Zo organiseer je een diesviering zonder last-minute werk

Begin met de datum, het programma en de zaalindeling; die drie bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Open vervolgens de aanmeldingen en verzamel dieetwensen, zodat je gastenlijst en catering niet op het laatste moment veranderen. Bevestig sprekers, artiesten, catering en apparatuur ruim vooraf. Plan op de dag zelf tijd voor opbouw, techniek en bewegwijzering: vooral microfoons, presentaties, gekoelde dranken en buffetten kosten meer tijd dan verwacht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
9
Programma en tijden bevestigen
2 personen
10
Sprekers en artiesten informeren
2 personen
11
Muziek en afspeellijst samenstellen
2 personen
12
Presentatieteksten voorbereiden
2 personen
13
Naambadges voorbereiden
2 personen
14
Routebeschrijving en bordjes maken
15
Reservering catering bevestigen
16
Reservering apparatuur bevestigen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
20
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
21
Catering voorbereiden
4 personen
22
Locatie openen
2 personen
23
Zaal en sanitaire ruimtes controleren
2 personen
24
Tafels en stoelen klaarzetten
5 personen
25
Buffettafels opstellen
3 personen
26
Registratietafel inrichten
2 personen
27
Garderobe inrichten
2 personen
28
Decoratie ophangen
3 personen
29
Licht en sfeerverlichting plaatsen
3 personen
30
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
31
Microfoons testen
2 personen
32
Presentatie en muziek testen
2 personen
33
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
34
Drankenstation inrichten
3 personen
35
Hapjes en gerechten uitstallen
4 personen
36
Dieetmaaltijden apart markeren
2 personen
37
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
38
Briefing ontvangstteam geven
4 personen
39
Briefing cateringteam geven
4 personen
40
Briefing techniekteam geven
3 personen

Event

41
Gasten ontvangen
4 personen
42
Aanwezigheid registreren
2 personen
43
Naambadges uitdelen
2 personen
44
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
45
Openingswoord begeleiden
2 personen
46
Programmaonderdelen aankondigen
47
Muziek tijdens ontvangst verzorgen
48
Geluidsniveau tijdens toespraken regelen
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Hapjes bijvullen
3 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
Buffet openen
3 personen
53
Buffet en dieetopties toelichten
54
Buffet begeleiden
4 personen
55
Gebruikt servies afruimen
3 personen
56
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
57
Taart of dessert serveren
3 personen
58
Fotomoment begeleiden
2 personen
59
Afscheid en laatste ronde aankondigen
60
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

61
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
62
Overgebleven eten verpakken
3 personen
63
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
64
Servies en glaswerk afwassen
4 personen
65
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
67
Decoratie verwijderen
3 personen
68
Vloeren en zaal schoonmaken
3 personen
69
Sanitaire ruimtes schoonmaken
2 personen
70
Geleende spullen verzamelen
2 personen
71
Apparatuur inpakken
3 personen
72
Locatie afsluiten
2 personen
73
Apparatuur retourneren
2 personen
74
Meubilair retourneren
2 personen
75
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Koffielepelsaantal 100
Dinerbesteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Laptop
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Staande lampenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Keukentangenaantal 6
Ovenwantenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Voedselbakkenaantal 20

Decoratie

Slingersaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Vaasjesaantal 12
LED-kaarsenaantal 24
Fotowand
Welkomstbord

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Lichtfiltersaantal 4

Catering

Drankdispensersaantal 4
Koffiethermoskannenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Naambadgehoudersaantal 120
Registratieklembordenaantal 4
Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst vast met begin- en eindtijden, pauzes en optredens. Reserveer per spreker extra wisseltijd en plan minimaal 30 minuten voor een technische doorloop met laptop, HDMI-kabels, mengpaneel en draadloze microfoons.
Sluit de aanmeldingen niet pas op de avond ervoor. Maak de definitieve gastenlijst enkele dagen eerder en geef het cateraarteam daarna het aantal diners, dessertporties en bekende dieetwensen door.
Controleer de zaal op looproutes voordat je tafels, stoelen en buffettafels neerzet. Houd ruimte vrij voor kledingrekken, afvalbakken en een duidelijke route naar sanitaire ruimtes; plaats routebordjes vóór de eerste gasten arriveren.
Koel dranken op tijd en zet houdbare voorraad apart van de catering klaar. Gebruik koelboxen voor wat niet in een koelkast past en controleer vóór opening of waterglazen, wijnglazen, dinerbestek en koffiekopjes op de juiste plek staan.
Open de locatie ruim vóór aanvang en werk met een korte eindcontrole: zaal, sanitaire ruimtes, buffet, verlichting, speakers en microfoons. Test elke microfoon op de plek waar die wordt gebruikt en leg presentatieteksten en naambadges klaar voordat het programma start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een diesviering organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Open de aanmeldingen daarna en leg catering en apparatuur uiterlijk 2 tot 3 weken voor de viering definitief vast.
Wanneer maak je de definitieve gastenlijst voor een diesviering?: Maak de definitieve lijst 3 tot 5 dagen vóór het evenement, nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn gecontroleerd. Gebruik dat aantal direct voor catering, naambadges, dinerborden en zitplaatsen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een diesviering?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor zaalindeling, buffet, techniek, bewegwijzering en controle van sanitaire ruimtes. Voeg 30 minuten toe voor een volledige geluidstest en het doornemen van de presentatie.
Wanneer test je de techniek voor een diesviering?: Test speakers, draadloze microfoons, mengpaneel, laptop, HDMI-kabels en stroomaansluitingen op de dag zelf minstens 60 minuten vóór aanvang. Doe ook een korte repetitie met iedere spreker of artiest die een microfoon gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.