Checklist voor een goed georganiseerd documentairefestival

Een documentairefestival vraagt meer voorbereiding dan alleen films selecteren. Je regelt filmrechten, een programma met realistische pauzes, gespreksleiders, techniek en een duidelijke bezoekersstroom. Begin met locatie en rechten, werk daarna aan programma, promotie en aanmeldingen. In de laatste week controleer je de filmfiles, test je de projector en het geluid en leg je de zaalindeling, catering en vrijwilligers vast.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Filmrechten vastleggen
2 personen
Filmprogramma samenstellen
3 personen
Filmduur en pauzes plannen
2 personen
Gespreksleiders vastleggen
2 personen
Gastsprekers uitnodigen
2 personen
Aanmeldpagina openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Festival online promoten
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
2 personen
Techniek reserveren
2 personen
Programma laten drukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek printen
Filmfiles controleren
2 personen
Techniekplan testen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Catering ophalen
2 personen
Locatiecontrole uitvoeren
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Zaalindeling uitzetten
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Projectiescherm plaatsen
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Geluid aansluiten
2 personen
Filmfiles klaarzetten
2 personen
Techniek volledig testen
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Naambadges klaarleggen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Routebordjes ophangen
2 personen
Presentatieruimte klaarmaken
2 personen
Vrijwilligers briefen
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste film starten
2 personen
Filmzaal begeleiden
2 personen
Pauzedranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publieksgesprek begeleiden
2 personen
Tweede film starten
2 personen
Dinerbuffet openen
4 personen
Diner serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
Derde film starten
2 personen
Publieksvragen verzamelen
2 personen
Filmgesprek modereren
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afsluitend woord verzorgen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Eerste afvalronde uitvoeren
2 personen

Nazorg

Buffet afbreken
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Projectiescherm afbreken
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Afval scheiden
3 personen
Zaal vegen en dweilen
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen inpakken
4 personen
Locatie opleveren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Declaraties verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Receptietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Gesprekstafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 10

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopsaantal 3
Mediaspelersaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
HDMI-kabelsaantal 5
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Reservebatterijenaantal 12
Koptelefoonsaantal 6
USB-sticksaantal 4
Presentatieklikkersaantal 2

Servies

Herbruikbare glazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 120
Theeglazenaantal 80
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 8
Inductieplatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Voedselcontainersaantal 12

Decoratie

Programmafoldersaantal 200
Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Pennenaantal 30
Routebordjesaantal 12
Plakbandaantal 8
Touwaantal 2
Posterpanelenaantal 6

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Sfeerlampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilmoppenaantal 3
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg filmrechten vast voordat je het programma publiceert. Controleer per documentaire ook de definitieve filmfile, speelduur, ondertiteling en het juiste afspeelformaat.
Plan per filmblok niet alleen de filmduur, maar ook tijd voor zaalwissel en gesprek. Reserveer voor een gesprek met gastspreker minimaal 30 minuten en houd daarna 10 tot 15 minuten over voor vragen.
Test de volledige techniek uiterlijk één week vooraf met de echte laptop, mediaspeler, projector, HDMI-kabels, luidsprekers en microfoons. Neem reservebatterijen, USB-sticks en een tweede afspeelmogelijkheid mee.
Verzamel dieetwensen uiterlijk zeven dagen voor het festival, zodat de catering het aantal maaltijden en alternatieven kan verwerken. Zet koffie, thee en water apart van de entree om opstopping bij binnenkomst te voorkomen.
Maak per vrijwilligersdienst een korte taakverdeling en print het draaiboek minstens één dag vooraf. Controleer op de festivaldag vóór de eerste bezoeker de zaalindeling, naambadges, programma’s, techniek en bewegwijzering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een documentairefestival organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. In de eerste 2 weken regel je locatie en filmrechten; daarna volgen programma, sprekers, promotie, aanmeldingen en techniek.
Wanneer moet ik filmrechten voor een documentairefestival regelen?: Regel de rechten voordat je het programma en de uitnodigingen definitief maakt, idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Vraag schriftelijk na welke vertoningsvorm, datum en zaalcapaciteit zijn toegestaan.
Wanneer test je de techniek voor een documentairefestival?: Doe een volledige test uiterlijk 7 dagen vooraf en herhaal een korte controle op de festivaldag, minimaal 2 uur voor de start. Test beeld, geluid, ondertiteling, microfoons en alle aansluitingen met de echte bestanden.
Hoeveel tijd plan je tussen films op een documentairefestival?: Plan naast de filmduur minimaal 15 minuten voor uitloop, zaalwissel of vragen. Bij een gesprek met een gastspreker reserveer je meestal 30 tot 45 minuten en plan je daarna nog 10 minuten buffer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.