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Diesfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Diesfeier steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Termin und Programm zuerst festlegen, danach Einladungen, Anmeldungen und Catering koordinieren. Plane Technik, Raumaufteilung und Beschilderung nicht erst am Veranstaltungstag. Besonders häufig fehlen Namensschilder, gekühlte Getränke oder passende Kabel für Präsentation und Mikrofone. Die Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zur Kontrolle von Saal, Sanitärbereichen und Buffet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Ort und Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Programm und Zeiten bestätigen

    2 Personen

  • Referenten und Künstler informieren

    2 Personen

  • Musik und Playlist zusammenstellen

    2 Personen

  • Präsentationstexte vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Wegbeschreibung und Schilder erstellen

  • Catering-Reservierung bestätigen

  • Gerätereservierung bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke gekühlt lagern

    2 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    4 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal und Sanitärbereiche kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    5 Personen

  • Buffetische aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Licht und Ambiente-Beleuchtung anbringen

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentation und Musik testen

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    3 Personen

  • Getränkestation einrichten

    3 Personen

  • Snacks und Gerichte anrichten

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten separat kennzeichnen

    2 Personen

  • Anmeldematerial bereitlegen

    2 Personen

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    4 Personen

  • Briefing für das Catering-Team geben

    4 Personen

  • Briefing für das Technikteam geben

    3 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsrede moderieren

    2 Personen

  • Programmpunkte ankündigen

  • Musik beim Empfang bereitstellen

  • Lautstärke während der Reden regeln

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks nachfüllen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Buffet eröffnen

    3 Personen

  • Buffet- und Ernährungsoptionen erläutern

  • Buffet betreuen

    4 Personen

  • Benutztes Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Tische zwischendurch reinigen

    2 Personen

  • Kuchen oder Dessert servieren

    3 Personen

  • Fotomoment begleiten

    2 Personen

  • Verabschiedung und letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    3 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser abwaschen

    4 Personen

  • Buffet und Küche reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Böden und Halle reinigen

    3 Personen

  • Sanitärräume reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen sammeln

    2 Personen

  • Geräte einpacken

    3 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Möbel zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 110
  • BuffetischeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 120
  • DesserttellerAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 100
  • WassergläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 120
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • Abendbesteck-SetsAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • StehlampenAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 3
  • RührschüsselnAnz. 6
  • KüchenzangenAnz. 6
  • OfenhandschuheAnz. 4
  • AluminiumfolieAnz. 3
  • FrischhaltefolieAnz. 3
  • LebensmittelboxenAnz. 20

Dekoration

  • GirlandenAnz. 12
  • BallonsAnz. 150
  • BallonpumpeAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 12
  • VasenAnz. 12
  • LED-KerzenAnz. 24
  • Fotowand
  • Willkommensschild

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LichtfilterAnz. 4

Catering

  • GetränkespenderAnz. 4
  • KaffeethermoskannenAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 120
  • RegistrierklemmbretterAnz. 4
  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Programm mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. So bleiben ausreichend Zeit für Einladungen, Anmeldungen und die Abstimmung mit Referierenden oder Künstlern.
  • Öffne die Anmeldung mit einer klaren Frist, idealerweise 3 bis 4 Wochen vor der Feier. Erfasse dabei direkt Ernährungswünsche und bestätige die endgültige Gästeliste spätestens 7 Tage vorher.
  • Bestätige Catering und Geräte mindestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Prüfe dabei nicht nur Lautsprecher, Funkmikrofone und Mischpult, sondern auch Laptop, HDMI- und Verlängerungskabel.
  • Plane Getränke und haltbare Vorräte getrennt. Getränke sollten spätestens am Vortag gekühlt werden; Warmhaltebehälter, Kaffeemaschinen und Wasserkocher gehören vor dem Aufbau an einen festen Platz.
  • Öffne den Veranstaltungsort mindestens 2 Stunden vor Beginn. Kontrolliere Saal und Sanitärbereiche, stelle Tische und Stühle auf und richte die Buffetische so ein, dass sich keine Warteschlange vor dem Eingang bildet.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Diesfeier planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm und Raumplanung. Einladungen sollten etwa 6 Wochen vor der Feier verschickt werden.
Wann soll die Anmeldung für eine Diesfeier enden?
Setze die Anmeldefrist etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Die endgültige Gästeliste und Ernährungswünsche sollten spätestens 7 Tage vorher an das Catering gehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Diesfeier?
Plane mindestens 2 Stunden für den Aufbau ein. Bei Präsentationstechnik, Mikrofonen, Buffet, Beschilderung und mehreren Sitzbereichen sind 3 Stunden deutlich entspannter.
Was wird bei einer Diesfeier häufig vergessen?
Oft fehlen Namensschilder, Wegweiser, Verlängerungskabel oder gekühlte Getränke. Prüfe diese Punkte am Vortag und teste die gesamte Technik spätestens 60 Minuten vor Beginn.

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