Organiser une célébration du Dies sans rien oublier

Une célébration du Dies se prépare dans un ordre précis : fixer la date et le programme, ouvrir les inscriptions, puis confirmer les participants, les intervenants et la restauration. Le point délicat arrive souvent la dernière semaine, quand les besoins alimentaires, les horaires et le matériel doivent être verrouillés en même temps. Prévoyez aussi l’accueil : badges, itinéraire, signalétique et circulation dans la salle. Le jour J, gardez assez de temps pour installer le buffet, tester les microphones et vérifier les sanitaires avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Rédiger les invitations
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir les inscriptions
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
9
Confirmer le programme et les horaires
2 personnes
10
Informer les intervenants et les artistes
2 personnes
11
Composer la musique et la playlist
2 personnes
12
Préparer les textes de présentation
2 personnes
13
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
14
Créer l’itinéraire et les panneaux
15
Confirmer la réservation du catering
16
Confirmer la réservation du matériel
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Stocker les boissons au frais
2 personnes
20
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
21
Préparer le service traiteur
4 personnes
22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Vérifier la salle et les sanitaires
2 personnes
24
Installer les tables et les chaises
5 personnes
25
Installer les tables de buffet
3 personnes
26
Installer la table d'inscription
2 personnes
27
Aménager le vestiaire
2 personnes
28
Installer la décoration
3 personnes
29
Installer l’éclairage et l’éclairage d’ambiance
3 personnes
30
Raccorder la sonorisation
3 personnes
31
Tester les microphones
2 personnes
32
Tester la présentation et la musique
2 personnes
33
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
34
Installer le bar à boissons
3 personnes
35
Disposer les en-cas et les plats
4 personnes
36
Marquer séparément les repas spéciaux
2 personnes
37
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
38
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
39
Donner le briefing à l'équipe catering
4 personnes
40
Donner le briefing à l’équipe technique
3 personnes

Événement

41
Accueillir les invités
4 personnes
42
Enregistrer la présence
2 personnes
43
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
44
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
45
Accompagner le discours d'ouverture
2 personnes
46
Annoncer les éléments du programme
47
Assurer la musique à l’accueil
48
Régler le niveau sonore pendant les discours
49
Servir le café et le thé
3 personnes
50
Réapprovisionner les en-cas
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
52
Ouvrir le buffet
3 personnes
53
Présenter le buffet et les options alimentaires
54
Superviser le buffet
4 personnes
55
Débarrasser la vaisselle utilisée
3 personnes
56
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
57
Servir le gâteau ou le dessert
3 personnes
58
Animer le moment photo
2 personnes
59
Annoncer les adieux et le dernier tour
60
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes

Suivi

61
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
62
Emballer les restes
3 personnes
63
Collecter et trier les déchets
3 personnes
64
Laver la vaisselle et la verrerie
4 personnes
65
Nettoyer le buffet et la cuisine
3 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Nettoyer les sols et la salle
3 personnes
69
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
70
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
71
Emballer le matériel
3 personnes
72
Fermer le lieu
2 personnes
73
Retourner le matériel
2 personnes
74
Restituer le mobilier
2 personnes
75
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 110
Tables de buffetqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 120
Cuillères à caféqté 100
Sets de couverts pour le dînerqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Lampadairesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Pinces de cuisineqté 6
Gants de cuisineqté 4
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Bacs alimentairesqté 20

Décoration

Guirlandesqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Petits vasesqté 12
Bougies LEDqté 24
Mur photo
Panneau d’accueil

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Filtres de lumièreqté 4

Catering

Distributeurs de boissonsqté 4
Thermos à caféqté 4
Pinces de serviceqté 8
Supports de badges nominatifsqté 120
Supports rigides d’inscriptionqté 4
Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et le programme, puis envoyez les invitations seulement quand les horaires principaux sont stabilisés. Cela évite de corriger plusieurs fois les informations transmises aux invités.
Fermez les inscriptions avec une échéance claire, idéalement 7 à 10 jours avant la célébration. Utilisez ensuite la liste définitive pour confirmer les quantités au traiteur et recueillir les besoins alimentaires tardifs.
Réservez le matériel en vérifiant les branchements, pas seulement les quantités : prévoyez les microphones sans fil, la table de mixage, l’ordinateur, les câbles HDMI, les rallonges et les multiprises au même moment.
Organisez la salle en séparant les zones : accueil et badges près de l’entrée, tables et chaises pour les invités, buffet facilement accessible et espace dégagé pour les intervenants. Installez les panneaux avant l’ouverture du lieu.
Le jour J, ouvrez le lieu au moins 2 heures avant le début. Commencez par vérifier la salle et les sanitaires, puis installez les tables, le buffet, les boissons au frais et testez le son avant l’arrivée des premiers invités.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une célébration du Dies ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme prévisionnel sont fixés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Indiquez une date limite d’inscription située environ 7 à 10 jours avant la célébration.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 2 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, les badges et la signalétique. Ajoutez 30 minutes pour tester les microphones, la table de mixage, l’ordinateur et les branchements.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Transmettez la liste définitive des invités 7 à 10 jours avant la célébration, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Faites une dernière vérification 48 heures avant si le traiteur l’accepte.
Que faut-il vérifier avant l’arrivée des invités ?: Vérifiez la salle, les sanitaires, les panneaux, les badges, les boissons et le buffet. Faites aussi un test complet du son et de la présentation au moins 30 minutes avant l’ouverture des portes.

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