Dierenloterij organiseren: checklist en planning

Een dierenloterij vraagt meer voorbereiding dan alleen prijzen verzamelen en loten verkopen. Je moet het goede doel, de voorwaarden, de lotnummers en de uitgifte van prijzen op elkaar afstemmen. Begin op tijd met de locatie, vergunningen en promotie; regel daarna catering, vrijwilligers en betaalmogelijkheden. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ingang, een goed ingerichte lotverkoopbalie en een prijzentafel die snel te overzien is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Goede doel bevestigen
Prijzen verzamelen
2 personen
Prijzen registreren
2 personen
Loterijvoorwaarden opstellen
Prijzencategorieën bepalen
2 personen
Lotnummers aanmaken
2 personen
Lotboekjes bestellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Betaalwijze controleren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek printen
Prijzen labelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Ingang bewegwijzeren
2 personen
Lotverkoopbalie inrichten
2 personen
Prijzentafel inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Geluid testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Koffiepunt klaarmaken
2 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Loten verkopen
3 personen
Donaties registreren
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Dierenpresentatie begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Tussenstand bekendmaken
Winnende loten trekken
3 personen
Winnaars controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Opbrengst bekendmaken
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten verpakken
2 personen
Contant geld veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Prijzen nabezorgen
2 personen
Opbrengst overmaken
Winnaars informeren
Uitslag publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Kleed voor prijzentafelaantal 2
Barkrukkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Pinapparaataantal 2
Laptop
Printer
Koelboxenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4

Decoratie

Dierenballonnenaantal 80
Dierenslingersaantal 10
Tafeldecoratieaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 10

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalzakhoudersaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het goede doel en de loterijvoorwaarden minimaal 6 weken vooraf vast. Controleer daarna welke vergunningen of meldingen nodig zijn, voordat je lotboekjes bestelt of promotie publiceert.
Maak de prijzencategorieën en lotnummers uiterlijk 3 weken vooraf definitief. Registreer elke prijs en geef ieder item een label, zodat de uitgifte tijdens de trekking geen zoekwerk oplevert.
Verstuur uitnodigingen en plaats online promotie ten minste 3 weken voor de loterij. Hang posters pas op nadat datum, locatie, aanmeldwijze en eventuele toegangs- of lotinformatie definitief zijn.
Plan vrijwilligers in twee shifts: één groep voor de lotverkoopbalie en ontvangst, en één groep voor catering, prijzen en opruimen. Test het pinapparaat, de printer en de geluidsinstallatie uiterlijk de dag ervoor.
Zet opbouw en bewegwijzering minimaal 2 uur voor aanvang klaar. Plaats de prijzentafel met kleed, richt de lotverkoopbalie in en controleer microfoon, verlengkabels, stekkerdozen, afvalbakken en verlichting voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dierenloterij organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer eerst de locatie, controleer vergunningen en bevestig het goede doel; daarna kun je voorwaarden, prijzen, loten en promotie definitief regelen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een dierenloterij?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger bij de ingang, 2 bij de lotverkoopbalie, 1 voor de trekking en 2 voor catering en prijzen. Bij meer dan 100 bezoekers is een extra persoon voor de prijzentafel verstandig.
Wanneer moet ik de prijzen voor een dierenloterij verzamelen?: Verzamel de prijzen uiterlijk 3 weken voor het evenement. Registreer ze direct, deel ze in categorieën in en label alles, zodat je in de laatste week alleen nog hoeft te controleren en klaar te zetten.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een dierenloterij?: Plan minstens 2 uur voor de opbouw. Tafels, stoelen, prijzentafel, lotverkoopbalie, bewegwijzering, catering en techniek vragen afzonderlijk tijd; reserveer daarnaast 30 minuten voor een laatste controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.