Que faut-il prévoir pour une soirée documentaire ?

Une soirée documentaire demande plus qu’un film et quelques chaises. Il faut sécuriser la projection, le son, les branchements et l’accueil du public, puis prévoir les boissons et le service pour la discussion qui suit. Cette liste rassemble le matériel technique, la vaisselle et les fournitures à acheter ou à emprunter. Compte les participants inscrits avant de fixer les quantités, et garde une marge pour les imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 55
Tablesqté 6
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 2
Kit d’adaptateurs
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Microphones sans filqté 2
Cliqueur de présentation
Clés USBqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 6

Vaisselle

Verres à boireqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Gobelets de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 2
Cuillères de serviceqté 6

Décoration

Nappesqté 6
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 20
Panneaux d'informationqté 8

Nettoyage

Chiffons de nettoyageqté 12
Balai
Balayette et pelleqté 2
Serpillière et seau

Catering

Courses
- Grains de café - 2 kilos
- Sachets de thé - 100 pièces
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Spa Rouge - 24 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 litres
- Jus d'orange - 4 litres
- Citrons - 8 pièces
- Maïs à popcorn - 2 kilo
- Huile de tournesol - 1 litre
- Sel à popcorn - 1 pot
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips tortilla - 4 sacs
- Salsa - 4 pots
- Cacahuètes salées - 2 sacs
- Noix mélangées - 2 sacs
- Crackers salés - 6 paquets
- Crackers complets - 4 paquets
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage jeune - 1 kilo
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 50 pièces
- Mini-concombres - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Crackers sans gluten - 3 paquets
- Biscuits vegan - 4 paquets
- Biscuits au beurre - 6 paquets
- Serviettes - 150 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévois un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, deux câbles HDMI et un kit d’adaptateurs : un seul câble compatible ne suffit pas toujours selon l’ordinateur utilisé.
Pour une salle de plus de 30 personnes, ajoute des haut-parleurs, un mixeur audio et au moins deux microphones sans fil si une présentation ou un échange est prévu.
Compte environ 2 à 3 verres par personne pour la première heure, puis ajuste les gobelets de service, les plateaux et les boissons au nombre d’inscrits.
Prévois une multiprise et une rallonge par zone technique, avec quelques adaptateurs de rechange. Les branchements manquants sont souvent repérés seulement au moment du test.
Achète les badges nominatifs et les stylos au moins 10 % au-delà du nombre d’inscrits. Prépare aussi les programmes et la signalétique avant l’installation de la salle.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une soirée documentaire ?: Prévois 2 à 3 verres par personne pour la première heure, puis environ 1 verre supplémentaire par personne et par heure. Ajoute une marge d’environ 10 % pour les verres cassés ou oubliés.
Quel matériel faut-il pour projeter un documentaire ?: Il faut au minimum un vidéoprojecteur, un écran de projection, un ordinateur portable et deux câbles HDMI. Ajoute un kit d’adaptateurs, des rallonges et des multiprises pour éviter les problèmes de compatibilité et de branchement.
Combien de microphones faut-il pour une discussion après le film ?: Prévois 2 microphones sans fil pour un animateur et un intervenant. Pour une salle de plus de 50 personnes ou plusieurs intervenants, vérifie le nombre de canaux disponibles avec le mixeur audio au moins une semaine avant.
Quand faire les courses pour une soirée documentaire ?: Achète la vaisselle, les fournitures et les boissons non périssables 2 à 3 jours avant. Vérifie le nombre d’inscrits 24 heures avant pour compléter les produits frais et ajuster les quantités.

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