Boodschappenlijst voor een discussieavond

Voor een discussieavond heb je meer nodig dan stoelen en een microfoon. Richt de ruimte in voor luisteren én gesprek, met stoelen in een kring, een spreektafel en een aparte registratietafel. Regel techniek uiterlijk één week vooraf en controleer kabels, aansluitingen en presentaties opnieuw op de dag zelf. Voor koffie, water en eventuele catering hangen de aantallen af van het aantal deelnemers en de duur van het programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Klaptafelsaantal 10
Spreektafel
Registratietafel
Tafelkledenaantal 10

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
HDMI-kabelaantal 2
Presentatieklikker

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Servettenhouderaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerplateausaantal 8
Scharenaantal 2
Tapeaantal 4
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 70
Flip-over
Flip-overstiftenaantal 12
Vraagkaartjesaantal 100

Decoratie

Naamkaartjesaantal 70
Programmakaartenaantal 80
Pijlbordjesaantal 6

Verlichting

Tafellampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Citroen - 6 stuks
- Spa Blauw - 48 flesjes
- Bruiswater - 12 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Tortillachips - 4 zakken
- Zoute stokjes - 3 zakken
- Gemengde noten - 2 zakken
- Popcorn - 3 zakken
- Komkommers - 6 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Wortels - 2 kilo
- Paprika's - 10 stuks
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 40 stuks
- Hummus - 6 bakjes
- Roomkaas - 4 bakjes
- Crackers - 8 pakken
- Stokbroden - 8 stuks
- Jonge kaas - 2 kilo
- Hummus zonder allergenen - 2 bakjes
- Glutenvrije crackers - 3 pakken
- Koekjes - 6 pakken
- Ketchup - 1 fles
- Mayonaise - 1 fles
- IJsblokjes - 8 zakken
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 2 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 2 pakken

Tips

Zet voor iedere deelnemer één stoel klaar en houd bij een panel of gesprekstafel minstens vier extra stoelen achter de hand. Zo kun je late aanmeldingen of een extra spreker opvangen.
Plan per microfoon één reservebatterij en test alle draadloze microfoons minstens 60 minuten voor aanvang. Controleer ook of laptop, HDMI-kabel, beamer en projectiescherm op elkaar aansluiten.
Reken voor registratie op één naamkaartje en één programma per aangemelde deelnemer, plus ongeveer 10% extra. Leg pennen en de definitieve deelnemerslijst vóór het openen van de ruimte op de registratietafel.
Voor een programma van twee uur kun je per persoon ongeveer 2 koppen koffie of thee en 2 glazen water voorzien. Gebruik thermoskannen of waterkokers met reservecapaciteit, zodat je niet tijdens de pauze hoeft bij te vullen.
Leg minimaal 2 scharen, 1 rol tape en voldoende pennen en notitieblokken klaar bij de flip-over. Deze kleine materialen worden vaak pas gemist wanneer een spreker al voor de groep staat.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een discussieavond met 30 personen?: Zet 30 stoelen klaar en neem 3 extra stoelen mee. Voorzie daarnaast 33 naamkaartjes en programma’s, minimaal 2 microfoons bij een panel, en ongeveer 60 koppen koffie of thee en 60 glazen water voor een programma van twee uur.
Hoeveel koffie heb ik nodig voor een discussieavond?: Reken voor een programma van twee uur op 2 koppen koffie of thee per persoon. Voor 30 deelnemers zijn dat ongeveer 60 koppen; bestel of bereid daarnaast 10% extra voor sprekers, medewerkers en bijschenken.
Welke techniek heb ik nodig voor een discussieavond?: Gebruik bij presentaties een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel en presentatieklikker. Bij meer dan één spreker zijn 2 draadloze microfoons praktisch; test alles uiterlijk 60 minuten voor aanvang en houd verlengsnoeren en stekkerdozen achter de hand.
Wanneer moet ik de spullen voor een discussieavond regelen?: Reserveer meubilair, techniek en catering uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf. Koop verbruiksartikelen zoals servetten, tape, pennen en naamkaartjes uiterlijk 3 dagen vooraf en controleer de volledige set opnieuw op de ochtend van de avond.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.