Checklist para organizar una celebración del Día de Muertos

Organizar una celebración del Día de Muertos requiere coordinar invitados, programa, catering, música y montaje sin dejar los detalles para el último día. Esta checklist reúne 75 tareas y 52 materiales para avanzar en el orden correcto, desde fijar la fecha y abrir las inscripciones hasta preparar el salón. También contempla lo que suele olvidarse: preferencias dietéticas, señalización, acreditaciones, bebidas refrigeradas y comprobaciones técnicas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Fijar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
Confirmar el programa y los horarios
2 personas
Informar a ponentes y artistas
2 personas
Crear la música y la lista de reproducción
2 personas
Preparar los textos de la presentación
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Crear indicaciones de ruta y señalización
Confirmar la reserva del catering
Confirmar la reserva del equipo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Preparar el catering
4 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el salón y los aseos
2 personas
Montar mesas y sillas
5 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar luces y iluminación ambiental
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la presentación y la música
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
Montar la estación de bebidas
3 personas
Exponer aperitivos y platos
4 personas
Marcar por separado las comidas de dieta
2 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
4 personas
Dar briefing al equipo de catering
4 personas
Dar briefing al equipo técnico
3 personas

Evento

Recibir a los invitados
4 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Presentar el discurso de apertura
2 personas
Anunciar las partes del programa
Poner música durante la recepción
Controlar el nivel de sonido durante los discursos
Servir café y té
3 personas
Reponer aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Abrir el buffet
3 personas
Explicar las opciones del buffet y de dieta
Coordinar el buffet
4 personas
Retirar la vajilla usada
3 personas
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
Servir tarta o postre
3 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Anunciar la despedida y la última ronda
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Apagar el sistema de sonido
2 personas
Empaquetar la comida sobrante
3 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Lavar la vajilla y la cristalería
4 personas
Limpiar el bufé y la cocina
3 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar los suelos y la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger los artículos prestados
2 personas
Empacar el equipo
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Devolver el mobiliario
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 110
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 120
Cucharillas de cafécant. 100
Juegos de cubiertos para cenacant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Cables HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Lámparas de piecant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzas de cocinacant. 6
Guantes de hornocant. 4
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3
Bandejas de comidacant. 20

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Bomba para globoscant. 2
Mantelescant. 12
Jarroncitoscant. 12
Velas LEDcant. 24
Photowall
Cartel de bienvenida

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Filtros de luzcant. 4

Catering

Dispensadores de bebidascant. 4
Termos de cafécant. 4
Pinzas de servircant. 8
Portanombrescant. 120
Portapapeles de registrocant. 4
Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la distribución de la sala antes de enviar las invitaciones. Así puedes indicar horarios, ubicación y recorrido sin tener que corregir la información después.
Pide las preferencias dietéticas al abrir las inscripciones y prepara la lista definitiva de invitados con varios días de margen. El catering necesita esa cifra para ajustar raciones y alternativas.
Confirma el catering, el equipo y la participación de artistas o ponentes al menos una semana antes. Comprueba también micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, cables y regletas antes de la apertura.
Compra con antelación los productos no perecederos y guarda las bebidas refrigeradas en neveras portátiles el mismo día. Deja listas las bandejas para mantener caliente, las máquinas de café y las teteras antes de que lleguen los invitados.
Reserva tiempo para abrir el lugar, revisar salón y aseos, montar mesas, sillas y mesas de buffet, y colocar indicaciones. Una revisión final de 60 minutos evita descubrir problemas de electricidad, circulación o servicio cuando ya ha comenzado el acto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación debo organizar una celebración del Día de Muertos?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes si habrá catering, artistas o equipo técnico. Deja cerrados invitados, programa, reservas y compra principal al menos 7 días antes.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones para el Día de Muertos?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la celebración. Mantén abiertas las inscripciones durante unos 10 días y confirma la lista definitiva aproximadamente una semana antes.
¿Qué debo comprobar el día del evento?: Llega entre 2 y 3 horas antes para revisar el salón y los aseos, montar mesas y buffet, colocar la señalización y probar sonido, micrófonos y reproducción musical. Reserva otros 30 minutos para revisar bebidas, vajilla y catering.
¿Cuándo preparo la comida y las bebidas?: Haz la compra de productos no perecederos entre 2 y 3 días antes y refrigera las bebidas el día anterior o la mañana del evento. El catering y las bandejas calientes deben quedar coordinados para estar listos antes de la llegada de los invitados.

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