Wat heb je nodig voor een documentairefestival?

Voor een documentairefestival heb je meer nodig dan films en stoelen. Je regelt tegelijk projectie, geluid, ontvangst, catering en materiaal voor gesprekken met gasten. Op deze boodschappenlijst staan onder meer een projector, scherm, mediaspelers, microfoons, kabels, servies en koffievoorzieningen. Controleer alle filmfiles vooraf en leg reservebatterijen, USB-sticks en extra kabels apart voordat de opbouw begint.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Receptietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Gesprekstafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 10

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopsaantal 3
Mediaspelersaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
HDMI-kabelsaantal 5
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Reservebatterijenaantal 12
Koptelefoonsaantal 6
USB-sticksaantal 4
Presentatieklikkersaantal 2

Servies

Herbruikbare glazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 120
Theeglazenaantal 80
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 8
Inductieplatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Voedselcontainersaantal 12

Decoratie

Programmafoldersaantal 200
Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Pennenaantal 30
Routebordjesaantal 12
Plakbandaantal 8
Touwaantal 2
Posterpanelenaantal 6

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Sfeerlampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilmoppenaantal 3
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 3 dozen
- Groene thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 3 kilogram
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 20 stuks
- Mineraalwater plat - 60 flessen
- Mineraalwater bruisend - 40 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Appelsap - 8 liter
- Gemberbier - 6 flessen
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Hummus - 3 kilogram
- Groentesticks - 8 kilogram
- Olijven - 3 kilogram
- Gemengde noten - 3 kilogram
- Zoute crackers - 10 pakken
- Volkoren crackers - 8 pakken
- Stokbroden - 20 stuks
- Miniwraps - 240 stuks
- Roomkaas - 3 kilogram
- Hummus naturel - 3 kilogram
- Pesto - 2 kilogram
- Jonge kaas - 4 kilogram
- Geitenkaas - 2 kilogram
- Vegetarische spread - 3 kilogram
- Gerookte zalm - 2 kilogram
- Komkommers - 20 stuks
- Tomaten - 5 kilogram
- Rucola - 1,5 kilogram
- Paprika's - 3 kilogram
- Rode uien - 1 kilogram
- Gemengde sla - 5 kilogram
- Wortels - 4 kilogram
- Kikkererwten - 4 kilogram
- Linzen - 3 kilogram
- Quinoa - 3 kilogram
- Rijst - 5 kilogram
- Pasta - 5 kilogram
- Tomatensaus - 6 liter
- Groentebouillon - 2 dozen
- Olijfolie - 2 liter
- Balsamicoazijn - 1 liter
- Mayonaise - 2 liter
- Ketchup - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Zout - 1 kilogram
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Knoflook - 10 bollen
- Appels - 12 kilogram
- Bananen - 8 kilogram
- Druiven - 6 kilogram
- Sinaasappels - 8 kilogram
- Aardbeien - 4 kilogram
- Brownies - 180 stuks
- Mini-muffins - 180 stuks
- Yoghurt - 6 kilogram
- Granola - 3 kilogram
- Kruidenboter - 2 kilogram
- Servetten - 500 stuks
- Papieren handdoeken - 12 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 60 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Toiletreiniger - 3 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Rubberen handschoenen - 8 paar
- Aluminiumfolie - 3 rollen
- Vershoudfolie - 3 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- IJsblokjes - 20 kilogram

Tips

Neem per projector minimaal één passende HDMI-kabel, een verlengkabel en een stekkerdoos mee. Leg ook een reservekabel klaar; juist die ontbreekt vaak bij de eerste technische test.
Plan voor elke zaal een laptop of mediaspeler waarop de filmfiles vooraf zijn gecontroleerd. Zet de bestanden daarnaast op USB-sticks, zodat je niet afhankelijk bent van één apparaat.
Gebruik draadloze microfoons voor gesprekken en leg reservebatterijen klaar. Test vóór de eerste vertoning ook de luidsprekers, het mengpaneel en de microfoonstatieven met een volledige proefopstelling.
Tel het servies op basis van het verwachte aantal bezoekers en één extra ronde voor sprekers en vrijwilligers. Voor koffie en thee heb je naast kopjes en glazen ook koffiezetapparaten, waterkokers, opscheplepels en serveerschalen nodig.
Leg programma's, naambadges en het draaiboek vóór vertrek bij elkaar in één tas of krat. Neem voor presentaties een presentatieklikker mee en bewaar een tweede exemplaar van het programma op locatie.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor de techniek van een documentairefestival?: Reken per vertoningszaal op een projector, projectiescherm, laptop of mediaspeler, luidsprekers en passende HDMI-kabels. Neem daarnaast minimaal één verlengkabel, één stekkerdoos en reservebatterijen mee.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een documentairefestival?: Voor een gesprek met één gespreksleider en maximaal twee gasten zijn drie draadloze microfoons praktisch. Plan per microfoon een microfoonstatief of een vaste plek en test het geluid uiterlijk tijdens de technische controle.
Hoeveel servies moet ik meenemen naar een documentairefestival?: Neem voor iedere verwachte bezoeker één glas, één kopje of theeglas, één bord en één bestekset mee, plus ongeveer 10 procent extra. Bij 80 bezoekers betekent dat 88 exemplaren per onderdeel.
Wanneer moet ik de filmfiles en techniek testen?: Controleer alle filmfiles minimaal 48 uur vóór het festival op het apparaat waarmee je ze vertoont. Test de volledige techniek opnieuw op locatie vóór de eerste inloop, inclusief beeld, geluid, kabels en ondertiteling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.