Cómo organizar una celebración del Día de Muertos

Organizar una celebración del Día de Muertos requiere coordinar el programa, la sala, los invitados y el servicio de comida en un orden concreto. Empieza fijando la fecha, la duración y el aforo; después cierra el lugar y abre las inscripciones. Las preferencias dietéticas, el sonido y la señalización suelen dejarse para el final, cuando ya es difícil corregir errores. Este plan te ayuda a llegar al día del evento con el catering, las bebidas, las mesas y el equipo comprobados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Fijar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
3
Redactar invitaciones
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Abrir inscripciones
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
9
Confirmar el programa y los horarios
2 personas
10
Informar a ponentes y artistas
2 personas
11
Crear la música y la lista de reproducción
2 personas
12
Preparar los textos de la presentación
2 personas
13
Preparar acreditaciones
2 personas
14
Crear indicaciones de ruta y señalización
15
Confirmar la reserva del catering
16
Confirmar la reserva del equipo
17
Comprobar la lista de la compra
2 personas
18
Hacer la compra
3 personas
19
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
20
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
21
Preparar el catering
4 personas
22
Abrir la ubicación
2 personas
23
Comprobar el salón y los aseos
2 personas
24
Montar mesas y sillas
5 personas
25
Montar mesas de buffet
3 personas
26
Montar la mesa de registro
2 personas
27
Montar el guardarropa
2 personas
28
Colgar la decoración
3 personas
29
Colocar luces y iluminación ambiental
3 personas
30
Conectar el equipo de sonido
3 personas
31
Probar los micrófonos
2 personas
32
Probar la presentación y la música
2 personas
33
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
34
Montar la estación de bebidas
3 personas
35
Exponer aperitivos y platos
4 personas
36
Marcar por separado las comidas de dieta
2 personas
37
Preparar el material de registro
2 personas
38
Dar briefing al equipo de recepción
4 personas
39
Dar briefing al equipo de catering
4 personas
40
Dar briefing al equipo técnico
3 personas

Evento

41
Recibir a los invitados
4 personas
42
Registrar la asistencia
2 personas
43
Repartir acreditaciones
2 personas
44
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
45
Presentar el discurso de apertura
2 personas
46
Anunciar las partes del programa
47
Poner música durante la recepción
48
Controlar el nivel de sonido durante los discursos
49
Servir café y té
3 personas
50
Reponer aperitivos
3 personas
51
Rellenar las bebidas
3 personas
52
Abrir el buffet
3 personas
53
Explicar las opciones del buffet y de dieta
54
Coordinar el buffet
4 personas
55
Retirar la vajilla usada
3 personas
56
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
57
Servir tarta o postre
3 personas
58
Coordinar el momento de fotos
2 personas
59
Anunciar la despedida y la última ronda
60
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

61
Apagar el sistema de sonido
2 personas
62
Empaquetar la comida sobrante
3 personas
63
Recoger y separar la basura
3 personas
64
Lavar la vajilla y la cristalería
4 personas
65
Limpiar el bufé y la cocina
3 personas
66
Recoger mesas y sillas
5 personas
67
Retirar la decoración
3 personas
68
Limpiar los suelos y la sala
3 personas
69
Limpiar los baños
2 personas
70
Recoger los artículos prestados
2 personas
71
Empacar el equipo
3 personas
72
Cerrar el recinto
2 personas
73
Devolver el equipo
2 personas
74
Devolver el mobiliario
2 personas
75
Recoger el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 110
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 120
Cucharillas de cafécant. 100
Juegos de cubiertos para cenacant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Cables HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Lámparas de piecant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzas de cocinacant. 6
Guantes de hornocant. 4
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3
Bandejas de comidacant. 20

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Bomba para globoscant. 2
Mantelescant. 12
Jarroncitoscant. 12
Velas LEDcant. 24
Photowall
Cartel de bienvenida

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Filtros de luzcant. 4

Catering

Dispensadores de bebidascant. 4
Termos de cafécant. 4
Pinzas de servircant. 8
Portanombrescant. 120
Portapapeles de registrocant. 4
Compras

Consejos

Fija la fecha, el programa y la distribución de la sala antes de enviar las invitaciones. Reserva zonas separadas para el buffet, las bebidas, la presentación y los aseos para evitar cruces durante el evento.
Cierra la lista definitiva de invitados al menos 7 días antes. Usa ese número para confirmar el catering, preparar las acreditaciones y calcular platos, vasos, cubiertos y asientos; registra también las preferencias dietéticas.
Confirma a ponentes y artistas el programa y los horarios con una semana de antelación. Comprueba que el portátil, la mesa de mezclas, los micrófonos inalámbricos, los altavoces y los cables sean compatibles y estén disponibles.
Haz la compra de productos no perecederos varios días antes y guarda las bebidas refrigeradas con tiempo suficiente. El día anterior deja listas las provisiones, las bandejas y todo lo que pueda prepararse sin perder calidad.
Abre la ubicación al menos 2 horas antes de la llegada de los invitados. Revisa el salón y los aseos, monta mesas y sillas, coloca el buffet, prueba el sonido, instala la señalización y deja accesibles las papeleras y los percheros.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una celebración del Día de Muertos?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes si habrá artistas, ponentes, catering o equipo técnico. Deja cerrados el programa, la ubicación y las reservas principales al menos 2 semanas antes, y confirma los asistentes 7 días antes.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para el Día de Muertos?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento para disponer de tiempo para las inscripciones. Solicita las preferencias dietéticas desde el primer momento y cierra el registro aproximadamente 7 días antes.
¿Cuándo hay que montar la sala para una celebración del Día de Muertos?: Reserva como mínimo 2 horas antes de la apertura para montar mesas, sillas y buffet. Añade 30 minutos para probar micrófonos, altavoces, portátil, cables y reproducción de música.
¿Cuánta vajilla y bebida necesito por invitado?: Calcula una plaza completa por persona y añade entre un 10 y un 15 % de vajilla, vasos y cubiertos de reserva. Para el primer tramo del evento, prevé 2 o 3 bebidas por persona y ajusta el catering al número definitivo de inscritos.

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