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Dinnerkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Dinnerkonzert verbindet ein mehrgängiges Essen mit einem festen Musikprogramm – beides muss zeitlich zusammenpassen. Plane zuerst Datum, Ort, Musiker und Menü, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Tischordnung und Technik. In den letzten Tagen zählen genaue Mengen, getestete Geräte, gekühlte Getränke und vorbereitete Speisen. Die Checkliste führt dich durch alle 67 Aufgaben und hilft dir, die 58 benötigten Dinge rechtzeitig bereitzulegen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Musiker beauftragen

    2 Personen

  • Menü zusammenstellen

    2 Personen

  • Musikprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Technik abstimmen

    2 Personen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Geschirr und Glasware zählen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Bestätigung an Gäste senden

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Diätmahlzeiten kennzeichnen

    2 Personen

  • Frische Einkäufe erledigen

    2 Personen

  • Haltbare Lebensmittel einkaufen

    2 Personen

  • Gemüse waschen und schneiden

    3 Personen

  • Dessert vorbereiten

    2 Personen

  • Saucen und Dressings zubereiten

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

Event

  • Musikinstrumente bereitstellen

    2 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tischwäsche anbringen

    2 Personen

  • Tische eindecken

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Licht einstellen

    2 Personen

  • Buffet und Bar einrichten

    3 Personen

  • Küchenarbeitsplatz einrichten

    2 Personen

  • Gerichte fertigstellen

    4 Personen

  • Willkommensgetränk bereitstellen

    2 Personen

  • Eingang und Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    2 Personen

  • Programm ankündigen

  • Erste Musik-Session durchführen

    4 Personen

  • Vorspeise servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Zweite Musikset durchführen

    4 Personen

  • Hauptgang servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten servieren

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Drittes Musikset durchführen

    4 Personen

  • Dessert servieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Letzte Musik-Set spielen

    4 Personen

  • Abschied und Garderobe betreuen

    2 Personen

  • Restgetränke sicher aufbewahren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Musikinstrumente einpacken

    2 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Abfall sammeln und entsorgen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • BuffetischeAnz. 3
  • BarhockerAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 8
  • ServiettenringeAnz. 60

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 70
  • DesserttellerAnz. 70
  • SuppenschalenAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 70
  • WeingläserAnz. 70
  • ChampagnergläserAnz. 60
  • Besteck für das AbendessenAnz. 70
  • DessertbesteckAnz. 70
  • ServierlöffelAnz. 12
  • KaraffenAnz. 12

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • NotenpulteAnz. 4
  • InstrumentenkabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 2
  • Laptop

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 8
  • BratpfannenAnz. 4
  • KochtöpfeAnz. 4
  • AuflaufformenAnz. 6
  • BackblecheAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2
  • KüchenzangenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 8
  • OfenhandschuheAnz. 4

Dekoration

  • TischläuferAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • SpeisekartenAnz. 60
  • NamensschilderAnz. 60
  • Willkommensschild

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Musikprogramm fest, bevor du den Ablauf des Essens planst. Rechne für jeden Gang einen klaren Zeitblock ein und stimme Pausen direkt mit den Musikern ab.
  • Schicke die Einladungen erst, wenn Menü und Anmeldeschluss feststehen. Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher, damit Diätmahlzeiten gekennzeichnet und separat vorbereitet werden können.
  • Zähle Geschirr und Gläser nach der endgültigen Gästeliste. Plane pro Person einen Dinner-Teller, ein Dessertteller-Set, Besteck und die vorgesehenen Gläser – plus mindestens 10 Prozent Reserve.
  • Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen und Kabel nicht erst beim Einlass. Ein vollständiger Soundcheck am Vortag zeigt auch, ob Verlängerungskabel und Mikrofonständer richtig positioniert sind.
  • Erledige frische Einkäufe erst kurz vor dem Konzert, haltbare Lebensmittel früher. Gemüse, Saucen, Dressings und Dessert kannst du am Vortag vorbereiten; Getränke sollten mehrere Stunden vor Beginn kühlen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Dinnerkonzert planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Musikern und Menü. Einladungen sollten mindestens 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Anmeldungen und Sonderwünsche rechtzeitig bearbeiten kannst.
Wann muss die endgültige Gästeliste für ein Dinnerkonzert feststehen?
Setze den Anmeldeschluss etwa 10 bis 14 Tage vor dem Konzert. Die endgültige Gästeliste sollte spätestens 7 Tage vorher feststehen, damit Cateringmengen, Tischordnung, Geschirr und Diätmahlzeiten angepasst werden können.
Wie viel Geschirr und Glasware braucht man für ein Dinnerkonzert?
Plane pro angemeldeter Person die benötigten Teller, Besteckteile und Gläser ein und rechne mindestens 10 Prozent Reserve dazu. Bei 30 Gästen sind das beispielsweise 33 Gedecke, damit Bruch, Nachschub und zusätzliche Servierstücke abgedeckt sind.
Wann sollte die Technik für ein Dinnerkonzert getestet werden?
Führe den vollständigen Techniktest am Vortag durch und plane am Veranstaltungstag zusätzlich einen Soundcheck von mindestens 60 Minuten ein. Dabei werden Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult, Instrumentenkabel, DI-Boxen und Stromversorgung geprüft.

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