Diesviering organiseren: een checklist die werkt

Een diesviering vraagt om meer dan een zaal, genodigden en een programma. Je moet aanmeldingen, dieetwensen, sprekers, catering en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar de definitieve gastenlijst. Controleer in de laatste week ook apparatuur, servies, bewegwijzering en voorraad. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke opbouwvolgorde: eerst de zaal, daarna buffet en techniek, en pas dan de ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Programma en tijden bevestigen
2 personen
Sprekers en artiesten informeren
2 personen
Muziek en afspeellijst samenstellen
2 personen
Presentatieteksten voorbereiden
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Routebeschrijving en bordjes maken
Reservering catering bevestigen
Reservering apparatuur bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal en sanitaire ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
5 personen
Buffettafels opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Licht en sfeerverlichting plaatsen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentatie en muziek testen
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
Drankenstation inrichten
3 personen
Hapjes en gerechten uitstallen
4 personen
Dieetmaaltijden apart markeren
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
4 personen
Briefing cateringteam geven
4 personen
Briefing techniekteam geven
3 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Openingswoord begeleiden
2 personen
Programmaonderdelen aankondigen
Muziek tijdens ontvangst verzorgen
Geluidsniveau tijdens toespraken regelen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes bijvullen
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet openen
3 personen
Buffet en dieetopties toelichten
Buffet begeleiden
4 personen
Gebruikt servies afruimen
3 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Taart of dessert serveren
3 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Afscheid en laatste ronde aankondigen
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies en glaswerk afwassen
4 personen
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Vloeren en zaal schoonmaken
3 personen
Sanitaire ruimtes schoonmaken
2 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Meubilair retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Koffielepelsaantal 100
Dinerbesteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Laptop
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Staande lampenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Keukentangenaantal 6
Ovenwantenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Voedselbakkenaantal 20

Decoratie

Slingersaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Vaasjesaantal 12
LED-kaarsenaantal 24
Fotowand
Welkomstbord

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Lichtfiltersaantal 4

Catering

Drankdispensersaantal 4
Koffiethermoskannenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Naambadgehoudersaantal 120
Registratieklembordenaantal 4
Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en programma eerst vast. Verstuur uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen op een vooraf gekozen datum, zodat je minimaal 7 dagen voor de viering een definitieve gastenlijst hebt.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding. Geef de cateraar het definitieve aantal gasten en de dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen vooraf door; wijzigingen op de laatste dag veroorzaken vaak tekorten of verwarring.
Plan een technische test vóór de gasten binnenkomen. Controleer actieve speakers, draadloze microfoons, mengpaneel, laptop, HDMI-kabels en stroompunten minimaal 60 minuten voor de start van het programma.
Maak de zaalindeling op basis van het programma. Zet tafels, stoelen en buffettafels klaar en houd een vrije route naar sanitaire ruimtes, uitgang en catering; controleer dit nogmaals 30 minuten voor ontvangst.
Kies vooraf wie tijdens de viering aanspreekpunt is voor catering en techniek. Zet dranken gekoeld klaar, houd houdbare voorraad apart en leg serveerschalen, opscheplepels en dinerbesteksets vóór de opening op hun vaste plek.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een diesviering versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de diesviering. Geef genodigden minimaal 3 weken om zich aan te melden en sluit de aanmeldingen daarna op een vaste datum.
Hoeveel dagen van tevoren moet ik de catering voor een diesviering bevestigen?: Bevestig de catering uiterlijk 5 werkdagen voor de viering, met het definitieve aantal gasten en alle dieetwensen. Controleer de reservering daarna nog één keer 1 werkdag vooraf.
Hoe lang van tevoren moet de techniek worden getest?: Plan de technische test minimaal 60 minuten voor de ontvangst. Test microfoons, speakers, laptop, HDMI-verbinding, mengpaneel en stroomvoorziening met het programma dat je daadwerkelijk gebruikt.
Wanneer zet ik de zaal klaar voor een diesviering?: Begin minimaal 2 uur voor de ontvangst met de zaalopbouw. Zet eerst tafels, stoelen en buffettafels neer, controleer daarna sanitaire ruimtes en bewegwijzering en richt als laatste catering en techniek in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.