Checkliste für dein Dokumentarfilmfestival

Ein Dokumentarfilmfestival braucht mehr als einen reservierten Saal und eine Filmliste. Filmrechte, Untertitel, Sprecher, Technik und Besucheranmeldung müssen in der richtigen Reihenfolge geklärt werden. Plane außerdem Zeit für Testvorführungen, Back-ups und den Aufbau im Foyer ein. Mit dieser Checkliste behältst du die 79 Aufgaben und 58 benötigten Dinge vom ersten Programmentwurf bis zum Einlass im Blick.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Saal reservieren
Filmrechte bestätigen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Redner einladen
Moderatoren festlegen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Promotionsplakate verteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Sprecherdaten sammeln
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
Filme herunterladen
Filmkopien prüfen
2 Personen
Untertitel überprüfen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Beschilderung erstellen
2 Personen
Catering bestellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Technik zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
Film-Back-ups erstellen
Standortschlüssel abholen
Saal und Foyer inspizieren
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Projektionsleinwand aufbauen
3 Personen
Projektor anschließen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Filme technisch testen
2 Personen
Beleuchtung einrichten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Infotische einrichten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen

Event

Referenten empfangen
2 Personen
Technisches Briefing geben
2 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
Eröffnungsfilm starten
Filmvorführung begleiten
2 Personen
Pausengetränke servieren
4 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Podiumsgespräch begleiten
3 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zweiten Film starten
Filmvorführung kontrollieren
Buffet aufbauen
4 Personen
Buffetgerichte servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Teller und Besteck auffüllen
2 Personen
Getränke am Buffet auffüllen
2 Personen
Dritten Film einrichten
Dritten Film zeigen
2 Personen
Abschlussgespräch begleiten
3 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Fundsachen sammeln
Abfall trennen
3 Personen
Buffet abräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Technik ausschalten
2 Personen
Projektor sicher verpacken
2 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Beschilderung entfernen
2 Personen
Müllcontainer abschließen
2 Personen
Saal abschließen
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Registrierungsliste archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 170
TischeAnz. 12
BuffetischeAnz. 4
Registrierungstisch
Rednertisch
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
LaptopsAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 3
USB-SticksAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 6
Präsentationsklicker

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
LED-SpotsAnz. 6
NotbeleuchtungAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 180
WeingläserAnz. 120
TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
AusgießkannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 8
BuffetschalenAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4
ThermobecherAnz. 20

Dekoration

FilmplakateAnz. 12
InfotafelnAnz. 6
TischdeckenAnz. 12
NamensschilderAnz. 180
NamensschildhalterAnz. 180
PlakathalterAnz. 8
WegweiserAnz. 12
KlebestreifenAnz. 4
TischdekorationAnz. 12

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre die Filmrechte, bevor du das Programm veröffentlichst oder Einladungen verschickst. Lade die Filme anschließend frühzeitig herunter und prüfe jede Kopie vollständig, einschließlich Bild, Ton und Untertiteln.
Sammle technische Anforderungen und Sprecherangaben spätestens zwei Wochen vor dem Festival. So weißt du rechtzeitig, ob zusätzliche Adapter, Mikrofone oder ein anderer Anschluss benötigt werden.
Plane die Anmeldung nicht erst für den Veranstaltungstag. Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend und drucke Namensschilder sowie Teilnehmerlisten spätestens am Vortag.
Erstelle für jeden Film mindestens ein separates Back-up auf einem USB-Stick oder Laptop. Prüfe die Sicherungen vor dem Transport zum Veranstaltungsort und bewahre sie getrennt von den Originaldateien auf.
Rechne für die Vor-Ort-Vorbereitung mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Saal und Foyer müssen inspiziert, Stühle und Registrierungstisch aufgestellt, Kabel gesichert und jede Filmvorführung mit Projektor, Leinwand und Ton getestet werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Dokumentarfilmfestival organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Filmrechte, Saal, Programm und eingeladene Redner brauchen meist die längste Vorlaufzeit; Techniktests und Beschilderung folgen in den letzten 7 Tagen.
Wann sollte ich die Filmrechte für ein Dokumentarfilmfestival klären?: Kläre die Rechte vor der öffentlichen Programmankündigung, am besten 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Ohne bestätigte Vorführgenehmigung solltest du weder Einladungen verschicken noch Plakate drucken.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Dokumentarfilmfestival?: Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Aufbau und Tests ein. Dazu gehören Bestuhlung, Registrierung, Projektion, Lautsprecher, Mikrofone, Kabel und eine vollständige Prüfung der Filmkopien.
Wann müssen Untertitel und Filmkopien geprüft werden?: Prüfe jede Filmkopie spätestens 7 Tage vor dem Festival und wiederhole einen kurzen Funktionstest am Veranstaltungstag. Untertitel sollten dabei mindestens einmal vollständig kontrolliert werden, nicht nur die ersten Minuten.

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