Was du für ein Dokumentarfilmfestival brauchst

Für ein Dokumentarfilmfestival brauchst du mehr als Projektor und Leinwand. Neben der Vorführtechnik müssen Empfang, Pausen, Catering und Gespräche funktionieren. Plane Gläser, Tassen und Teller für die erwartete Gästezahl plus etwa 10 Prozent Reserve ein. Prüfe außerdem jedes Kabel, die Filmdateien und Ersatzbatterien spätestens am Vortag, damit ein fehlendes Kleinteil nicht den Ablauf verzögert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
EmpfangstischeAnz. 2
BuffetischeAnz. 6
GesprächstischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 10

Ausstattung

ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopsAnz. 3
MedienplayerAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
HDMI-KabelAnz. 5
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 12
KopfhörerAnz. 6
USB-SticksAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 120
TeegläserAnz. 80
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
InduktionsplattenAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 6
LebensmittelbehälterAnz. 12

Dekoration

ProgrammhefteAnz. 200
NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
StifteAnz. 30
WegweiserAnz. 12
KlebebandAnz. 8
SeilAnz. 2
Poster-PaneeleAnz. 6

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
StimmungsleuchtenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischmoppsAnz. 3
EimerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 6 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 3 Schachteln
- Grüner Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zucker - 3 Kilogramm
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 20 Stück
- Stilles Mineralwasser - 60 Flaschen
- Sprudelwasser - 40 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Orangensaft - 12 Liter
- Apfelsaft - 8 Liter
- Ingwerbier - 6 Flaschen
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Hummus - 3 Kilogramm
- Gemüsesticks - 8 Kilogramm
- Oliven - 3 Kilogramm
- Gemischte Nüsse - 3 Kilogramm
- Salzige Cracker - 10 Packungen
- Vollkorncracker - 8 Packungen
- Baguettes - 20 Stück
- Mini-Wraps - 240 Stück
- Frischkäse - 3 Kilogramm
- Hummus natur - 3 Kilogramm
- Pesto - 2 Kilogramm
- Junger Käse - 4 Kilogramm
- Ziegenkäse - 2 Kilogramm
- Vegetarischer Aufstrich - 3 kilogramm
- Räucherlachs - 2 Kilogramm
- Gurken - 20 Stück
- Tomaten - 5 Kilogramm
- Rucola - 1,5 kilogramm
- Paprika - 3 Kilogramm
- Rote Zwiebeln - 1 Kilogramm
- Gemischter Salat - 5 Kilogramm
- Karotten - 4 Kilogramm
- Kichererbsen - 4 Kilogramm
- Linsen - 3 kilogram
- Quinoa - 3 kilogram
- Reis - 5 Kilogramm
- Pasta - 5 Kilogramm
- Tomatensauce - 6 Liter
- Gemüsebrühe - 2 Kartons
- Olivenöl - 2 Liter
- Balsamicoessig - 1 Liter
- Mayonnaise - 2 Liter
- Ketchup - 2 Liter
- Senf - 1 Liter
- Salz - 1 Kilogramm
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Knoblauch - 10 Knollen
- Äpfel - 12 Kilogramm
- Bananen - 8 Kilogramm
- Trauben - 6 kilogram
- Orangen - 8 kilogramm
- Erdbeeren - 4 Kilogramm
- Brownies - 180 Stück
- Mini-Muffins - 180 Stück
- Joghurt - 6 Kilogramm
- Granola - 3 Kilogramm
- Kräuterbutter - 2 Kilogramm
- Servietten - 500 Stück
- Papiertücher - 12 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 60 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Toilettenreiniger - 3 Flaschen
- Schwämme - 12 Stück
- Gummihandschuhe - 8 Paar
- Aluminiumfolie - 3 Rollen
- Frischhaltefolie - 3 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Eiswürfel - 20 kilogram

Tipps

Plane pro Gast mindestens ein Trinkglas für den Empfang und ein weiteres für die Pause ein; bei mehreren Pausen brauchst du entsprechend mehr oder musst regelmäßig spülen.
Rechne bei Kaffee und Tee mit etwa einer Tasse pro Person und Runde. Stelle Wasserkocher und Kaffeemaschinen mindestens 30 Minuten vor dem Einlass bereit.
Nimm für jede Vorführstation ein passendes HDMI-Kabel und mindestens ein Verlängerungskabel mit. Ein zusätzliches Kabel als Reserve verhindert, dass ein Defekt den Programmstart verschiebt.
Lege Ersatzbatterien für jedes Funkmikrofon bereit und teste die Mikrofone, Lautsprecher und den Medienplayer vor dem Einlass. Für Moderation und Gastredner solltest du pro Mikrofon einen festen Stellplatz einplanen.
Packe Programmblätter, Namensschilder und USB-Sticks in getrennte, beschriftete Boxen. So bleiben Empfangsmaterialien und Technikzubehör auch beim Aufbau mit mehreren Helfern auffindbar.

Häufige Fragen

Wie viele Gläser brauche ich für ein Dokumentarfilmfestival?: Plane mindestens zwei Gläser pro Gast ein, wenn es Empfang und eine Pause gibt. Kaufe oder leihe zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein, also 110 Gläser für 100 Gäste.
Wie viel Geschirr brauche ich pro Gast beim Filmfestival?: Rechne mit einem Teller und einem Besteckset pro Catering-Ausgabe sowie einer Tasse oder einem Teeglas pro Kaffee- oder Teerunde. Bei zwei Ausgaben solltest du Teller und Besteck für mindestens 2,1 Einsätze pro Gast einplanen.
Welche Technik muss ich für ein Dokumentarfilmfestival mitnehmen?: Du brauchst mindestens Projektor, Leinwand, Laptop oder Medienplayer, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, HDMI- und Verlängerungskabel. Teste alle Geräte und Filmdateien spätestens 24 Stunden vor der ersten Vorführung.
Wann sollte ich die Einkaufsliste für das Filmfestival fertigstellen?: Schließe die Bestellung für Catering und Verbrauchsmaterial mindestens 7 Tage vorher ab. Technik, Kabel, Ersatzbatterien und USB-Sticks solltest du 24 Stunden vor dem Aufbau vollständig prüfen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.