Boodschappenlijst voor een documentaireavond
Voor een documentaireavond heb je meer nodig dan alleen een film en stoelen. Regel drank en servies per bezoeker, maar vergeet ook praktische zaken zoals afvalbakken, naambadges en bewegwijzering niet. Voor de vertoning moeten laptop, beamer, projectiescherm, geluid en kabels op elkaar aansluiten. Test de film inclusief ondertiteling vooraf en houd rekening met dieetwensen. Met deze boodschappenlijst zie je wat je moet kopen, lenen of meenemen voordat de zaal opengaat.
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 55
- Tafelsaantal 6
- Kapstokkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelsaantal 2
- Adapterset
- Speakersaantal 2
- Audiomixer
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Presentatieklikker
- USB-sticksaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 6
Servies
- Drinkglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Schenkbekersaantal 8
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerschalenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 2
- Serveerlepelsaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Naambadgesaantal 60
- Pennenaantal 20
- Informatiebordenaantal 8
Schoonmaak
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Bezem
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweil en emmer
Catering
- Boodschappen
- Koffiebonen - 2 kilo
- Theezakjes - 100 stuks
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doosje
- Spa Blauw - 48 flesjes
- Spa Rood - 24 flesjes
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Appelsap - 4 liter
- Sinaasappelsap - 4 liter
- Citroenen - 8 stuks
- Popcornmais - 2 kilo
- Zonnebloemolie - 1 liter
- Popcornzout - 1 pot
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Tortillachips - 4 zakken
- Salsa - 4 potten
- Gezouten pinda's - 2 zakken
- Gemengde noten - 2 zakken
- Zoute crackers - 6 pakken
- Volkoren crackers - 4 pakken
- Hummus - 6 bakjes
- Roomkaas - 4 bakjes
- Jonge kaas - 1 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 50 stuks
- Mini-komkommers - 3 kilo
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Glutenvrije crackers - 3 pakken
- Vegan koekjes - 4 pakken
- Roomboterkoekjes - 6 pakken
- Servetten - 150 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Handzeep - 4 flacons
Tips
- Reken voor een avond van ongeveer twee uur op 2 drankjes per persoon en houd daarnaast minimaal 250 ml water per bezoeker klaar. Koop koffie en thee voor de ontvangst en het napraten, niet alleen voor tijdens de film.
- Neem per aangemelde bezoeker één drinkglas, één koffiekopje, één bord en één bestekset mee, plus 10% reserve. Voor 40 gasten betekent dat 44 exemplaren van elk serviesonderdeel.
- Controleer minimaal 48 uur vooraf of de laptop de documentaire afspeelt en of de ondertiteling zichtbaar is. Neem een tweede HDMI-kabel, een adapterset, verlengkabels en stekkerdozen mee; juist die kleine aansluitmaterialen ontbreken vaak op locatie.
- Zet per 10 tot 15 bezoekers één afvalbak op een goed bereikbare plek en plaats kapstokken bij de ingang. Leg naambadges en pennen klaar voordat de eerste gasten binnenkomen, zodat registratie niet tijdens de introductie hoeft te gebeuren.
- Neem voor een gesprek na afloop één draadloze microfoon mee voor de gespreksleider en een tweede als reserve. Test speakers, audiomixer en microfoons vóór de zaal opengaat en leg USB-sticks klaar met de presentatie en een reservekopie.
Veelgestelde vragen
- Wat heb ik nodig voor een documentaireavond met 40 personen?
- Reken op 44 drinkglazen, koffiekopjes, borden en besteksets als je 10% reserve wilt. Voor de vertoning heb je minimaal een laptop, beamer, projectiescherm, speakers, HDMI-kabel en adapterset nodig. Voeg twee microfoons toe als er na afloop een gesprek plaatsvindt.
- Hoeveel drank moet ik kopen voor een documentaireavond?
- Voor een programma van ongeveer twee uur kun je rekenen op 2 drankjes per persoon, plus minimaal 250 ml water per persoon. Voor 40 bezoekers zijn dat ongeveer 80 drankjes en 10 liter water. Stem koffie, thee en andere keuzes af op de verzamelde dieetwensen.
- Wanneer moet ik de film en apparatuur testen?
- Test de film, ondertiteling en alle aansluitingen uiterlijk 48 uur vóór de documentaireavond. Doe op de dag zelf nog een korte controle met laptop, beamer, speakers en microfoon voordat bezoekers binnenkomen. Bewaar de film of presentatie ook op een USB-stick als reserve.
- Hoeveel servies heb ik nodig voor een documentaireavond?
- Neem per bezoeker één drinkglas, koffiekopje, bord en bestekset mee en voeg 10% reserve toe. Voor 25 bezoekers heb je dus 28 exemplaren per soort nodig. Gebruik serveerschalen, schenkbekers en serveerlepels voor het uitserveren van drank en hapjes.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!