Célébration du Dies : la checklist pour tout organiser

Une Célébration du Dies demande plus qu’une date et un programme. Il faut coordonner les inscriptions, les intervenants, le traiteur, la salle, le matériel technique et l’accueil des invités. Cette checklist regroupe 75 tâches et 52 éléments à prévoir, dans un ordre pratique. Commence par fixer le déroulé et le lieu, puis verrouille les réservations avant de passer aux achats et à l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
Confirmer le programme et les horaires
2 personnes
Informer les intervenants et les artistes
2 personnes
Composer la musique et la playlist
2 personnes
Préparer les textes de présentation
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer l’itinéraire et les panneaux
Confirmer la réservation du catering
Confirmer la réservation du matériel
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle et les sanitaires
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage et l’éclairage d’ambiance
3 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester la présentation et la musique
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Installer le bar à boissons
3 personnes
Disposer les en-cas et les plats
4 personnes
Marquer séparément les repas spéciaux
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
Donner le briefing à l'équipe catering
4 personnes
Donner le briefing à l’équipe technique
3 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Accompagner le discours d'ouverture
2 personnes
Annoncer les éléments du programme
Assurer la musique à l’accueil
Régler le niveau sonore pendant les discours
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les en-cas
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Ouvrir le buffet
3 personnes
Présenter le buffet et les options alimentaires
Superviser le buffet
4 personnes
Débarrasser la vaisselle utilisée
3 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Servir le gâteau ou le dessert
3 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Annoncer les adieux et le dernier tour
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Emballer les restes
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et la verrerie
4 personnes
Nettoyer le buffet et la cuisine
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer les sols et la salle
3 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Restituer le mobilier
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 110
Tables de buffetqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 120
Cuillères à caféqté 100
Sets de couverts pour le dînerqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Lampadairesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Pinces de cuisineqté 6
Gants de cuisineqté 4
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Bacs alimentairesqté 20

Décoration

Guirlandesqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Petits vasesqté 12
Bougies LEDqté 24
Mur photo
Panneau d’accueil

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Filtres de lumièreqté 4

Catering

Distributeurs de boissonsqté 4
Thermos à caféqté 4
Pinces de serviceqté 8
Supports de badges nominatifsqté 120
Supports rigides d’inscriptionqté 4
Courses

Conseils

Fixe la date, le programme et l’agencement de la salle avant d’envoyer les invitations. Prévois au moins 2 à 3 semaines pour les inscriptions et les réponses des intervenants.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription, puis arrête la liste définitive des invités 7 jours avant l’événement. Transmets ce nombre au traiteur avec les régimes et allergies signalés.
Confirme le traiteur et le matériel au moins 10 jours avant la célébration. Vérifie notamment les microphones, la table de mixage, l’ordinateur, les câbles HDMI, les rallonges et les multiprises.
Achète les produits non périssables plusieurs jours à l’avance et mets les boissons au frais la veille. Garde les glacières et les bacs de maintien au chaud disponibles jusqu’au moment du service.
Le jour J, ouvre le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Ce créneau permet de vérifier les sanitaires, installer les tables et chaises, préparer le buffet et tester le son.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une Célébration du Dies ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Laisse au moins 14 jours pour les inscriptions, les besoins alimentaires et les ajustements du programme.
Quand confirmer le nombre d’invités au traiteur ?: Confirme la liste définitive environ 7 jours avant la célébration. Indique le total exact ainsi que les allergies, régimes particuliers et éventuels repas spécifiques.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévois au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Il faut installer les tables, les chaises et le buffet, vérifier les sanitaires, puis tester les microphones et la présentation.
Que faut-il vérifier pour la partie technique ?: Teste le son et la présentation au moins 60 minutes avant le début. Vérifie les microphones sans fil, la table de mixage, l’ordinateur, les câbles HDMI, les rallonges et les multiprises.

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