Zo organiseer je een Diwaliviering zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie, verwachte bezoekers en het beschikbare budget. Leg daarna vergunningen, leveranciers, reserveringen en het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel dieetwensen en verdeel vrijwilligers over ontvangst, eten, muziek, rituelen en veiligheid. Plan de voorbereiding in twee rondes: eerst decoratie en houdbare boodschappen, daarna verse ingrediënten, diya’s, rangoli en de opbouw op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen en regels controleren
3
Budget en bezoekersaantal vastleggen
2 personen
4
Leveranciers en reserveringen vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
2 personen
9
Programma en rituelen vastleggen
3 personen
10
Vrijwilligers voor taken indelen
2 personen
11
Muziek en presentaties verzamelen
2 personen
12
Veiligheidsplan voor kaarsen maken
2 personen
13
Route en parkeerinformatie delen
14
Bezoekerslijst en dieetlijst afronden
2 personen
15
Decoratie en materialen controleren
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Verse boodschappen bestellen
18
Droge boodschappen kopen
2 personen
19
Diya’s en kaarsen testen
2 personen
20
Muziekapparatuur testen
2 personen
21
Rangoli-ontwerp voorbereiden
2 personen
22
Groenten wassen en snijden
3 personen
23
Desserts portioneren
3 personen
24
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Ruimtes ventileren
2 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
28
Tafelkleden en buffet indelen
3 personen
29
Rangoli bij de entree maken
3 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Lichtjes en lampionnen plaatsen
3 personen
32
Puja- en diya-tafel inrichten
2 personen
33
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
34
Buffet en drankstation inrichten
4 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Hapjes en gerechten afwerken
4 personen
37
Allergenen duidelijk markeren
2 personen

Event

38
Welkomsttafel bemannen
2 personen
39
Gasten ontvangen
3 personen
40
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
41
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
42
Rangoli-activiteit begeleiden
2 personen
43
Muziekprogramma starten
44
Chai en snacks serveren
4 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Puja en diya’s toelichten
2 personen
47
Puja begeleiden
3 personen
48
Diya’s veilig aansteken
4 personen
49
Fotomoment begeleiden
2 personen
50
Buffet openen
2 personen
51
Gerechten serveren
5 personen
52
Buffet netjes houden
2 personen
53
Servies inzamelen
3 personen
54
Culturele optredens begeleiden
2 personen
55
Desserts en thee serveren
4 personen
56
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen
57
Kaarsen en diya’s doven
4 personen
58
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

59
Eten gekoeld opbergen
3 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
62
Decoratie verwijderen
3 personen
63
Servies afwassen
4 personen
64
Keuken schoonmaken
3 personen
65
Vloeren en toiletten schoonmaken
3 personen
66
Resterend voedsel afvoeren
2 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Afval en glas wegbrengen
2 personen
70
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Welkomsttafel
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 14
Stoelhoezenaantal 80

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Soepkommenaantal 80
Glazenaantal 120
Theeglazenaantal 80
Kopjes en schotelsaantal 60
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbakkenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Decoratie

Rangolipoederaantal 8
Kunstbloemenaantal 12
Bloemenslingersaantal 10
Diya-houdersaantal 80
Tafeldecoratieaantal 12
Diwali-spandoekenaantal 4
Papieren lampionnenaantal 12
Decoratieve doekenaantal 8
Puja-doek

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Bewaarbakkenaantal 20
Ovenwantenaantal 4

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 8
Led-lantaarnsaantal 8
Batterijenaantal 24
Brandblussersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de rituelen uiterlijk twee weken vooraf vast. Zo weet je hoeveel tijd je reserveert voor de puja, muziek, presentaties en het gezamenlijke eten.
Verstuur uitnodigingen minstens drie weken vooraf en vraag om aanmelding en dieetwensen. Rond bezoekerslijst en dieetlijst vijf dagen voor de viering af, zodat je porties en servies kunt tellen.
Plan kaars- en diya-veiligheid vóór je decoratie koopt. Test alle diya’s enkele dagen vooraf en wijs op de avond zelf één vrijwilliger aan die alleen toezicht houdt op vlammen en houders.
Bestel verse boodschappen niet tegelijk met de droge voorraad. Was en snijd groenten pas kort voor de viering, portioneer desserts vooraf en zet serveerbakken en opscheplepels per gerecht klaar.
Test muziekapparatuur en microfoon minimaal één dag vooraf. Controleer bij de locatie-opening ook tafels, stoelen, buffet- en welkomsttafel, zodat ontvangst en doorstroming niet op het laatste moment moeten worden aangepast.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Diwaliviering organiseren?: Start idealiter vier tot zes weken vooraf met datum, locatie, budget en bezoekersaantal. Verstuur de uitnodigingen ongeveer drie weken voor de viering en sluit de aanmeldingen vijf dagen vooraf.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een Diwaliviering?: Verstuur uitnodigingen drie tot vier weken vooraf. Vraag meteen om aanmelding en dieetwensen, zodat je uiterlijk vijf dagen voor het evenement de bezoekers- en dieetlijst kunt afronden.
Wanneer moet je diya’s en kaarsen testen?: Test diya’s, diya-houders en kaarsen enkele dagen vooraf, bij voorkeur twee tot drie dagen voor de viering. Controleer dan ook waar ze veilig kunnen staan en wie tijdens het programma toezicht houdt.
Hoeveel tijd heb je nodig om een Diwaliviering op te bouwen?: Reserveer minimaal drie uur voor de opbouw op locatie. Begin met tafels en decoratieve doeken, richt daarna de welkomst- en buffettafel in en test vóór ontvangst de muziek, microfoon en verlichting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.