Checklist pour organiser un concert-dîner

Un concert-dîner demande de coordonner le repas et la musique sans laisser les détails techniques au dernier moment. Cette checklist suit les étapes, de la réservation des musiciens et du lieu jusqu’à l’installation des instruments. Elle couvre aussi les inscriptions, les besoins alimentaires, le plan de table, les quantités de catering et la vaisselle. Utilise-la pour savoir quoi confirmer plusieurs semaines à l’avance et quoi préparer le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Engager des musiciens
2 personnes
Composer le menu
2 personnes
Établir le programme musical
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le plan de table
2 personnes
Faire les réservations
Coordonner la technique
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Compter la vaisselle et le verre
Tester l'équipement
2 personnes
Envoyer la confirmation aux invités
Établir la liste définitive des invités
Marquer les repas diététiques
2 personnes
Faire les courses de produits frais
2 personnes
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
Laver et couper les légumes
3 personnes
Préparer le dessert
2 personnes
Préparer les sauces et vinaigrettes
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

Installer les instruments de musique
2 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le linge de table
2 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Aménager l’espace de travail de la cuisine
2 personnes
Finaliser les plats
4 personnes
Préparer la boisson de bienvenue
2 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Annoncer le programme
Exécuter la première session musicale
4 personnes
Servir l’entrée
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Exécuter la deuxième session musicale
4 personnes
Servir le plat principal
4 personnes
Servir les repas adaptés aux régimes
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Exécuter le troisième set musical
4 personnes
Servir le dessert
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer le dernier set de musique
4 personnes
Accompagner les adieux et le vestiaire
2 personnes
Ranger en toute sécurité les boissons restantes
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger les instruments de musique
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 2
Nappesqté 8
Rond de servietteqté 60

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Bol à soupeqté 70
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 70
Verres à champagneqté 60
Couverts de dînerqté 70
Couverts à dessertqté 70
Louchesqté 12
Carafesqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Pupitres de musiqueqté 4
Câbles d'instrumentsqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Boîtiers DIqté 2
Ordinateur portable

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Sauteusesqté 4
Casserolesqté 4
Plats à gratinqté 6
Plaques de cuissonqté 4
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Pinces de cuisineqté 6
Cuillères de serviceqté 8
Gants de cuisineqté 4

Décoration

Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 8
Cartes de menuqté 60
Badges nominatifsqté 60
Panneau d’accueil

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 12
Guirlandes lumineusesqté 4
Rallongesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date, le lieu et les musiciens avant d’envoyer les invitations : le programme musical et la capacité de la salle dépendent de ces trois éléments.
Demande les besoins alimentaires lors de l’inscription, puis marque clairement les repas concernés sur la liste définitive. Fais cette vérification au moins 7 jours avant le dîner.
Prévois une confirmation finale aux invités quelques jours avant l’événement, avec l’horaire, l’adresse et les éventuelles consignes de placement. Cela limite les absences et les changements de dernière minute.
Compte séparément les assiettes de dîner, assiettes à dessert, bols, tasses, verres à eau, verres à vin et verres à champagne. Ajoute une petite marge plutôt que de découvrir le manque au moment du service.
Teste la table de mixage, les haut-parleurs, les microphones, les câbles, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des invités. Installe les instruments et les pupitres assez tôt pour garder du temps en cas de problème sonore.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un concert-dîner ?: Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date. Fixe une date limite d’inscription environ 10 jours avant le dîner afin de calculer le catering, le plan de table et les repas particuliers.
Combien de temps prévoir pour installer la musique ?: Prévois au moins 2 heures avant l’arrivée des invités pour installer les instruments, les pieds de micro, les câbles et la sonorisation. Garde encore 30 minutes pour tester les niveaux et corriger un branchement.
Quand acheter les produits frais pour un concert-dîner ?: Achète les produits non périssables plusieurs jours à l’avance et les produits frais le jour même ou la veille, selon leur conservation. Prépare les légumes, sauces et vinaigrettes suffisamment tôt pour éviter de cuisiner pendant l’accueil.
Combien de verres et de vaisselle prévoir par invité ?: Compte au minimum une assiette de dîner, une assiette à dessert, un verre à eau, un verre à vin et les couverts correspondants par personne. Ajoute 10 % de réserve, surtout si le service comprend du champagne, du café ou plusieurs passages à table.

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