Comment organiser une célébration de Diwali

Une célébration de Diwali réussie se prépare dans un ordre précis : confirmer le lieu, fixer le budget et le nombre de visiteurs, puis lancer les invitations. Prévoyez ensuite le programme, les rituels, le repas et la répartition des bénévoles. Les derniers jours servent surtout à confirmer les régimes alimentaires, tester les diya et le matériel audio, et préparer la salle. Ce plan vous aide à ne pas laisser la sécurité des bougies, les produits frais ou l’accueil au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les permis et les règles
3
Fixer le budget et le nombre de visiteurs
2 personnes
4
Finaliser les fournisseurs et les réservations
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
9
Définir le programme et les rituels
3 personnes
10
Répartir les volontaires pour les tâches
2 personnes
11
Rassembler la musique et les présentations
2 personnes
12
Créer un plan de sécurité pour les bougies
2 personnes
13
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
14
Finaliser la liste des visiteurs et la liste des régimes alimentaires
2 personnes
15
Vérifier la décoration et le matériel
2 personnes
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Commander des produits frais
18
Acheter les denrées sèches
2 personnes
19
Tester les diya et les bougies
2 personnes
20
Tester le matériel de musique
2 personnes
21
Préparer le motif de rangoli
2 personnes
22
Laver et couper les légumes
3 personnes
23
Portionner les desserts
3 personnes
24
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Aérer les espaces
2 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Installer les nappes et le buffet
3 personnes
29
Créer un rangoli à l’entrée
3 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Installer les guirlandes lumineuses et les lanternes
3 personnes
32
Installer la table de puja et de diya
2 personnes
33
Raccorder la sonorisation
2 personnes
34
Installer le buffet et le point boissons
4 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Finaliser les amuse-bouches et les plats
4 personnes
37
Indiquer clairement les allergènes
2 personnes

Événement

38
Tenir la table d’accueil
2 personnes
39
Accueillir les invités
3 personnes
40
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
41
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
42
Animer l’activité rangoli
2 personnes
43
Lancer le programme musical
44
Servir le chai et les snacks
4 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Expliquer le puja et les diyas
2 personnes
47
Animer la puja
3 personnes
48
Allumer les diya en toute sécurité
4 personnes
49
Animer le moment photo
2 personnes
50
Ouvrir le buffet
2 personnes
51
Servir les plats
5 personnes
52
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
53
Collecter la vaisselle
3 personnes
54
Accompagner les spectacles culturels
2 personnes
55
Servir les desserts et le thé
4 personnes
56
Organiser les adieux et les remerciements
2 personnes
57
Éteindre les bougies et les diyas
4 personnes
58
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes

Suivi

59
Stocker les aliments au frais
3 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
62
Retirer la décoration
3 personnes
63
Faire la vaisselle
4 personnes
64
Nettoyer la cuisine
3 personnes
65
Nettoyer les sols et les toilettes
3 personnes
66
Évacuer les restes alimentaires
2 personnes
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Évacuer les déchets et le verre
2 personnes
70
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 4
Table d’accueil
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 14
Housses de chaiseqté 80

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bol à soupeqté 80
Verresqté 120
Verres à théqté 80
Tasses et soucoupesqté 60
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Décoration

Poudre de rangoliqté 8
Fleurs artificiellesqté 12
Guirlandes de fleursqté 10
Supports à diyaqté 80
Décoration de tableqté 12
Bannières Diwaliqté 4
Lampions en papierqté 12
Tissus décoratifsqté 8
Drap de puja

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 8
Thermosqté 6
Machine à café
Bouilloiresqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Bacs de conservationqté 20
Gants de cuisineqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lanternes LEDqté 8
Pilesqté 24
Extincteursqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le nombre de visiteurs et la capacité du lieu. Fixez le budget avant de réserver les fournisseurs, puis gardez une marge pour les achats de dernière minute et les besoins alimentaires particuliers.
Envoyez les invitations dès que la date et le lieu sont confirmés, avec une date limite d’inscription. Demandez en même temps les allergies, régimes alimentaires et besoins d’accessibilité afin de finaliser les quantités du buffet.
Écrivez le déroulé des rituels avec des horaires précis et désignez une personne pour chaque séquence. Prévoyez aussi un responsable de l’accueil, du buffet, de la musique et de la circulation autour des diya.
Traitez la sécurité des bougies comme une préparation à part : définissez une zone stable, éloignée des tissus et des passages, puis testez les diya avant le jour J. Une personne doit surveiller les flammes pendant toute la célébration.
Gardez les produits frais pour les derniers jours, mais achetez les denrées sèches et vérifiez la vaisselle plus tôt. Le jour même, ouvrez le lieu en avance pour installer les tables, le buffet, le rangoli, les décorations et le matériel audio sans gêner les invités.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une célébration de Diwali ?: Envoyez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant la célébration. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de finaliser le repas, les places et la liste des régimes alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer le lieu le jour de Diwali ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée des visiteurs. Ce temps permet d’installer les tables et les chaises, la table d’accueil, le buffet, la vaisselle, le rangoli, les décorations, les haut-parleurs et la zone sécurisée des diya.
Quand acheter les produits frais pour un repas de Diwali ?: Achetez les produits frais 1 à 2 jours avant l’événement, puis lavez et coupez les légumes à l’avance lorsque c’est possible. Les denrées sèches peuvent être achetées plus tôt, après vérification de la liste des courses.
Comment sécuriser les diya et les bougies pendant Diwali ?: Placez-les sur des supports stables, hors des nappes, tissus décoratifs et zones de passage. Testez-les avant l’événement et attribuez la surveillance à un bénévole pendant toute la durée d’utilisation des flammes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.