Qué necesitas para organizar un festival de documentales

Para un festival de documentales necesitas comprar y llevar mucho más que un proyector. La lista combina equipo de proyección y sonido, cables de repuesto, materiales de recepción y vajilla para el catering. Conviene revisar todo antes de transportar las cosas al lugar, especialmente los archivos de vídeo, las conexiones y las baterías. Usa esta lista junto con el programa y el plan técnico para saber qué debe estar disponible en cada sesión.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesas de recepcióncant. 2
Mesas de buffetcant. 6
Mesas de conversacióncant. 4
Mantelescant. 10

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátilescant. 3
Reproductores multimediacant. 2
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cables HDMIcant. 5
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Baterías de repuestocant. 12
Auricularescant. 6
Memorias USBcant. 4
Pulsadores de presentacióncant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 120
Vasos de técant. 80
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Placas de induccióncant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 6
Contenedores de alimentoscant. 12

Decoración

Folletos del programacant. 200
Credencialescant. 120
Portabadgescant. 120
Bolígrafoscant. 30
Carteles de rutacant. 12
Cinta adhesivacant. 8
Cuerdacant. 2
Paneles para cartelescant. 6

Iluminación

Focos LED de obracant. 6
Luces decorativascant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras
- Café - 6 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 3 cajas
- Té verde - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 3 kilogramos
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 20 unidades
- Agua mineral sin gas - 60 botellas
- Agua mineral con gas - 40 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Zumo de naranja - 12 litros
- Zumo de manzana - 8 litros
- Ginger beer - 6 botellas
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Nachos de tortilla - 8 bolsas
- Hummus - 3 kilogramos
- Palitos de verduras - 8 kilogram
- Aceitunas - 3 kilogramos
- Frutos secos mixtos - 3 kilogramos
- Crackers salados - 10 paquetes
- Crackers integrales - 8 paquetes
- Barras de pan - 20 unidades
- Miniwraps - 240 unidades
- Queso crema - 3 kilogramos
- Hummus natural - 3 kilogramo
- Pesto - 2 kilogram
- Queso joven - 4 kilogram
- Queso de cabra - 2 kilogramo
- Crema vegetal - 3 kilogram
- Salmón ahumado - 2 kilogramos
- Pepinos - 20 piezas
- Tomates - 5 kilogramos
- Rúcula - 1,5 kilogramo
- Pimientos - 3 kilogramo
- Cebollas rojas - 1 kilogramo
- Ensalada mixta - 5 kilogramos
- Zanahorias - 4 kilogramo
- Garbanzos - 4 kilogramos
- Lentejas - 3 kilogramos
- Quinoa - 3 kilogramos
- Arroz - 5 kilogramo
- Pasta - 5 kilogram
- Salsa de tomate - 6 litros
- Caldo de verduras - 2 cajas
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Sal - 1 kilogramo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Ajo - 10 cabezas
- Manzanas - 12 kilogramos
- Plátanos - 8 kilogramos
- Uvas - 6 kilogramo
- Naranjas - 8 kilogramos
- Fresas - 4 kilogramo
- Brownies - 180 unidades
- Mini muffins - 180 stuks
- Yogur - 6 kilogramos
- Granola - 3 kilogram
- Mantequilla de hierbas - 2 kilogramo
- Servilletas - 500 unidades
- Toallas de papel - 12 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiador de inodoro - 3 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Guantes de goma - 8 pares
- Papel de aluminio - 3 rollos
- Film transparente - 3 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos

Consejos

Prepara al menos dos cables HDMI y varios cables alargadores de repuesto: una conexión defectuosa puede retrasar toda la primera proyección.
Comprueba cada archivo de vídeo en el portátil, el reproductor multimedia y el proyector que vas a utilizar, como mínimo el día anterior al festival.
Calcula la vajilla según el número de asistentes inscritos y añade un margen del 10 % para vasos, tazas, platos y cubiertos.
Separa el material de recepción del equipo técnico: las mesas de acreditaciones, los programas impresos y las memorias USB deben estar listos antes de abrir las puertas.
Lleva baterías de repuesto, auriculares y un pulsador de presentación al lugar, aunque el programa no incluya una presentación larga; suelen faltar cuando comienza una sesión con ponentes.

Preguntas frecuentes

¿Qué equipo necesito para proyectar documentales?: Necesitas un proyector, una pantalla de proyección, un portátil o reproductor multimedia, cables HDMI, cables alargadores y regletas. Comprueba las conexiones y reproduce cada vídeo completo al menos 24 horas antes.
¿Cuántos vasos y platos necesito para un festival de documentales?: Calcula un vaso por persona por cada ronda de bebidas y añade un 10 % de margen. Para el catering, prepara al menos un plato y un juego de cubiertos por asistente, más un pequeño excedente para reposiciones.
¿Cuándo debo probar el sonido y la proyección?: Haz una prueba técnica completa como mínimo el día anterior y repítela al llegar al lugar. Incluye los altavoces, la mesa de mezclas, los micrófonos inalámbricos, los cables y todos los archivos de vídeo.
¿Qué debo llevar para la recepción de los asistentes?: Prepara una mesa de recepción, acreditaciones, programas impresos y memorias USB si vas a entregar material digital. Deja la zona montada al menos 60 minutos antes de la primera proyección para resolver inscripciones pendientes.

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