Checklist para organizar un festival de documentales

Organizar un festival de documentales exige coordinar derechos de proyección, programa, invitados, público y equipo técnico en un orden concreto. Empieza por reservar el lugar y cerrar los permisos antes de anunciar las películas. Después abre las inscripciones, confirma moderadores y ponentes, y prepara la logística de recepción, catering y voluntariado. Esta checklist te ayuda a llegar a la última semana con los archivos de vídeo probados, el programa impreso y cada responsabilidad asignada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Gestionar derechos de proyección
2 personas
Organizar el programa de cine
3 personas
Planificar la duración de la película y los descansos
2 personas
Concretar a los moderadores
2 personas
Invitar a ponentes invitados
2 personas
Abrir la página de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Promocionar el festival online
2 personas
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
2 personas
Reservar técnica
2 personas
Imprimir el programa
Preparar acreditaciones
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Comprobar los archivos de vídeo
2 personas
Probar el plan técnico
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger el catering
2 personas
Realizar una inspección del lugar
2 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Marcar la distribución de la sala
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar la pantalla de proyección
2 personas
Conectar el proyector
2 personas
Conectar el sonido
2 personas
Preparar los archivos de la película
2 personas
Probar toda la técnica
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Preparar los programas
2 personas
Colocar las acreditaciones
Montar el bufé de catering
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colocar los carteles de ruta
2 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Informar a los voluntarios
3 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Marcar las inscripciones
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Repartir programas
2 personas
Dar el discurso de apertura
Empezar la primera película
2 personas
Coordinar la sala de cine
2 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar el debate con el público
2 personas
Empezar la segunda película
2 personas
Abrir el bufé de la cena
4 personas
Servir la cena
5 personas
Entregar comidas especiales
2 personas
Iniciar la tercera película
2 personas
Recoger preguntas del público
2 personas
Moderador del debate sobre la película
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Pronunciar las palabras de cierre
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Recoger objetos perdidos
Realizar la primera ronda de basura
2 personas

Seguimiento

Desmontar el bufé
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Apagar la técnica
2 personas
Desmontar la pantalla de proyección
2 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Separar residuos
3 personas
Barr er y fregar el suelo del salón
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Empaquetar materiales
4 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Recoger los gastos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesas de recepcióncant. 2
Mesas de buffetcant. 6
Mesas de conversacióncant. 4
Mantelescant. 10

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátilescant. 3
Reproductores multimediacant. 2
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cables HDMIcant. 5
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Baterías de repuestocant. 12
Auricularescant. 6
Memorias USBcant. 4
Pulsadores de presentacióncant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 120
Vasos de técant. 80
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Placas de induccióncant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 6
Contenedores de alimentoscant. 12

Decoración

Folletos del programacant. 200
Credencialescant. 120
Portabadgescant. 120
Bolígrafoscant. 30
Carteles de rutacant. 12
Cinta adhesivacant. 8
Cuerdacant. 2
Paneles para cartelescant. 6

Iluminación

Focos LED de obracant. 6
Luces decorativascant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra los derechos de proyección antes de publicar el programa. Deja al menos 4 semanas para resolver autorizaciones, recibir archivos definitivos y corregir cambios en los títulos o los horarios.
Haz una prueba técnica completa entre 7 y 10 días antes. Reproduce cada archivo desde el portátil o reproductor previsto y comprueba proyector, pantalla, altavoces, mesa de mezclas, micrófonos y cables de repuesto.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas 5 días antes de pedir el catering. Así puedes calcular las raciones y preparar la recepción sin improvisar mesas, acreditaciones, vasos o cubiertos.
Asigna voluntarios y entrega el plan de trabajo como mínimo 3 días antes. Incluye quién recibe al público, acompaña a los ponentes, controla cada sala y responde ante un fallo técnico.
Haz una inspección final del lugar el día anterior. Marca la distribución de sillas, recepción, buffet y mesas de conversación, y confirma que hay tomas de corriente, alargadores, regletas y espacio para trasladar los materiales.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de documentales?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varias películas, ponentes e inscripciones. Reserva primero el lugar y gestiona los derechos; deja las pruebas técnicas y la distribución de la sala para la última semana.
¿Cuándo debo cerrar el programa de un festival de documentales?: Procura cerrarlo 4 semanas antes de la primera proyección. Necesitas tiempo para confirmar derechos, moderadores y ponentes, abrir o actualizar las inscripciones, imprimir el programa y promocionar los horarios.
¿Cuándo se prueban los vídeos y el equipo de proyección?: Comprueba todos los archivos y realiza una prueba técnica completa entre 7 y 10 días antes. Repite una comprobación rápida el día anterior, con el proyector, la pantalla, el sonido, los micrófonos y las conexiones que se usarán.
¿Cuándo hay que pedir el catering para un festival de documentales?: Pídelo 5 días antes, cuando ya tengas las inscripciones y las preferencias dietéticas actualizadas. Recógelo según el horario acordado y deja preparadas las mesas de buffet, las tazas, los vasos, los platos y los cubiertos antes de abrir la recepción.

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