Dinerconcert organiseren: checklist van plan tot uitvoering
Een dinerconcert vraagt om een strakke planning: gasten eten op vaste momenten en muzikanten hebben rust, ruimte en betrouwbare techniek nodig. Leg eerst datum, locatie, muzikanten, menu en muziekprogramma vast. Daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen en de tafelindeling. In de laatste week controleer je hoeveelheden, servies, glaswerk en apparatuur; vlak voor aanvang bereid je het eten voor, koel je dranken en zet je instrumenten klaar.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Muzikanten contracteren
2 personen
Menu samenstellen
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Tafelindeling maken
2 personen
Reserveringen maken
Techniek afstemmen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Servies en glaswerk tellen
Apparatuur testen
2 personen
Bevestiging naar gasten sturen
Definitieve gastenlijst maken
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Dessert voorbereiden
2 personen
Sausen en dressings maken
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Event
Muziekinstrumenten klaarzetten
2 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tafellinnen aanbrengen
2 personen
Tafels dekken
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Licht instellen
2 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Keukenwerkplek inrichten
2 personen
Gerechten afmaken
4 personen
Welkomstdrank klaarzetten
2 personen
Ingang en garderobe inrichten
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Programma aankondigen
Eerste muziekset uitvoeren
4 personen
Voorgerecht serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Tweede muziekset uitvoeren
4 personen
Hoofdgerecht uitserveren
4 personen
Dieetmaaltijden serveren
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Derde muziekset uitvoeren
4 personen
Dessert serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Laatste muziekset uitvoeren
4 personen
Afscheid en garderobe begeleiden
2 personen
Restdranken veilig opbergen
2 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Muziekinstrumenten inpakken
2 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Buffettafelsaantal 3
- Barkrukkenaantal 4
- Garderoberekkenaantal 2
- Tafelkledenaantal 8
- Servettenringenaantal 60
Servies
- Dinerbordenaantal 70
- Dessertbordenaantal 70
- Soepkommenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 60
- Waterglazenaantal 70
- Wijnglazenaantal 70
- Champagneglazenaantal 60
- Dinerbestekaantal 70
- Dessertbestekaantal 70
- Opscheplepelsaantal 12
- Karaffenaantal 12
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 3
- Muzieklessenaarsaantal 4
- Instrumentkabelsaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- DI-boxenaantal 2
- Laptop
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmessenaantal 6
- Mengkommenaantal 8
- Braadpannenaantal 4
- Kookpannenaantal 4
- Ovenschalenaantal 6
- Bakplatenaantal 4
- Opslagbakkenaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
- Keukentangenaantal 6
- Serveerlepelsaantal 8
- Ovenwantenaantal 4
Decoratie
- Tafellopersaantal 8
- Bloemstukkenaantal 8
- Menukaartenaantal 60
- Naamkaartjesaantal 60
- Welkomstbord
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 12
- Lichtslingersaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezem en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 12
- Afwasborstelsaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan het muziekprogramma rond de gangen. Houd per overgang tussen diner en optreden minimaal 10 minuten vrij, zodat tafels kunnen worden afgeruimd zonder dat muzikanten hoeven te wachten.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en markeer dieetmaaltijden op een aparte lijst. Controleer die lijst opnieuw wanneer je de definitieve gastenlijst maakt.
- Tel servies en glaswerk per gast én per gang. Reken bijvoorbeeld op een dinerbord, dessertbord, waterglas en wijnglas per persoon, plus extra exemplaren voor breuk en onverwachte gasten.
- Test luidsprekers, mengpaneel, microfoons, kabels, DI-boxen en laptop vóór de gasten arriveren. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar en controleer of muzikanten voldoende muzieklessenaars hebben.
- Doe houdbare boodschappen eerder en plan verse boodschappen kort voor het diner. Bereid dessert, sauzen en dressings vooraf; was en snijd groenten pas nadat de definitieve aantallen zijn gecontroleerd.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een dinerconcert organiseren en de datum vastleggen?
- Leg de datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Muzikanten, catering en techniek kunnen dan nog op elkaar worden afgestemd voordat je uitnodigingen verstuurt.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een dinerconcert voor te bereiden?
- Reken op 6 tot 8 weken voor een dinerconcert met muzikanten, menu en techniek. Reserveer in de laatste week enkele uren voor de gastenlijst, dieetmaaltijden, boodschappen en een volledige apparatuurtest.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor een dinerconcert verzamelen?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 10 dagen voor het diner. Zo kun je hoeveelheden berekenen en speciale maaltijden duidelijk markeren.
- Hoeveel servies en glazen heb ik nodig voor een dinerconcert?
- Tel per gast minimaal één dinerbord, één dessertbord, één waterglas en één wijnglas. Voeg 10 procent reserve toe; bij 40 gasten betekent dat 44 exemplaren per type dat je reserveert.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!