Qué necesitas para una noche de debate
Una noche de debate necesita más que sillas y una mesa para los ponentes. Prepara el espacio para el registro, la conversación en círculo y las presentaciones, y comprueba con tiempo todo el equipo técnico. Esta lista reúne lo que conviene comprar, llevar o reservar: desde cables y micrófonos hasta vasos, café, tarjetas de nombre y material para tomar notas. Ajusta las cantidades al número final de participantes y confirma el catering al menos 3 días antes.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 70
- Mesas plegablescant. 10
- Mesa de oradores
- Mesa de registro
- Mantelescant. 10
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Altavocescant. 2
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cable HDMIcant. 2
- Clic de presentación
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 70
- Platoscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Porta servilletascant. 6
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas para servircant. 8
- Tijerascant. 2
- Cinta adhesivacant. 4
- Bolígrafoscant. 30
- Bloc de notascant. 70
- Pizarra de hojas
- Rotuladores para pizarracant. 12
- Tarjetas para preguntascant. 100
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 70
- Tarjetas del programacant. 80
- Carteles de flechascant. 6
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
Catering
- Compras
- Café - 2 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Limón - 6 unidades
- Spa Blauw - 48 botellas
- Agua con gas - 12 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Nachos - 4 bolsas
- Palitos salados - 3 bolsas
- Frutos secos mixtos - 2 bolsas
- Palomitas - 3 bolsas
- Pepinos - 6 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Zanahorias - 2 kilos
- Pimientos - 10 unidades
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 40 unidades
- Hummus - 6 envases
- Queso crema - 4 tarrinas
- Crackers - 8 paquetes
- Barras de pan - 8 unidades
- Queso joven - 2 kilos
- Hummus sin alérgenos - 2 recipientes
- Crackers sin gluten - 3 paquetes
- Galletas - 6 paquetes
- Ketchup - 1 botella
- Mayonesa - 1 botella
- Cubitos de hielo - 8 bolsas
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 2 paquetes
Consejos
- Calcula una silla por participante y añade 2 o 3 más para cubrir cambios de última hora. Deja espacio suficiente para colocar las sillas en círculo y una mesa separada para el registro.
- Lleva al menos un micrófono inalámbrico por cada persona que hable a la vez y prueba el sonido 60 minutos antes de abrir el espacio. Incluye cables alargadores, regletas y un cable HDMI de repuesto.
- Prepara una tarjeta de nombre para cada participante, ponente y moderador, más un 10 % adicional. Coloca bolígrafos y un bloc de notas en la mesa de registro para que las personas puedan apuntarse datos durante el debate.
- Para el café, calcula una taza por persona durante la pausa y añade un 20 % de margen. Ten los termos, las tazas, los vasos, los platos, los tenedores y las servilletas listos antes de que empiece la primera intervención.
- Recopila las presentaciones de los ponentes como mínimo 24 horas antes y guárdalas en el portátil y en una memoria adicional. Lleva también un clic de presentación y cinta adhesiva para fijar cables o señalizar elementos sueltos.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para una noche de debate?
- Prepara una silla por cada persona inscrita y añade 2 o 3 unidades de margen. Si esperas 40 asistentes, lleva o reserva entre 42 y 43 sillas.
- ¿Cuándo debo pedir el catering para una noche de debate?
- Confírmalo al menos 3 días antes y envía al proveedor el número final de participantes cuando cierres las inscripciones. Las preferencias dietéticas deberían estar recopiladas 48 horas antes.
- ¿Cuántos micrófonos hacen falta para un debate?
- Para una mesa con moderador y cuatro ponentes, calcula 5 micrófonos inalámbricos si todos intervienen desde su sitio. Añade un soporte de micrófono si habrá intervenciones de pie o preguntas del público.
- ¿Qué material técnico debo comprobar antes del debate?
- Haz una prueba completa 60 minutos antes: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos, cable HDMI, regletas y alargadores. Guarda las presentaciones en dos ubicaciones para evitar depender de un solo dispositivo.
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