Checklist para organizar un concierto con cena
Organizar un concierto con cena exige coordinar dos ritmos: el servicio de mesa y la actuación musical. Esta checklist reúne 67 tareas y 58 materiales para que no olvides contratar a los músicos, confirmar las preferencias dietéticas, calcular el catering ni probar el sonido. Empieza por la fecha, el lugar y el programa; deja para los últimos días los productos frescos, las bebidas frías y la preparación de los instrumentos. Así sabrás qué debe estar cerrado y qué puede esperar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Contratar músicos
2 personas
Elaborar el menú
2 personas
Preparar el programa musical
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución de las mesas
2 personas
Hacer reservas
Coordinar la técnica
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Contar la vajilla y la cristalería
Probar el equipo
2 personas
Enviar confirmación a los invitados
Hacer la lista definitiva de invitados
Marcar las comidas de dieta
2 personas
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
Comprar productos no perecederos
2 personas
Lavar y cortar las verduras
3 personas
Preparar el postre
2 personas
Preparar salsas y aderezos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Evento
Preparar los instrumentos musicales
2 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar el mantel
2 personas
Poner la mesa
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Ajustar la iluminación
2 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Montar el espacio de trabajo de cocina
2 personas
Terminar los platos
4 personas
Preparar la bebida de bienvenida
2 personas
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
Anunciar el programa
Interpretar la primera sesión musical
4 personas
Servir el entrante
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Interpretar el segundo set musical
4 personas
Servir el plato principal
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Realizar el tercer set musical
4 personas
Servir el postre
4 personas
Servir café y té
2 personas
Interpretar el último set de música
4 personas
Gestionar la despedida y el guardarropa
2 personas
Guardar con seguridad las bebidas sobrantes
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Empaquetar instrumentos musicales
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Recoger y retirar la basura
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetes de barcant. 4
- Percheroscant. 2
- Mantelescant. 8
- Servilleteroscant. 60
Vajilla
- Platos de cenacant. 70
- Platos de postrecant. 70
- Tazones para sopacant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 70
- Copas de vinocant. 70
- Copas de champáncant. 60
- Cubiertos de cenacant. 70
- Cubiertos para postrecant. 70
- Cucharonescant. 12
- Jarrascant. 12
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Atriles de músicacant. 4
- Cables de instrumentoscant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cajas DIcant. 2
- Portátil
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 6
- Cuencos para mezclarcant. 8
- Sartenes para asarcant. 4
- Ollas de cocinacant. 4
- Fuentes para hornocant. 6
- Bandejas de hornocant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
- Pinzas de cocinacant. 6
- Cucharones de servircant. 8
- Guantes de hornocant. 4
Decoración
- Manteles runnerscant. 8
- Arreglos floralescant. 8
- Cartas del menúcant. 60
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Cartel de bienvenida
Iluminación
- Luces decorativascant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Cables alargadorescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Paños de microfibracant. 12
- Cepillos para fregarcant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y los músicos antes de diseñar las invitaciones. El programa musical también debe estar definido con antelación para calcular cuándo se sirve la cena y cuándo empieza cada actuación.
- Pide las preferencias dietéticas junto con la inscripción y fija una fecha límite de confirmación. Marca después las comidas especiales en la lista definitiva para que no se pierdan durante el servicio.
- Calcula la vajilla y la cristalería para cada comensal, incluyendo plato de cena, plato de postre, tazón de sopa, vasos y copas. Comprueba las cantidades físicamente antes de hacer la compra, no solo sobre el papel.
- Haz una prueba técnica completa varios días antes: altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cables, regletas y cajas DI. Prepara también atriles y portátil para evitar montar o configurar equipos durante la llegada de los invitados.
- Deja los productos frescos para el último momento razonable y adelanta lo que aguanta bien: verduras lavadas y cortadas, postre, salsas y bebidas enfriándose. Reserva tiempo el día anterior para revisar mesas, sillas, manteles, buffet y percheros.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto con cena?
- Empieza al menos 6 semanas antes para fijar el lugar, contratar a los músicos, preparar el menú y enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 7 y 10 días antes.
- ¿Cuándo hay que confirmar el número final de invitados?
- Confírmalo entre 7 y 10 días antes de la cena. Con esa cifra puedes hacer la distribución de mesas, calcular el catering, revisar la vajilla y marcar las comidas de dieta.
- ¿Cuándo se debe probar el equipo de sonido?
- Haz una prueba completa entre 2 y 3 días antes, con los músicos o con una persona que conozca el montaje. El día del concierto reserva al menos 90 minutos para colocar altavoces, micrófonos, cables y mesa de mezclas.
- ¿Cuánta bebida hay que calcular para una cena con concierto?
- Para la primera hora, calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona y después 1 bebida por persona y hora, ajustando según la duración. Enfría una parte con antelación y deja jarras y vasos preparados antes de que lleguen los invitados.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!