Organiser un festival du documentaire sans rien oublier

Un festival du documentaire repose sur une programmation solide, mais aussi sur une organisation technique et d’accueil très précise. Il faut réserver le lieu, obtenir les droits de diffusion et verrouiller les fichiers vidéo avant d’ouvrir les inscriptions. Cette checklist suit l’ordre utile : programme, intervenants, promotion, repas, matériel, bénévoles et contrôle final. Elle vous aide à repérer les éléments souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, les pauses ou les tests de projection.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Obtenir les droits de diffusion du film
2 personnes
Composer le programme de films
3 personnes
Planifier la durée du film et les pauses
2 personnes
Fixer les animateurs
2 personnes
Inviter les intervenants
2 personnes
Ouvrir la page d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Promouvoir le festival en ligne
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
2 personnes
Réserver la technique
2 personnes
Faire imprimer le programme
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Vérifier les fichiers vidéo
2 personnes
Tester le plan technique
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le catering
2 personnes
Effectuer le contrôle du site
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer l’écran de projection
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Brancher le son
2 personnes
Préparer les fichiers du film
2 personnes
Tester entièrement la technique
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
Préparer l’espace de présentation
2 personnes
Briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Cocher les inscriptions
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Lancer le premier film
2 personnes
Accompagner à la salle de projection
2 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer l’échange avec le public
2 personnes
Lancer le deuxième film
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Servir les repas adaptés
2 personnes
Lancer le troisième film
2 personnes
Recueillir les questions du public
2 personnes
Animer la discussion sur le film
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Préparer le mot de clôture
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Rassembler les objets perdus
Effectuer le premier tour des déchets
2 personnes

Suivi

Démonter le buffet
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Démonter l’écran de projection
2 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Balayer et laver la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Emballer le matériel
4 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Collecter les notes de frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables de réceptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Tables de discussionqté 4
Nappesqté 10

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Lecteurs multimédiasqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Câbles HDMIqté 5
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Piles de rechangeqté 12
Casques audioqté 6
Clés USBqté 4
Cliques de présentationqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 80
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Plaques à inductionqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Conteneurs alimentairesqté 12

Décoration

Brochures du programmeqté 200
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Stylosqté 30
Panneaux d’orientationqté 12
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 2
Panneaux d’affichageqté 6

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Obtenez les droits de diffusion avant de publier le programme. Demandez une confirmation écrite pour chaque film et gardez les fichiers vidéo définitifs au même endroit.
Prévoyez la durée réelle de chaque séance : ajoutez les introductions, les échanges et les pauses au minutage du film avant d’annoncer les horaires.
Fermez les inscriptions au moins 5 à 7 jours avant le festival si vous servez un catering. Vous aurez le temps de recueillir les régimes alimentaires et d’ajuster la commande.
Testez chaque fichier vidéo sur le projecteur, l’ordinateur et le lecteur multimédia prévus au moins 24 heures avant l’ouverture. Vérifiez aussi les câbles HDMI, les rallonges, les multiprises et les piles de rechange.
Répartissez les bénévoles par créneau et par poste, puis imprimez le déroulé le jour précédent. Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour la salle et une pour la technique pendant chaque séance.

Questions fréquentes

Quand réserver une salle pour un festival du documentaire ?: Réservez la salle dès que les dates sont fixées, idéalement 3 à 6 mois avant le festival. Vérifiez la capacité, l’obscurcissement, les prises électriques, l’accès du matériel et les horaires d’installation.
Combien de temps prévoir entre deux films ?: Prévoyez au moins 20 à 30 minutes entre deux projections pour la sortie du public, l’accueil suivant et les éventuels échanges. Ajoutez davantage de temps si vous changez la configuration de la salle ou les fichiers techniques.
Quand ouvrir les inscriptions à un festival du documentaire ?: Ouvrez les inscriptions lorsque le lieu, les horaires principaux et le programme sont confirmés, généralement 4 à 8 semaines avant l’événement. Fixez une date de clôture 5 à 7 jours avant le catering.
Quand tester le matériel de projection ?: Effectuez un premier test complet au moins 24 heures avant l’ouverture et un contrôle rapide sur place le jour même. Testez chaque film, le son, les microphones, la table de mixage et les connexions de secours.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.