Dokumentarfilmfestival organisieren: die Checkliste

Ein Dokumentarfilmfestival steht und fällt mit drei Dingen: geklärten Filmrechten, einem getesteten Technikablauf und einem Programm, das ohne unnötige Leerzeiten funktioniert. Plane zuerst Ort, Filme und Moderation, danach Anmeldung, Bewerbung und Catering. In der letzten Woche prüfst du jede Filmdatei, druckst Programm und Ablaufplan und teilst die Freiwilligen ein. Am Veranstaltungstag bleiben Empfang, Pausenverpflegung und ein Technikcheck vor dem ersten Einlass.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Location reservieren
Filmrechte sichern
2 Personen
Filmprogramm zusammenstellen
3 Personen
Filmlaufzeit und Pausen planen
2 Personen
Moderatoren festlegen
2 Personen
Gastredner einladen
2 Personen
Anmeldeseite öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Festival online bewerben
2 Personen
Poster verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering bestellen
2 Personen
Technik reservieren
2 Personen
Programm drucken lassen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Ablaufplan ausdrucken
Filmdateien prüfen
2 Personen
Technikplan testen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Catering abholen
2 Personen
Standortkontrolle durchführen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
Projektor anschließen
2 Personen
Ton anschließen
2 Personen
Filmdateien bereitlegen
2 Personen
Technik vollständig testen
2 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Programme bereitlegen
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Wegweiser aufhängen
2 Personen
Präsentationsraum vorbereiten
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Anmeldungen abhaken
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Ersten Film starten
2 Personen
Filmraum betreuen
2 Personen
Pausengetränke servieren
4 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Publikumsgespräch begleiten
2 Personen
Zweiten Film starten
2 Personen
Abendbuffet eröffnen
4 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Dritten Film starten
2 Personen
Publikumsfragen sammeln
2 Personen
Filmgespräch moderieren
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Abschlusswort halten
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Fundsachen sammeln
Erste Müllrunde durchführen
2 Personen

Nachbereitung

Buffet abbauen
4 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Technik ausschalten
2 Personen
Projektionsleinwand abbauen
2 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Saal fegen und wischen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Materialien einpacken
4 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
Abrechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
EmpfangstischeAnz. 2
BuffetischeAnz. 6
GesprächstischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 10

Ausstattung

ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopsAnz. 3
MedienplayerAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
HDMI-KabelAnz. 5
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 12
KopfhörerAnz. 6
USB-SticksAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 120
TeegläserAnz. 80
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
InduktionsplattenAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 6
LebensmittelbehälterAnz. 12

Dekoration

ProgrammhefteAnz. 200
NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
StifteAnz. 30
WegweiserAnz. 12
KlebebandAnz. 8
SeilAnz. 2
Poster-PaneeleAnz. 6

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
StimmungsleuchtenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischmoppsAnz. 3
EimerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Sichere die Filmrechte, bevor du das Programm veröffentlichst. Plane für jeden Film außerdem Laufzeit, Pause und einen kurzen Puffer ein, damit sich Verspätungen nicht durch den ganzen Tag ziehen.
Teste Projektor, Leinwand, Laptop, Medienplayer, Mischpult und Lautsprecher mindestens 7 Tage vorher mit den tatsächlichen Filmdateien. Prüfe dabei Bildformat, Ton, Untertitel und jedes HDMI-Kabel.
Schließe die Anmeldung spätestens 3 Tage vor dem Festival ab, damit Ernährungswünsche noch ins Catering einfließen. Plane Empfangstische, Namensschilder und eine Liste für Nachmeldungen getrennt voneinander.
Teile Freiwillige in mindestens drei Rollen ein: Empfang, Saal und Technik beziehungsweise Umbau. Gib jeder Person vor dem Einlass den Ablaufplan und eine konkrete Übergabezeit.
Kontrolliere den Veranstaltungsort am Vortag und bringe Technik, Ausdrucke und Verbrauchsmaterialien gesammelt dorthin. Lege Ersatzbatterien, USB-Sticks und Verlängerungskabel nicht erst während des ersten Films bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Dokumentarfilmfestival organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Location, den Filmrechten und der Programmauswahl. Spätestens 4 Wochen vor dem Termin sollten Anmeldung und Bewerbung laufen.
Wann müssen die Filmrechte geklärt sein?: Die Rechte sollten vor der Veröffentlichung des Programms schriftlich geklärt sein, idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Festival. So bleibt Zeit, einen Film bei Problemen rechtzeitig zu ersetzen.
Wie viele Techniktests braucht ein Dokumentarfilmfestival?: Plane zwei Tests ein: einen vollständigen Test mindestens 7 Tage vorher und eine kurze Standortkontrolle am Vortag. Spiele beim ersten Test alle Filmdateien mit Ton und Untertiteln ab.
Wann sollte man das Catering bestellen?: Bestelle das Catering etwa 7 bis 10 Tage vorher und übermittle die erfassten Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor dem Termin. Abholung oder Lieferung sollte am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten vor dem Einlass geklärt sein.

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