Diesfeier organisieren: die richtige Reihenfolge

Eine Diesfeier gelingt leichter, wenn du zuerst Datum, Programm und Raum festlegst und erst danach Einladungen und Anmeldungen startest. Plane genug Zeit für Rückmeldungen, Ernährungswünsche und die endgültige Gästeliste ein. In der letzten Woche bestätigst du Catering, Technik und Beiträge von Referenten oder Künstlern. Am Veranstaltungstag zählen klare Zuständigkeiten, ein vorbereiteter Saal und ein Techniktest vor dem Eintreffen der Gäste.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Ort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
3
Einladungen erstellen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen öffnen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
9
Programm und Zeiten bestätigen
2 Personen
10
Referenten und Künstler informieren
2 Personen
11
Musik und Playlist zusammenstellen
2 Personen
12
Präsentationstexte vorbereiten
2 Personen
13
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
14
Wegbeschreibung und Schilder erstellen
15
Catering-Reservierung bestätigen
16
Gerätereservierung bestätigen
17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
18
Einkaufen gehen
3 Personen
19
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
20
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
21
Catering vorbereiten
4 Personen
22
Location öffnen
2 Personen
23
Saal und Sanitärbereiche kontrollieren
2 Personen
24
Tische und Stühle bereitstellen
5 Personen
25
Buffetische aufstellen
3 Personen
26
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
27
Garderobe einrichten
2 Personen
28
Dekoration aufhängen
3 Personen
29
Licht und Ambiente-Beleuchtung anbringen
3 Personen
30
Musikanlage anschließen
3 Personen
31
Mikrofone testen
2 Personen
32
Präsentation und Musik testen
2 Personen
33
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
34
Getränkestation einrichten
3 Personen
35
Snacks und Gerichte anrichten
4 Personen
36
Diätmahlzeiten separat kennzeichnen
2 Personen
37
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
38
Briefing für das Empfangsteam geben
4 Personen
39
Briefing für das Catering-Team geben
4 Personen
40
Briefing für das Technikteam geben
3 Personen

Event

41
Gäste empfangen
4 Personen
42
Anwesenheit erfassen
2 Personen
43
Namensschilder verteilen
2 Personen
44
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
45
Eröffnungsrede moderieren
2 Personen
46
Programmpunkte ankündigen
47
Musik beim Empfang bereitstellen
48
Lautstärke während der Reden regeln
49
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
50
Snacks nachfüllen
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
3 Personen
52
Buffet eröffnen
3 Personen
53
Buffet- und Ernährungsoptionen erläutern
54
Buffet betreuen
4 Personen
55
Benutztes Geschirr abräumen
3 Personen
56
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
57
Kuchen oder Dessert servieren
3 Personen
58
Fotomoment begleiten
2 Personen
59
Verabschiedung und letzte Runde ankündigen
60
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

61
Anlage ausschalten
2 Personen
62
Übrig gebliebenes Essen verpacken
3 Personen
63
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
64
Geschirr und Gläser abwaschen
4 Personen
65
Buffet und Küche reinigen
3 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
67
Dekoration entfernen
3 Personen
68
Böden und Halle reinigen
3 Personen
69
Sanitärräume reinigen
2 Personen
70
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
71
Geräte einpacken
3 Personen
72
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
73
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
74
Möbel zurückgeben
2 Personen
75
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 110
BuffetischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 120
KaffeelöffelAnz. 100
Abendbesteck-SetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Mischpult
Laptop
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
StehlampenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
KüchenzangenAnz. 6
OfenhandschuheAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3
LebensmittelboxenAnz. 20

Dekoration

GirlandenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
VasenAnz. 12
LED-KerzenAnz. 24
Fotowand
Willkommensschild

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LichtfilterAnz. 4

Catering

GetränkespenderAnz. 4
KaffeethermoskannenAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 120
RegistrierklemmbretterAnz. 4
Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Programm und Raumaufteilung zuerst fest. Öffne die Anmeldung erst, wenn Beginn, Ende und die wichtigsten Programmpunkte bestätigt sind.
Schließe die Gästeliste spätestens 7 Tage vor der Feier. Erfasse dabei Ernährungswünsche und gib die finale Personenzahl direkt an das Catering weiter.
Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult, Laptop und HDMI-Verbindung mindestens 60 Minuten vor Beginn. Halte außerdem Verlängerungskabel und eine Ersatzlösung für die Präsentation bereit.
Richte den Saal mindestens 90 Minuten vorher ein: Tische, Stühle, Buffetische, Kleiderständer und Abfallbehälter müssen stehen, bevor die ersten Gäste eintreffen.
Kühle Getränke frühzeitig und trenne haltbare Vorräte von den Lebensmitteln für das Buffet. Stelle Geschirr, Gläser, Besteck und Servierutensilien mindestens 30 Minuten vor dem Essen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Diesfeier organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. So bleiben mindestens 4 Wochen für Einladungen, Anmeldungen und Rückfragen.
Wann muss die endgültige Gästeliste für eine Diesfeier feststehen?: Schließe die Liste etwa 7 Tage vor der Feier. Bis dahin sollten Anmeldungen, Absagen und Ernährungswünsche bearbeitet sein, damit Catering und Sitzordnung stimmen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Diesfeier?: Plane für Raum, Buffet und Technik mindestens 90 Minuten ein. Öffne den Veranstaltungsort zusätzlich etwa 30 Minuten früher für einen vollständigen Saal- und Sanitärcheck.
Wann sollte man die Technik bei einer Diesfeier testen?: Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Präsentation mindestens 60 Minuten vor Beginn. Prüfe dabei auch HDMI-Kabel, Stromanschlüsse und Verlängerungskabel.

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