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar los datos de los ponentes
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
Descargar películas
Comprobar las copias de la película
2 personas
Revisar los subtítulos
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Preparar acreditaciones
2 personas
Crear la señalización
2 personas
Pedir el catering
Hacer la compra
2 personas
Llevar el equipo técnico al lugar
2 personas
Crear copias de seguridad de las películas
Recoger las llaves del recinto
Inspeccionar la sala y el vestíbulo
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Montar la pantalla de proyección
3 personas
Conectar el proyector
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar técnicamente las películas
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar las mesas informativas
2 personas
Colocar las acreditaciones
Colgar señalización
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Dar la reunión técnica
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir el programa
2 personas
Guiar a los visitantes al salón
2 personas
Iniciar la película de apertura
Coordinar la proyección de la película
2 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Moderación del panel de debate
3 personas
Recoger preguntas del público
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Empezar la segunda película
Comprobar la proyección de la película
Montar el bufé
4 personas
Servir los platos del buffet
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Reponer platos y cubiertos
2 personas
Reponer las bebidas en el buffet
2 personas
Preparar la tercera película
Proyectar la tercera película
2 personas
Dirigir la conversación de cierre
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
Clasificar residuos
3 personas
Desmontar el bufé
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Apagar la técnica
2 personas
Empaquetar el proyector de forma segura
2 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar la sala
4 personas
Comprobar los baños
2 personas
Retirar la señalización
2 personas
Cerrar los contenedores de basura
2 personas
Cerrar el salón
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Archivar la lista de registro

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 170
Mesascant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Mesa de oradores
Percheroscant. 4

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilescant. 2
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Memorias USBcant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 6
Clic de presentación

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Focos LEDcant. 6
Iluminación de emergenciacant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 180
Platos de postrecant. 180
Cubiertoscant. 180
Cucharonescant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6
Jarras para servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Bandejas de buffetcant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Abrebotellascant. 4
Vasos térmicoscant. 20

Decoración

Pósters de películascant. 12
Carteles informativoscant. 6
Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 180
Portanombrescant. 180
Portapósterscant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Tiras adhesivascant. 4
Decoración de mesacant. 12

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra los derechos de proyección antes de publicar el programa. Guarda por escrito las autorizaciones y comprueba que cubren todas las películas y fechas previstas.
Pide a cada ponente sus datos y requisitos técnicos al menos 14 días antes. Así puedes asignar moderadores, preparar la mesa de oradores y resolver con tiempo los cambios de formato.
Descarga las películas y revisa cada copia completa, incluidos subtítulos y sonido, como mínimo 7 días antes. Guarda una segunda copia en otra memoria USB y prueba también los adaptadores HDMI.
Calcula el aforo con las sillas disponibles y coloca la mesa de registro cerca de la entrada. Prepara las acreditaciones y la señalización al menos un día antes para no imprimir ni montar durante la llegada del público.
Haz una prueba técnica en la sala el día anterior: proyector, pantalla, altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, alargadores y regletas. Deja los cables sujetos con canaletas y confirma quién tiene las llaves del recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de documentales?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva la sala y confirma los derechos al principio; deja el programa, las invitaciones y las inscripciones preparados al menos 4 semanas antes.
¿Cuándo hay que comprobar las películas y los subtítulos?: Comprueba cada archivo completo al menos 7 días antes del festival. Repite la prueba en el proyector y sistema de sonido de la sala durante el montaje del día anterior.
¿Cuántos micrófonos hacen falta para una mesa de debate?: Calcula un micrófono inalámbrico por persona que intervenga y añade 1 de reserva si participan más de 3 ponentes. Para una mesa de cuatro personas, prepara al menos 5 micrófonos si el equipo lo permite.
¿Cuándo se debe cerrar el catering del festival?: Pide el catering entre 7 y 10 días antes, cuando ya tengas una cifra provisional de inscripciones. Recoge las preferencias dietéticas antes de confirmar las cantidades y reserva un margen del 10%.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.