Que faut-il prévoir pour une soirée-débat ?

Une soirée-débat demande plus qu’un lieu et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil des participants, le matériel pour les interventions, la projection et une pause avec boissons et vaisselle. Les oublis les plus fréquents concernent les câbles, les multiprises, les badges et les solutions de service pour le café. Cette liste vous aide à rassembler les achats et le matériel avant l’ouverture de la salle.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tables pliantesqté 10
Table de prise de parole
Table d'inscription
Nappesqté 10

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câble HDMIqté 2
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Verresqté 80
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Porte-serviettesqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 2
Ruban adhésifqté 4
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 70
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 12
Cartes de questionsqté 100

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Cartes du programmeqté 80
Panneaux de directionqté 6

Éclairage

Lampes de tableqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citron - 6 pièces
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Chips tortilla - 4 sacs
- Bretzels salés - 3 sacs
- Noix mélangées - 2 sacs
- Pop-corn - 3 sachets
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Poivrons - 10 pièces
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Crackers - 8 paquets
- Baguettes - 8 pièces
- Fromage jeune - 2 kilos
- Houmous sans allergènes - 2 barquettes
- Crackers sans gluten - 3 paquets
- Biscuits - 6 paquets
- Ketchup - 1 bouteille
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Glaçons - 8 sacs
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 2 paquets

Conseils

Prévoyez au moins 1 verre et 1 tasse par participant, puis ajoutez 10 % de réserve pour les invités de dernière minute ou la vaisselle utilisée en même temps.
Pour le café et le thé, préparez 2 boissons chaudes par personne si la soirée comprend une pause. Répartissez-les dans plusieurs thermos afin d’éviter une file trop longue autour d’une seule machine.
Comptez une chaise par participant inscrit et gardez 5 chaises supplémentaires pour les intervenants, les retardataires ou une modification de la disposition en cercle.
Pour la projection, rassemblez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et le cliqueur au moins 24 heures avant. Testez aussi les rallonges et les multiprises avec le matériel réellement utilisé.
Préparez les badges, les stylos et les blocs-notes sur la table d’inscription avant l’arrivée du public. Gardez environ 10 % de badges vierges pour les changements de dernière minute et les personnes non prévues.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une soirée-débat ?: Prévoyez 1 verre par participant, plus une réserve de 10 %. Pour 40 personnes, cela représente 44 verres, afin de couvrir les échanges entre l’accueil, la pause et la fin de la soirée.
Quelle quantité de café prévoir pour une soirée-débat ?: Comptez environ 2 tasses par personne lorsque la rencontre dure plusieurs heures. Pour 40 participants, prévoyez donc 80 portions de boissons chaudes, en incluant le café et le thé.
Combien de chaises faut-il pour un débat avec 30 participants ?: Installez 30 chaises pour les participants et ajoutez 5 places de réserve, soit 35 chaises au total. Cette marge permet d’accueillir les intervenants et les inscriptions tardives sans réorganiser la salle.
Quand tester le matériel technique d’une soirée-débat ?: Faites un premier test au moins 24 heures avant, puis vérifiez les branchements dès l’ouverture de la salle. Contrôlez notamment le câble HDMI, les microphones, les haut-parleurs, les rallonges et le cliqueur.

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