Qué necesitas para organizar una noche de documental

Una noche de documental necesita algo más que una película y una pantalla. Además de gestionar los derechos de exhibición, prepara con tiempo el equipo de proyección, el sonido, el café y el menaje para el debate posterior. Esta lista te ayuda a calcular lo que debes comprar o llevar según el número de asistentes. Comprueba también los subtítulos y prueba toda la conexión técnica antes de abrir las puertas.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 55
Mesascant. 6
Percheroscant. 2
Papeleracant. 4

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cables HDMIcant. 2
Juego de adaptadores
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Clic de presentación
Memorias USBcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 6

Vajilla

Vasoscant. 60
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Jarras de serviciocant. 8
Bandejas de servircant. 8
Bandejas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 2
Cucharones de servircant. 6

Decoración

Mantelescant. 6
Credencialescant. 60
Bolígrafoscant. 20
Paneles informativoscant. 8

Limpieza

Paños de limpiezacant. 12
Escoba
Recogedor y escobacant. 2
Fregona y cubo

Catering

Compras
- Granos de café - 2 kilos
- Bolsitas de té - 100 unidades
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Spa Blauw - 48 botellas
- Spa Rood - 24 botellines
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 litros
- Zumo de naranja - 4 litros
- Limones - 8 unidades
- Maíz para palomitas - 2 kilos
- Aceite de girasol - 1 litro
- Sal para palomitas - 1 tarro
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Nachos - 4 bolsas
- Salsa - 4 tarros
- Cacahuetes salados - 2 bolsas
- Frutos secos mixtos - 2 bolsas
- Crackers salados - 6 paquetes
- Crackers integrales - 4 paquetes
- Hummus - 6 envases
- Queso crema - 4 tarrinas
- Queso joven - 1 kilo
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 50 unidades
- Mini pepinos - 3 kilos
- Tomates cherry - 3 kilos
- Crackers sin gluten - 3 paquetes
- Galletas veganas - 4 paquetes
- Galletas de mantequilla - 6 paquetes
- Servilletas - 150 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Jabón de manos - 4 botellas

Consejos

Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade un 10 % de margen para evitar quedarte corto. Lleva las bebidas en neveras portátiles si no tienes una nevera disponible en el recinto.
Prepara un vaso, una taza, un plato y cubiertos por asistente, más un 10 % adicional. Si habrá café o té después de la proyección, calcula una taza caliente por persona y reserva jarras de servicio para reponer sin interrumpir el coloquio.
No des por hecho que el portátil se conecta al proyector: lleva cables HDMI, un juego de adaptadores, alargadores y regletas compatibles. Haz una prueba completa de la película y los subtítulos al menos 24 horas antes.
Para una presentación o debate, prepara al menos un micrófono inalámbrico para el moderador y otro para las preguntas del público. Comprueba las pilas y el sonido antes de colocar las sillas, porque después será más difícil acceder a los cables.
Imprime las acreditaciones, el programa y la señalización con margen de 1 día, y lleva bolígrafos de repuesto. Reserva un espacio visible para las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones y separa la comida antes de servirla.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta bebida necesito para una noche de documental?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade aproximadamente un 10 % de margen. Si el encuentro incluye debate o café posterior, suma una bebida caliente por asistente.
¿Qué equipo técnico necesito para proyectar un documental?: Como mínimo, prepara un proyector, una pantalla, un portátil y los cables HDMI adecuados. Lleva también adaptadores, alargadores y regletas, y prueba la película completa con subtítulos al menos 24 horas antes.
¿Cuánto menaje debo comprar para los asistentes?: Calcula un vaso, una taza, un plato y cubiertos por persona, más un 10 % adicional. Para un grupo de 40 personas, por ejemplo, prepara 44 unidades de cada pieza que se vaya a utilizar.
¿Cuándo debo preparar las acreditaciones y la señalización?: Imprime las acreditaciones, los programas y las indicaciones como mínimo 1 día antes. Lleva además bolígrafos y algunas copias extra para inscripciones de última hora.

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